Ein Geschäftsbrief gibt den Ton für zukünftige Interaktionen vor. Wenn ein potenzieller Kunde einen Geschäftsbrief erhält, macht er sofort einen Eindruck von dem Verfasser und seiner Organisation. Wenn der Brief zu lässig ist, kann der Schreiber unaufrichtig oder unprofessionell wirken. Ein zu formales Schreiben kann den Leser einschüchtern oder verunsichern. Ein gut organisierter und gut geschriebener Brief vermittelt einen positiven ersten Eindruck.
Gut organisiert
Jeder Geschäftsbrief behandelt einen bestimmten Zweck oder eine bestimmte Aufgabe. Dies kann eine Anfrage nach Informationen, eine Antwort auf eine Anfrage oder die Einreichung eines Vorschlags sein. Der erste Absatz gibt den Zweck des Schreibens an. Sie beantwortet die Fragen des Journalisten: wer, was, wann, wo und warum. Die übrigen Absätze unterstützen diesen Zweck mit unterschiedlichen Punkten - Qualifikationen, Attributen, Merkmalen. Im letzten Absatz wird dieser Zweck noch einmal erwähnt und die Erwartungen des Schriftstellers klar umrissen. Der Schreiber verwendet geeignete Übergangssätze, um sicherzustellen, dass alle Teile des Briefes reibungslos miteinander fließen.
Klar und prägnant
Ein guter Geschäftsbrief liefert alle relevanten Informationen auf klare und prägnante Weise. Der Autor verwendet einen geeigneten Ton und eine geeignete Sprache. Er hält den Wortschatz einfach und vermeidet die Verwendung technischer oder abstrakter Sprache, um den Leser zu beeindrucken. Er variiert die Länge von Sätzen und hält sich von langen, weitläufigen Sätzen mit übermäßigen Details fern. Er beschränkt sich jedoch nicht auf kurze, abgehackte Sätze. Wenn immer möglich, verwendet er die aktive Stimme anstelle der passiven Stimme.
Gut strukturiert
Jeder Geschäftsbrief entspricht den Format- und Schriftanforderungen des Unternehmens.In einem Blockformat wird der gesamte Buchstabe mit Ausnahme eines doppelten Leerzeichens zwischen den Absätzen ausgerichtet und mit einem Abstand gesetzt. Das geänderte Blockformat folgt dem Blockstil, positioniert jedoch Datum und Schließung in der Mitte. Die meisten Geschäftsbriefe enthalten Datum, Adresse, Anrede, Betreffzeile, kostenloser Abschluss, Unterschrift und Anlagen. Wenn der Buchstabe kürzer oder länger als der Durchschnitt ist, nimmt der Schreiber die erforderlichen Einstellungen für den vertikalen Abstand vor.
Fehlerfrei
Bevor er einen Brief verschickt, liest der Verfasser den ersten Entwurf laut vor. Dies ist eine ausgezeichnete Methode, um zu überprüfen, ob eine Sprache unangenehm oder unnatürlich klingt. Er verwendet ein Wörterbuch und ein Schreibstilbuch, um alle Rechtschreibung, Grammatik und Interpunktion zu überprüfen. Alternativ kann er die Rechtschreib- und Grammatikprüfungsfunktion seines Textverarbeitungsprogramms verwenden. Er überprüft den Namen, den Titel und die Adresse des Empfängers.
