Unabhängig davon, ob Sie ein Ein-Personen-Team oder ein vollwertiges Unternehmen sind, sind Arbeitsabläufe und Richtlinien ein guter Weg, um Grundregeln für Ihr Unternehmen festzulegen. Dies hilft Ihnen nicht nur bei alltäglichen Aufgaben, sondern kann auch Ihren neuen Mitarbeitern beim Einstieg und Ihren etablierten Mitarbeitern helfen, wenn sie administrative Angelegenheiten prüfen müssen.
Richtlinien aufstellen und zugänglich machen
Das Erstellen eines Handbuchs für das Büro des 21. Jahrhunderts ist ein großartiger Ausgangspunkt. Das Bürohandbuch sollte Prozesse und Verfahren für wichtige Aspekte Ihres Unternehmens enthalten und alle wichtigen Punkte des Bundes-, Länder- und örtlichen Arbeitsrechts erwähnen. Informationen zu Urlaubspolitik, nichtdiskriminierenden Richtlinien und Arbeitnehmerentschädigung einschließen.
Hier können Sie auch die Mission, Vision und Kernwerte Ihres Unternehmens einbeziehen. Diese helfen jedem im Geschäft, auf Kurs zu bleiben und auf das gleiche Ziel hinzuarbeiten. Es kann Richtlinien für das Verhalten der Mitarbeiter, den Dresscode, das Rauchen, die Geschäftszeiten, die Bezahlung, Beförderungen und Leistungen enthalten. Machen Sie Ihr Handbuch für jeden Mitarbeiter zugänglich, indem Sie es online und in gedruckter Form anbieten. Geben Sie allen Mitarbeitern eine Kopie und bitten Sie sie, ein Bestätigungsschreiben zu unterzeichnen, in dem Sie darüber informiert werden, dass sie die Richtlinien gelesen und verstanden haben.
Kenntnis von Technologie im Büro des 21. Jahrhunderts
In einem Büro des 21. Jahrhunderts ist es wichtig, Technologie in Ihre Richtlinien zu integrieren. Unabhängig von der Branche, in der Sie tätig sind, spielt die Technologie eine wichtige Rolle bei den Büroabläufen. Viele Dinge werden auf Computern und Smartphones erledigt. Entscheiden Sie, ob Ihr Unternehmen die Verwendung von Bürotechnik aus persönlichen Gründen zulässt und welche Sicherheitsmaßnahmen Sie ergreifen. Dürfen Mitarbeiter ihre Telefone während der Arbeit benutzen? Wenn Sie solche Regeln festlegen, können Sie eventuelle Unstimmigkeiten beseitigen, bevor sie auftreten.
Erstellen von Richtlinien für jede Rolle oder Abteilung
Abhängig von Ihrem Geschäft können Sie festlegen, dass für jede Abteilung oder jede Rolle im Unternehmen Verfahren festgelegt werden. Wenn Sie beispielsweise eine Fertigungsabteilung haben, unterscheiden sich ihre Verfahren zweifellos von Ihrer Vertriebsabteilung und Ihrer Marketingabteilung. Indem Sie die täglichen Abläufe für jeden Bereich Ihres Unternehmens aufschreiben, helfen Sie schneller neuen Mitarbeitern und können erfahrenen Mitarbeitern helfen, wenn sie vergessen, wie sie eine bestimmte Aufgabe erledigen. Wenn Sie einen Referenzpunkt haben, behalten Sie auch den Überblick über alles in Ihrem Unternehmen. In einigen Büros, die über mehrere Mitarbeitergruppen verfügen, wird möglicherweise ein Organisationsdiagramm hinzugefügt, damit jeder weiß, welche Rolle er im Gesamtbild des Unternehmens spielt.
Die Kommunikationslinien offen halten
Ihre Richtlinien können jederzeit aktualisiert werden, wenn ein neues wichtiges Element aufgenommen werden muss. Sie müssen nicht in Stein gemeißelt werden. Stellen Sie sicher, dass Sie regelmäßig mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren, wenn Sie etwas zu den Büroverfahren oder Ihrem Bürohandbuch hinzufügen. Darüber hinaus sollten alle Ihre Büropraktiken leicht zugänglich sein. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter wissen, an wen sie sich wenden können, wenn sie Fragen zur Urlaubszeit, zur Nutzung von Mobiltelefonen, zur Entschädigung von Arbeitnehmern oder zu anderen modernen Büropraktiken haben.
