Als Manager oder Supervisor müssen Sie Ihre Mitarbeiter über die verschiedenen Richtlinien und Verfahren auf dem Laufenden halten, die in Ihrem Unternehmen festgelegt wurden. Es ist nicht ungewöhnlich, dass sich Richtlinien in einer Organisation regelmäßig ändern, insbesondere wenn Sie in einer dynamischen oder unbeständigen Umgebung arbeiten. Eine Möglichkeit, Richtlinien und Verfahren zu kommunizieren, besteht in einer Gruppeneinstellung. So können Sie das Material auf einmal abdecken und jedem die Möglichkeit geben, Fragen zu stellen.
Lesen Sie sich das Material durch, um ein gründliches Verständnis zu erlangen. Bevor Sie Richtlinien und Verfahren mit Ihren Mitarbeitern überprüfen können, müssen Sie sie zunächst mehrmals durchlesen. Markieren Sie alle Informationen, für die eine detailliertere Erklärung erforderlich ist. Lesen Sie das Material weiter, bis Sie alles verstanden haben. Versuchen Sie, einige der Fragen vorwegzunehmen, die Ihre Mitarbeiter stellen könnten.
Geben Sie Ihren Mitarbeitern einen Tag vor dem Meeting eine Kopie des Handouts oder der Informationen, die behandelt werden. Dies gibt ihnen die Möglichkeit, das Material durchzulesen und eventuelle Fragen aufzuschreiben. Wenn möglich, bitten Sie Ihre Mitarbeiter, Ihnen am Tag vor dem Meeting Fragen zu stellen, damit Sie Zeit haben, sie zu recherchieren und Ihren Mitarbeitern die richtige Antwort zu geben.
Halten Sie ein Meeting mit Ihren Mitarbeitern ab. Reservieren Sie einen Konferenzraum und stellen Sie sicher, dass jeder Teilnehmer eine Kopie des Handouts mitbringt. Haben Sie zusätzliche Handzettel, falls jemand ihre vergisst. Beginnen Sie die Sitzung, indem Sie das Material von Anfang bis Ende durchgehen. Wenn Sie sich mit dem Material befasst haben, gehen Sie alle Fragen durch, die Ihre Mitarbeiter zuvor gestellt haben. Nachdem alle gestellten Fragen beantwortet wurden, fragen Sie nach weiteren Fragen.
Gehen Sie die Richtlinien und Verfahren einzeln durch. Manchmal sind die Informationen sensibel und heikel und müssen von jedem Mitarbeiter individuell geprüft werden. Dies ist möglicherweise für eine große Organisation nicht möglich oder machbar.
