Der Internal Revenue Service ermöglicht es dem Steuerzahler, die Kosten für die Nutzung eines Autos oder Lastkraftwagens für geschäftliche Zwecke abzuziehen. Während Sie sich entscheiden, die tatsächlichen Kosten für die Nutzung eines Fahrzeugs für das Geschäft abzuschreiben, entscheiden sich die meisten Benutzer für den Abzug der üblichen Kilometer, der 2014 bei 56 Cent pro Meile lag. Aber Sie können Ihre Geschäftsmeilen nicht einfach erraten. Die IRS verlangt, dass Sie Aufzeichnungen führen, um nachzuweisen, dass die von Ihnen abgezogenen Meilen korrekt sind und wirklich geschäftlich waren.
IRS-Anforderungen
Die IRS-Bestimmungen für Steuerpflichtige, die sich für den Abzug der normalen Kilometerleistung entscheiden, erfordern ein Protokoll, in dem die gefahrenen Meilen, das Ziel und der geschäftliche Zweck angegeben sind. Dieses Protokoll ist nicht in den Steuerformularen enthalten, die Sie am Jahresende eingereicht haben Als Beweis, wenn die IRS Ihre Kilometerabfrage in Frage stellt oder wenn Sie jemals geprüft werden. Ihr Protokoll sollte genügend Informationen enthalten, um den Auditor zufrieden zu stellen. Wenn Sie beispielsweise festhalten, dass Sie am 12. Januar 9 Meilen zu einer Besprechung mit einem Kunden gefahren haben, müssen Sie darauf achten, dass die Entfernung tatsächlich 9 Meilen beträgt. Ihr angegebener Zweck muss so detailliert sein, dass der Auditor feststellen kann, dass dies eine legitime Geschäftsreise war.
Meilen, die Sie abziehen können
Der IRS definiert auch, was er als abzugsfähige Kilometerleistung für Unternehmen ansieht. Zum Beispiel können Sie die Meilen nicht zwischen Ihrem Wohnort und Ihrem Geschäftssitz abziehen. Sie können jedoch die Entfernung zwischen zwei verschiedenen Geschäftsorten abziehen. Sie können den Kilometerstand zwischen Ihrem Büro und den Büros der Kunden, die Sie anrufen, abziehen, selbst wenn sich Ihr Büro in Ihrer Wohnung befindet. Wenn Sie zu einer Konferenz oder einem Meeting reisen oder an einem Seminar teilnehmen, von dem Sie in Ihrem Unternehmen profitieren, gilt dies als Abzug. Wenn Ihre Reise geschäftliche und persönliche Zwecke miteinander verbindet, können Sie nur den geschäftlichen Teil der Reise abziehen. Wenn Sie beispielsweise zum Postamt fahren, um Dokumente an einen Kunden zu senden, dann halten Sie beim Lebensmittelgeschäft an, um das Abendessen abzuholen. Sie können nur die mit der Fahrt zum Postamt verbundenen Kilometer abziehen, nicht das Lebensmittelgeschäft.
Elektronische Aufzeichnungen
Apps für Smartphones, Tablets und PCs automatisieren die Erfassung der geschäftlichen Laufleistung. Mit diesen Apps können Sie wichtige Informationen wie Ihr Ziel und den Zweck Ihrer Reise eingeben und den Kilometerstand berechnen. Bei vielen dieser Programme können Sie die Daten in eine Kalkulationstabelle exportieren. Sie können auch eine globale Positionierungssoftware in Ihrem Fahrzeug installieren, um Ihre gesamten Laufleistungen zu verfolgen. Wie in einem Artikel der New York Times aus dem Jahr 2006 über Tracking-Software festgestellt wurde, kann Software anfällig für Störungen und Hardware-Abstürze sein, weshalb regelmäßige Sicherungen Ihrer Daten von entscheidender Bedeutung sind.
Schriftliche Aufzeichnungen
Eine der einfachsten Methoden zum Nachverfolgen der gefahrenen Kilometer besteht darin, ein schriftliches Protokoll in Ihrem Fahrzeug aufzubewahren - in einem Notizbuch oder in einem Formular für ein Laufleistungsprotokoll, das Sie von Ihrem Computer aus drucken oder in einem Bürozubehörgeschäft erwerben. Entwickeln Sie die Gewohnheit, jedes Mal, wenn Sie Ihr Fahrzeug geschäftlich nutzen, Ihre ersten und letzten Kilometerstände aufzuzeichnen und den Geschäftszweck der Reise zu beachten. Geben Sie die Informationen für jede Reise ein und addieren Sie die Meilen am Jahresende. Sie können auch andere Dokumentationen verwenden, z. B. Ausdrucke von Wegbeschreibungen oder Karten, als zusätzliche Sicherung für Ihre Kilometerabzüge.
