Die Technologie hat die Ausgabeprozesse im Büro revolutioniert und Kopierer zu riesigen netzwerkfähigen Druckern gemacht. Genauso wie jede Bequemlichkeit die Möglichkeit eines Missbrauchs bietet, kann die qualitativ hochwertige Ausgabe von Kopierern die Veruntreuung von geistigem Eigentum erleichtern. Wenn Sie sich überlegen, was diese Geräte Ihrer Schule oder Ihrem Unternehmen bieten können, überwiegen deren Vorteile die Nachteile, aber die negativen Faktoren sollten Sie dazu auffordern, die Implementierung und Verwendung sorgfältig zu planen.
Vervielfältigung von Dokumenten
Mit Ausnahme von Multifunktionsdruckern mit geringem Volumen verlassen sich Kopierer auf Toner, der dem Verbrauchsmaterial entspricht, das Sie für Ihren Laserdrucker kaufen. Je mehr Sie für das Gerät ausgeben, desto besser ist die Auflösung. Dies gilt auch für Geräte, deren Ausgabe sich praktisch von Originaldokumenten unterscheidet. Vollfarbe oder Monochrom - nur Schwarz - Diese Maschinen können große Mengen von Kopien in kurzer Zeit abpumpen. Die Leichtigkeit und Treue, mit der sie Quellenmaterial reproduzieren, kann Bedenken hinsichtlich Informationssicherheit, Datendiebstahl, Urheberrechtsverletzung und Fälschung aufkommen lassen. In einer geschäftlichen Umgebung, in einer medizinischen oder juristischen Kanzlei oder in einem Szenario, in dem proprietäre oder vertrauliche Daten enthalten sind, können Kopierer die Kontrolle über gesetzlich oder gewohnheitsmäßig geregelte Informationen gefährden.
Funktioneller Komfort
Frühe Kopierer hatten keine automatischen Dokumentenzuführungen und konnten keine Mehrfachkopienläufe zusammenstellen. Moderne Geräte machen das Kopieren eines Dokuments zu einem zufälligen Akt. An ein Heim- oder Bürocomputer-Netzwerk angeschlossen, kann eines dieser Geräte mehrere Desktop-Drucker durch eine Technologie ersetzen, mit der automatisch zweiseitige Kopien erstellt, mehrseitige Dokumente sortiert und geheftet werden, häufig neu gedruckte Formulare zur sofortigen Vervielfältigung gespeichert werden, Faxe vom Desktop oder vom Kopiererglas und E-Mails gesendet werden seine Ausgabe. Diese Bequemlichkeit kann die Büroabläufe beschleunigen und vereinfachen, aber die Komplexität der Kopierersteuerungen kann Benutzer dazu auffordern, die falschen Optionen zu wählen und Papier und Verbrauchsmaterial für überflüssige Ausgaben zu verschwenden.
Betriebskosten
Da die meisten Kopierer wie Laserdrucker arbeiten, verschmelzen sie eine pulverisierte Mischung aus Kunststoff und Farbstoffen auf die Oberfläche von Papierblättern. Dieser Verschmelzungsprozess ist auf Wärme angewiesen, die Appetit auf Elektrizität auslöst und die Kosten für die Büronutzung erhöht. Kopierer erfordern auch Verbrauchsmaterialien, einschließlich Toner, der mehr kostet als die entsprechenden Verbrauchsmaterialien für Laserdrucker. Diese Hochleistungspatronen halten möglicherweise länger als vergleichbare Verbrauchsmaterialien für Desktop-Drucker, aber diese Leistung ist mit einem höheren Preis verbunden. Insbesondere im Großserienbetrieb können Kopierer einen periodischen Service benötigen, um ihre Ausgabeleistung aufrechtzuerhalten. Ein Servicevertrag kann sowohl Verbrauchsmaterialien als auch Wartungsarbeiten abdecken, erhöht jedoch Ihr Endergebnis um weitere Fixkosten.
Vorratsdatenspeicherung
Ein Kopierer, der Dokumentinformationen zum sofortigen Abruf und zur Ausgabe speichert und das, was Sie duplizieren, faxt und per E-Mail versendet, verwendet eine interne Festplatte, um Seitenscans für kurz- oder langfristigen Abruf aufzubewahren. Diese Datenspeicherung bedeutet Bequemlichkeit für Office-Funktionen, jedoch können sensible Informationen dem Risiko eines versehentlichen oder vorsätzlichen Missbrauchs unterliegen. Wie bei jeder Festplatte kann der Speichermechanismus in einem Kopierer schon lange nach dem Löschen von Informationen und Dokumenten Geheimnisse auslösen und erfordert die gleichen Sicherheitsvorkehrungen, die Sie für Computerfestplatten beim Verkauf oder Außerbetriebnahme eines Systems treffen.
