Ein Abrechnungssystem ist der Weg, über den Sie Ihre Abrechnung abwickeln. Sie können Ihre Abrechnung nicht ohne ein Abrechnungssystem bearbeiten. Die drei Arten von Abrechnungssystemen sind manuell, computergesteuert und extern (ausgelagert). Das manuelle System erfordert, dass Sie Ihre Lohnabrechnung von Hand bearbeiten. Der interne Computer verwendet eine Abrechnungssoftware, um die Abrechnung zu verarbeiten. Das externe System bedeutet, dass Sie Ihre Lohnabrechnung an einen Dienstleister für Lohnbuchhaltung auslagern. Ein Ablaufdiagramm eines Abrechnungssystems zeigt die Reihenfolge, in der Sie Ihre Abrechnung abwickeln. Es vereinfacht die Lohnabwicklung und hilft Ihnen, den Überblick zu behalten.
Entwerfen Sie das Flussdiagramm mit einem Office-Suite-Programm - dies ist der beste Weg für einen professionellen Look. Sie können das Diagramm jedoch von Hand zeichnen. Erstellen Sie Kästchen und Pfeile, die den Ablauf Ihrer Abrechnungsverarbeitung anzeigen, z. B. wo sie beginnt und endet.
Erstellen Sie ein Flussdiagramm für ein manuelles Abrechnungssystem. Das Flussdiagramm sollte alle manuellen Aufgaben enthalten, die für die Verarbeitung Ihrer Personalabrechnung über dieses System erforderlich sind.
Beispiel: Sammeln Sie Zeitkarten, prüfen Sie die Einhaltung der Zeitkarten, kontaktieren Sie die Vorgesetzten bezüglich fehlender oder fragwürdiger Zeitkarten und berechnen Sie die Zeitkarten manuell. Erstellen Sie eine Sequenz, die die Abrechnungspflichten umfasst, z. B. manuelle Berechnung der Löhne. gesetzliche Abzüge wie Lohnsteuern und Lohnpfändungen; Gehälter; freiwillige Abzüge wie Alters- und Gesundheitsleistungen; und Schecks erstellen. Erstellen Sie eine weitere Sequenz mit Nachbearbeitungsaufgaben, z. B. manuelle Erstellung und Ablage der Abrechnungsregister, Erstellung und Buchung von Journalbuchungen, Einzahlung von Mitarbeiterzahlungen bei der Bank und Verteilen von Gehaltsschecks.
Erstellen Sie ein Flussdiagramm für das interne Computersystem. Dieses System eliminiert die manuelle Verarbeitung. Passen Sie das Flussdiagramm an die Anforderungen Ihrer Abrechnungssoftware an.
Beispiel: Zeiterfassungsdaten in die Abrechnungssoftware hochladen, Zeiterfassungsdaten prüfen und fehlende Scans untersuchen, Abrechnungssoftware über Abrechnungssoftware verarbeiten, Vorverarbeitungsbericht drucken, Abrechnungsprüfung über Vorverarbeitungsbericht überprüfen, erforderliche Änderungen vornehmen, Direkteinzahlungsdatei erstellen und an die Bank senden, Einzahlung Arbeitnehmergelder und Lohnsteuerzahlungen an die Bank, und schließen Sie die Lohnabrechnung ab. Wenn Sie die Abrechnung schließen, werden die gesamten Abrechnungsdaten für die Zahlungsperiode im System gespeichert.
Erstellen Sie ein Flussdiagramm für das externe System. Wenn Sie Ihre Gehaltsabrechnung auslagern, müssen Sie dem Abrechnungsdienstleister die Abrechnungsdaten für jeden Abrechnungszeitraum zusenden. Der Anbieter ermöglicht es Ihnen normalerweise, die Daten per Fax, E-Mail oder online zu senden. Das Flussdiagramm sollte Details zur erforderlichen Methode enthalten.
Beispiel für eine Online-Methode: Zeitdaten überprüfen, Supervisor für die Zeitklärung kontaktieren, Personalabrechnungen und Zeitdaten der Mitarbeiter im System des Anbieters eingeben, eingegebene Daten über das Online-System des Lieferanten prüfen, Daten des Lieferanten überprüfen und Daten abfragen Gehaltsschecks verteilen.
Tipps
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Entwerfen Sie das Flussdiagramm so, dass es sich auf jede Abrechnungsverarbeitung bezieht. Aktualisieren Sie das Flussdiagramm, wenn sich Änderungen im Abrechnungssystem ergeben.
Das Flussdiagramm sollte Ihre bundesstaatlichen und staatlichen Lohnsteuerpflichten enthalten, wie z. B. Einkommensteuerzahlungen und Berichterstattung, einschließlich W-2-Verarbeitung.
