Interne Kontrollen sind Verfahren, die Unternehmen entwickeln, um ihre Vermögenswerte zu schützen und genaue und zuverlässige Finanzberichte zu erstellen. Wenn ein Unternehmen keine strengen internen Kontrollverfahren hat, kann Betrug viel einfacher auftreten. Organisationen sollten sich vor möglichen Bedrohungen schützen, indem sie ihre internen Kontrollsysteme häufig überwachen und stärker anpassen.
Ungenaue Abschlüsse
Wenn eine Organisation feststellt, dass ihre Abschlüsse Ungenauigkeiten aufweisen, liegt möglicherweise ein Problem mit dem internen Kontrollsystem der Organisation vor. Eine grundlegende Grundlage der internen Kontrollen ist das Prinzip der Aufgabentrennung. Dies bedeutet, dass verschiedene Mitarbeiter unterschiedliche Bereiche der Rechnungslegungsaufgaben übernehmen. Wenn dieselbe Person alle Pflichten erfüllt, ist dies ein Zeichen für ein schwaches internes Kontrollsystem. Wenn Ungenauigkeiten in der Rechnungslegung auftreten, sollte ein Unternehmen die Rechnungslegungsverfahren prüfen, die es verwendet.
Fehlende Dokumentation
Wenn ein Unternehmen bestimmte Dokumente wie Rechnungen oder Bestellungen nicht finden kann, kann dies ein Zeichen für schwache Kontrollen sein. Eine Organisation entwickelt Verfahren zur Erfassung, Veröffentlichung und Archivierung von Dokumentationen. Wenn ein Dokument verloren geht, besteht eine gute Chance, dass Probleme in den Unternehmensabläufen auftreten. Wenn ein Mitarbeiter zu viel Kontrolle hat, kann er die Dokumentation manipulieren, um das Unternehmen zu täuschen.
Fehlende schriftliche Verfahren
Jeder Prozess und jede Aktivität, die eine Organisation verwendet, sollte schriftliche Verfahren enthalten. Ohne schriftliche Abläufe kennen die Mitarbeiter möglicherweise nicht die richtigen Abläufe und führen die Aktivitäten möglicherweise falsch aus. Ein starkes internes Kontrollsystem verfügt über schriftliche Verfahren und Richtlinien für alle Geschäftsaktivitäten.
Kundenbeschwerden
Ein weiteres Anzeichen für ein schwaches internes Kontrollsystem ist eine höhere Anzahl von Kundenbeschwerden als üblich. Organisationen sollten ein System entwickeln, um sicherzustellen, dass die Kunden mit den Produkten und Dienstleistungen zufrieden sind. Bei einer großen Anzahl von Beschwerden sollte das Management sich mit dem Problem befassen und verstehen, dass seine internen Kontrollen möglicherweise einen Schwachpunkt aufweisen.
Audits
Organisationen beauftragen Auditoren, um zu ermitteln, wie genau die Finanzunterlagen aufbewahrt werden. Durch ein Audit werden problematische Bereiche, Bedrohungen, Risiken und andere potenzielle Probleme aufgedeckt. Wenn ein Unternehmen keinen Auditor regelmäßig anstellt, sind diese Bedrohungen schwerer zu erkennen. Es ist eine regelmäßige Geschäftspraxis für Unternehmen, regelmäßig Audits durchführen zu lassen.
