Während eine bargeldlose Gesellschaft das ideale Szenario der Zukunftsforscher sein könnte, wissen die Inhaber von Einzelhandelsunternehmen, dass es viele gibt, die immer noch Geld und Schecks für ihre täglichen Einkäufe verwenden. Wenn Sie ein Geschäft oder ein Restaurant haben, ist es wahrscheinlich, dass Sie am Ende eines jeden Arbeitstages mit einem Stapel Schecks und Bargeld zu tun haben. Ihre Bank oder Ihr Finanzinstitut möchte, dass Sie geschäftliche Einzahlungsscheine ausfüllen, um alle Ihre Einzahlungen zu ermöglichen. Dies liefert eine Aufzeichnung, die sowohl Sie als auch die Bank im Falle von Buchhaltungsfehlern schützt.
Best Practices für das Bargeldhandling
Wenn Sie kein Inhaber und Betreiber ohne Mitarbeiter sind, ist es äußerst wichtig, dass Sie bei allen Bargeldabwicklungsverfahren eine doppelte Verwahrung betreiben. Dies bedeutet, dass Sie immer, wenn Sie Geld für das endgültige Ziel (oder zur Übergabe an eine andere Person, wie in einer Kassenschublade) ausrechnen, immer zwei Personen mitzählen müssen, um die Gesamtzahlen miteinander zu zählen und zu überprüfen.
Wenn Sie das Geld gezählt und den Einzahlungsschein ausgefüllt haben, legen Sie ihn in einen Einzahlungsbeutel und schließen Sie ihn ab. Lassen Sie niemals bares Geld in einer Schreibtischschublade oder einem anderen Versteck, ohne den gesamten Betrag anzugeben. Nachdem Sie die Tasche verschlossen haben, überprüfen Sie das Schloss, um sicherzustellen, dass es nicht erzwungen werden kann. Dadurch wird sichergestellt, dass der gezahlte Betrag derselbe Betrag ist, der bei der Einzahlung bei der Bank ankommt.
Verwenden Sie die richtigen Geschäftseinzahlungsscheine
Nahezu alle Banken und Finanzinstitute stellen Ihrem Geschäft vorgedruckte Einzahlungsscheine zur Verfügung. Die meisten von ihnen werden für diesen Service Gebühren in Rechnung stellen. Daher möchten Sie vielleicht online einkaufen, um zu sehen, ob Sie kostengünstigere Versionen per E-Mail bestellen können. Unabhängig von der Quelle sollten Einzahlungsscheine Ihren Firmennamen und Ihre Adresse sowie die Informationen Ihrer Bank sowie Ihre Kontonummer und Bankleitzahl enthalten.
Ausfüllen von Einzahlungsscheinen
Füllen Sie die leeren Zeilen auf dem Beleg aus, die für Bargeld und Schecks bereitgestellt werden. Beginnen Sie mit Bargeld, das in der oberen Zeile angezeigt wird. Schreiben Sie die Summe, einschließlich Dollar und Cent. Vergewissern Sie sich noch einmal, dass der richtige Betrag auf dem Beleg angegeben ist.
Das Auflisten von Schecks auf einem Einzahlungsbeleg kann langwierig sein, insbesondere wenn Ihr Unternehmen täglich eine große Anzahl von Schecks aufnimmt. Es ist jedoch wichtig, dass Sie jeden einzelnen Scheck eingeben. Ihr Einzahlungsschein enthält eine kleine Anzahl von Zeilen auf der Vorderseite, auf der Sie Schecks eingeben können, und eine größere Anzahl von Zeilen auf der Rückseite des Belegs. Geben Sie auf der Vorderseite des Belegs Schecks ein, bis Sie keine Leerzeichen mehr haben, und fahren Sie dann mit der Rückseite fort.
Unter dem letzten Platz für Schecks auf der Vorderseite befindet sich ein Platz für die Zwischensumme für Scheckeinlagen. Addieren Sie den Betrag aller Schecks, die Sie an diesem Tag einzahlen, und geben Sie diesen Betrag in dieses Feld ein. Fügen Sie diese Zwischensumme zum Bargeldbetrag Ihrer Einzahlung hinzu und platzieren Sie diese Gesamtsumme am Ende des Einzahlungsscheins in dem dafür vorgesehenen Feld.
Sobald Sie den gesamten Einzahlungsbeleg ausgefüllt haben, unterschreiben Sie Ihr Einlagenbuch und lassen Sie die Person die Zählung überprüfen oder unterschreiben. Unterschreiben oder stempeln Sie die Rückseite aller Schecks, um sie zu bestätigen. Legen Sie den Einzahlungsschein zusammen mit den bestätigten Schecks und dem Bargeld in einen Einzahlungsbeutel und sperren Sie ihn ein. Bewahren Sie ihn an einem sicheren Ort auf, bis Sie die Einzahlung vornehmen können.
