Das Erstellen eines Arbeitsplans ist wichtig, da es einem Mitarbeiter die Möglichkeit gibt, einem Manager zu zeigen, wie er die Dinge umsetzen will, die von ihm verlangt werden. Ein Arbeitsplan kann einem Mitarbeiter helfen, seinen Wert zu zeigen, weil er die Dinge, die ein Mitarbeiter tut, quantifiziert und in Worte fasst, die ansonsten unbemerkt bleiben könnten. Manchmal werden allgemeine Arbeitspläne erstellt, die sich auf die Gesamtarbeit beziehen, die eine Person erledigt. Arbeitspläne sind jedoch häufig am effektivsten, wenn sie aufgeschlüsselt werden, um die mit kleineren Projekten verbundene Arbeit speziell zu besprechen. Je konkreter ein Arbeitsplan ist, desto wirksamer ist er wahrscheinlich. Beim Erstellen von Arbeitsplänen sollten einige Dinge fast immer einbezogen werden.
Öffnen Sie ein neues Dokument in Textverarbeitungssoftware wie Microsoft Word. Erstellen Sie mehrere Kopfzeilen im Dokument. Die Kopfzeilen sollten wie folgt aufgeführt werden: "Probleme", "Ziele", "Strategien", "Ressourcen", "Zeitleiste" und "Messung".
Beschreiben Sie unter "Probleme" die wichtigsten Probleme. Ein Meeting zur Bedarfsbewertung muss vor dem Aufschreiben der wichtigsten Themen erfolgen. Während dieses Treffens können Teammitglieder alle wichtigen Themen des Projekts ans Licht bringen. Bei den wichtigen Fragen sollte ein Gleichgewicht gefunden werden, indem die Bedürfnisse aller Beteiligten erörtert werden.
Unter "Ziele" können Sie erreichbare Ziele festlegen und aufzeichnen. Die in einem Arbeitsplan beschriebenen Ziele sollten Sie strecken, um sie zu erreichen, aber nicht unerreichbar sein. Denken Sie beim Erstellen von Zielen an das Akronym SMART: Die Ziele sollten spezifisch, messbar, akzeptabel, realistisch und aktuell sein.
Unter "Strategien" finden Sie Informationen zu Schlüsselstrategien. Dies wird wahrscheinlich der längste und umfassendste Abschnitt des Arbeitsplans sein. Jeder der wichtigsten Schritte oder Meilensteine, die erfüllt werden müssen, sollte hier enthalten sein. Mögliche Hindernisse für die Umsetzung der Strategien sollten ebenfalls diskutiert werden. Erklären Sie, wie diese Hindernisse bewältigt werden.
Erläutern Sie unter "Ressourcen" die Ressourcen, die zur Umsetzung der Strategien erforderlich sind. Wenn ein ganzes Team an dem Projekt arbeitet, geben Sie im Arbeitsplan an, welche Teammitglieder involviert sind und welche Verantwortlichkeiten dies sein wird. Wenn erhebliche Investitionen in Ausrüstung oder Zubehör erforderlich sind, erwähnen Sie dies ebenfalls.
Erstellen Sie unter "Zeitleiste" eine Zeitleiste. Fügen Sie die Highlights des Plans ein, um eine Zeitleiste zu erstellen. Vergewissern Sie sich, dass Sie das Startdatum, das Enddatum und die Datumsangaben für bestimmte Ereignisse und Ziele angeben. Auf diese Weise können Sie, Ihre Teamkollegen und das Management leicht feststellen, ob das Projekt im Zeitplan liegt.
Unter "Messung" schließen Sie Messmethoden ein. Besprechen Sie, wie Sie den Erfolg des Projekts bestimmen. Dies könnte einen Einzelnachweis beinhalten. Es ist jedoch am besten, quantifizierbare Methoden für die Ermittlung des Erfolgs einzubeziehen. Je nach Projekt kann dies die Umsatzmenge, mehr eingehende Telefonanrufe, mehr Besuche auf Webseiten und ähnliche Messwerte umfassen.
Tipps
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Erstellen Sie ein einseitiges Deckblatt, in dem die Highlights des Arbeitsplans kurz erläutert werden. Fügen Sie dies dem vollständigen Arbeitsplan bei.
Warnung
Wenn Sie sich zu streng an einen Arbeitsplan halten, kann dies schädlich sein. Nur weil ein Arbeitsplan auf etwas hindeutet, bedeutet dies nicht, dass eine bessere Idee nicht mitkommen kann. Ein Arbeitsplan sollte ein lebendiges Dokument sein. Wenn Sie keine Änderungen vornehmen, kann dies den Erfolg beeinträchtigen.
