Es passiert nicht oft, aber manchmal wird ein Scheck nie von einem Zahlungsempfänger eingelöst. Unabhängig davon, ob ein Mitarbeiter den Gehaltsscheck vergessen hat oder ein Verkäufer aus dem Geschäft gegangen ist, kann ein veralteter Scheck zu einem Rechnungsproblem führen. Erstellen Sie eine Rechnungslegungsrichtlinie, um nach einem bestimmten Zeitraum mit veralteten Scheckinhabern Kontakt aufzunehmen. Legen Sie einen anderen Zeitraum fest, um die veraltete Prüfung abzuschreiben. Wenn Ihr Bundesstaat nicht beanspruchten Eigentumsgesetzen unterliegt, fordern Sie an, dass die Buchhaltung eine Schuld gegenüber dem Staat aufzeichnet.
Über veraltete Überprüfungen
Entgegen der landläufigen Meinung läuft ein Scheck nie wirklich "aus". Eine Bank muss keinen Scheck einlösen, wenn der Check-Termin mehr als sechs Monate überschritten ist. Die Bank hat jedoch die Freiheit, einen veralteten Scheck zu akzeptieren, unabhängig von den auf dem Scheck aufgeführten Einschränkungen. Viele Staaten haben nicht geltend gemachte Eigentumsgesetze, die vorschreiben, dass Unternehmen nicht beanspruchte Gelder dem Staat übergeben, statt die Kosten einfach abzuschreiben.
Kontaktieren Sie den Zahlungsempfänger
Richten Sie eine Richtlinie ein, um mit den Besitzern von nicht beanspruchten Schecks Kontakt aufzunehmen. Es mag dumm erscheinen, einen Zahlungsempfänger dazu aufzufordern, einen Scheck einzulösen, aber es wird Ihnen administrative und buchhalterische Zeit sparen und die Straße lästig machen. Legen Sie die Kontaktintervalle fest, z. B. sechs Monate und ein Jahr. Um sicherzustellen, dass Sie diese Richtlinie implementieren können, müssen Sie zur Erfassung von Kontaktinformationen (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse und physische Adresse) Buchhaltung vornehmen, bevor Sie Schecks ausbezahlen.
Den Check umkehren
Legen Sie einen Zeitrahmen für das Abschreiben veralteter Prüfungen in Ihrem Buchhaltungsrichtlinienhandbuch fest. Der genaue Zeitrahmen liegt bei Ihnen, aber ein oder zwei Jahre sind übliche Maßstäbe. Um den Scheck abzubuchen, belasten Sie das Geldkonto und belasten Sie das ursprüngliche Aufwandskonto. Angenommen, Sie haben einem Lieferanten vor einem Jahr 100 US-Dollar für Vorräte gezahlt und den Scheck nie eingelöst. Um den Scheck zu stornieren, belasten Sie Bargeld in Höhe von 100 US-Dollar und die Kosten für Gutschriften für 100 US-Dollar.
Eine Haftung aufzeichnen
Wenn in Ihrem Bundesstaat ein Eigentumsrecht nicht in Anspruch genommen wurde, müssen Sie das Geld möglicherweise nach einer bestimmten Zeit dem Staat übergeben. Wenn ein nicht in Anspruch genommenes Eigentumsrecht Anwendung findet, legen Sie eine Richtlinie fest, um eine neue Verbindlichkeit für die dem Staat geschuldete Summe zu bilden. Wenn zum Beispiel die Warenüberprüfung in Höhe von 100 US-Dollar einem nicht beanspruchten Eigentumsgesetz unterliegt, würden Sie das nicht beanspruchte Konto für die Vermögensschadenlast in Höhe von 100 US-Dollar belasten und die Verbrauchsmaterialkosten in Höhe von 100 US-Dollar belasten. Wenn Sie das Geld dem Staat übergeben, belasten Sie das Passivkonto für 100 US-Dollar und das Guthaben in Höhe von 100 US-Dollar.