Vor dem Zeitalter der computergestützten Finanzsysteme wurden alle Buchhaltungsprozesse von Hand mit Papier und Bleistift durchgeführt. Einige kleine Unternehmen verwenden immer noch diese alte Methode, die auch als manuelles Buchhaltungssystem bezeichnet wird. Die Konzepte hinter manuellen und computergestützten Systemen sind die gleichen, nur die Mechanik hat sich geändert.
Leistungen
Die manuelle Abrechnungsmethode ist viel billiger als ein Computersystem. Einige Leute arbeiten nicht gern mit Computern und erzielen bessere Ergebnisse beim Papier- und Stiftsystem. Das manuelle System funktioniert auch bei abgeschaltetem Strom - anders als bei den meisten Computerinstallationen. Ein weiterer Vorteil des manuellen Systems ist, dass keine Daten beschädigt oder dupliziert werden, wie dies manchmal bei Buchhaltungssoftware der Fall ist. Da die manuelle Buchhaltung einfach ist und keine Computerkenntnisse erforderlich ist, können Unternehmen Mitarbeiter für weniger Geld einstellen. Dies ist ein großer Vorteil für kleine Unternehmen.
Papierunterlagen
Vor der computergesteuerten Tabellenkalkulation und Software benutzten die Buchhalter die mit Säulen bedruckten Papiere. Die erste Spalte links ist normalerweise schmal und wird für Datumsangaben verwendet, während die zweite Spalte, die breiteste auf der Seite, für Beschreibungen verwendet wird. Accounting-Felder enthalten vier oder mehr Spalten - jede Spalte ist durch doppelte Zeilen getrennt, die auf der Seite nach unten verlaufen. Die Pads werden oft in hellgrünem oder weißem Material gedruckt, wobei für jede Ziffer ein Leerzeichen vorhanden ist, um die Verwirrung durch Handschrift zu minimieren. Die Zeilen auf den Pads spiegeln Geschäftsvorgänge wider, z. B. Verkäufe oder Lagerbuchungen.
Zeitschriften
Zeitschriften erleichtern den manuellen Abrechnungsprozess. Dies sind spezielle Auflagen für einen bestimmten Prozess. Sie könnten beispielsweise ein Journal für alle Ihre Kassenbelegtransaktionen haben. Wenn ein Verkauf stattfindet, schreiben Sie die Transaktion als einzelne Position in das Journal. Am Ende einer Woche oder eines Monats summieren Sie die Transaktionen und führen eine Journalbuchung im Hauptbuch durch - eine Gutschrift für den Verkauf und eine Belastung mit Bargeld.
Fehler
Bei der Verwendung eines manuellen Buchhaltungssystems müssen Sie über eine Strategie verfügen, um Fehler effizient zu finden und zu beheben. Im Allgemeinen finden Sie einen Fehler, wenn Sie einen Test-Saldo erstellen, und der Saldo ist nicht gleich. Lastschriften sind nicht gleich Gutschriften. Stellen Sie in diesem Fall sicher, dass die Salden in Ihren Journalen und Journalbuchungen korrekt sind. Sie können ein Taschenrechner-Band laufen lassen und es an jede Seite der Journale und des Hauptbuchs anhängen, um sicherzustellen, dass die Summen korrekt sind. Sie sollten auch die Testbilanz auf Angemessenheit überprüfen und die Zahlen mit Ihrer letzten Testbilanz vergleichen, um nach Abweichungen zu suchen, die möglicherweise Fehler enthalten.
