Die Dokumentation ist für jede Systemimplementierung wichtig, und ein Buchhaltungssystem ist keine Ausnahme. Die Dokumentation erfolgt in der Regel auf Papier oder online mit Erklärungen, warum eine bestimmte Entscheidung über andere getroffen wurde. Die Dokumentation ist normalerweise Standard in einer Firma und wird bei jeder Implementierung eines neuen Systems auf die gleiche Art und Weise durchgeführt, wodurch das Lesen und Durchsuchen von Problemen erleichtert wird.
Fehlerbehebung
Die Wichtigkeit der Dokumentation eines Buchhaltungssystems ist deutlich sichtbar, wenn etwas schief geht und die Leute herausfinden müssen, wie sie behoben werden können. Zum Beispiel: Ein Kreditorenbuchhaltungssystem fügt bestimmten Lieferanten eine seltsame Steuer hinzu. Der einfachste Weg, die Ursache dieses Problems herauszufinden, besteht darin, die Dokumentation zu überprüfen, wie das System eingerichtet wurde und warum. Dies ist von entscheidender Bedeutung, wenn ein System zum ersten Mal in Betrieb genommen wird und Menschen unerwartete Probleme feststellen. Vielleicht fragt ein Bericht nach Informationen, die nicht vorhanden sind. Ein Blick in die Dokumentation hilft bei der Behebung des Problems, indem angezeigt wird, wo diese Informationen im System gespeichert sind.
Entscheidungen
Die Dokumentation eines Rechnungswesens sollte Entscheidungen darstellen, wenn ein System implementiert wird. Viele Systeme lassen viel Flexibilität zu und treffen neben der Flexibilität auch Entscheidungen. Die Dokumentation würde beispielsweise zeigen, wer entschieden hat, wie viele Ziffern ein Konto haben soll, und die Gründe, aus denen diese Entscheidung getroffen wurde. Dies ist sehr wichtig, wenn ein Unternehmen tiefgreifende Veränderungen durchläuft und das neue Management die Entscheidungen verstehen möchte, die nicht mehr von Menschen getroffen werden. Vielleicht waren diese Entscheidungen klug; vielleicht nicht. Zumindest gibt es jedoch eine Dokumentation der für das Unternehmen getroffenen Entscheidungen.
Änderungen
Wenn ein System mit einer neuen Version oder einem neuen Modul aktualisiert werden muss, kann eine ordnungsgemäße Dokumentation dazu beitragen, dass dieser Prozess beschleunigt wird. Dies ist entscheidend, wenn ein Buchhaltungsprogramm speziell für ein Unternehmen entwickelt wurde. Technische Details sind sehr wichtig, wenn Sie die Kompatibilität mit anderer Software und alle erforderlichen Änderungen an dem Programm in Betracht ziehen. Beispielsweise benötigen Sie möglicherweise ein Modul für feste Vermögenswerte und möchten, dass dieses Modul Informationen an das Hauptbuch übermittelt. Die Dokumentation sollte Ihnen Hinweise geben, ob Sie dies tun können und wenn ja, was zu tun ist. In der Regel verwenden Informationstechnologiedaten (IT) die Dokumentation für technische Informationen.
Format
Eine gute Dokumentation für Abrechnungssysteme besteht normalerweise aus einer Kombination von Flussdiagrammen und Text. In vielen Fällen zeigt ein Datendiagramm, wie ein System besser als Text entwickelt und implementiert wurde. Dies kann etwas kompliziert sein. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Dokumentation eine Legende enthält, damit Sie den Konzepten folgen können.
Andere Dokumentationsformate sind Fragebögen, in denen spezifische Fragen gestellt und Antworten dokumentiert werden. Basierend auf Antworten werden Berichte und andere Probleme des Rechnungswesens gelöst. Die Dokumentation enthält häufig Flussdiagramme und Fragebögen.
Überlegungen
Viele Firmen dokumentieren, wie und warum ein bestimmtes Buchhaltungssystem statt eines anderen ausgewählt wurde. Dies kann den Benutzern eine wirklich gute Vorstellung davon vermitteln, was damals gedacht wurde, auch wenn keiner der Entscheidungsträger für Fragen zur Verfügung steht. Da eine Systemimplementierung teuer sein kann, sind in der Regel Sitzungsprotokolle verfügbar, um den Entscheidungsprozess zu dokumentieren. Möglicherweise bot ein Anbieter kostenlose Schulungen an, die attraktiver waren als andere. Selbst bevor eine Systemimplementierung läuft, sollte daher auch Dokumentation verfügbar sein.
