Ein Abrechnungssystem ist das Medium, über das Sie Ihre Abrechnung abwickeln, so dass die erforderlichen Bundes- und Landesanforderungen erfüllt werden können. Insbesondere verlangt das US-Arbeitsministerium, dass Sie Ihre Mitarbeiter richtig und pünktlich entschädigen. Der Internal Revenue Service verlangt die Quellensteuer auf Bundesebene. Die staatliche Arbeitsabteilung verlangt von Ihnen, dass Sie die staatlichen Arbeitsgesetze anwenden, und die staatliche Steuerbehörde verlangt die Entrichtung der Lohnsteuer. Wählen Sie beim Entwerfen eines Gehaltsabrechnungssystems dasjenige, das Ihren Bedürfnissen am besten entspricht.
Bewerten Sie Ihre Abrechnungsanforderungen, um das entsprechende System zu ermitteln. Das manuelle System erfordert eine Personalabrechnung von Hand. Es besteht ein erhöhtes Fehlerrisiko. Verwenden Sie es daher nur, wenn Sie nur wenige Mitarbeiter haben. Das interne Computersystem erfordert die Verarbeitung über eine Gehaltsabrechnungssoftware. Verwenden Sie es, um die Personalabrechnung zu vereinfachen. Das externe System erfordert die Auslagerung von Gehaltsabrechnungspflichten an einen Abrechnungsdienstleister. Verwenden Sie es, wenn Sie Ihre Gehaltsabrechnungsaufgaben beseitigen oder erheblich reduzieren möchten.
Legen Sie das manuelle System an, falls dies das von Ihnen gewählte ist. Sie können Standard-Arbeitszeitpläne in einem Bürogeschäft erwerben oder mit einem Tabellenkalkulationsprogramm oder einem Office-Suite-Programm erstellen. Kaufen Sie leere Gehaltsschecks in einem Bürozubehörgeschäft oder verwenden Sie Ihre Bankschecks. Verwenden Sie eine Schreibmaschine, um Gehaltsschecks zu drucken oder von Hand zu schreiben.
Bei diesem System müssen Sie Löhne und Abzüge manuell berechnen. Halten Sie sich über IRS-Rundschreiben E auf dem Laufenden mit den gesetzlichen Bestimmungen zur Einbehaltung von Bundesstaaten, Steuererklärungen und Einlagen. Wenden Sie sich an Ihre staatliche Steuerbehörde, um Informationen zu den Lohnsteuerrichtlinien zu erhalten. Überprüfen Sie die Abrechnung dreimal, bevor Sie Gehaltsschecks ausstellen. Legen Sie Ausdrucke von Gehaltsabrechnungen in einem vertraulichen Bereich ab.
Machen Sie das interne computergestützte System, falls dies das von Ihnen gewählte ist. Kaufen Sie die Gehaltsabrechnungssoftware, die Ihren Anforderungen am besten entspricht. Kleine Unternehmen können beispielsweise QuickBooks verwenden, mittlere Unternehmen können Ultimate Software verwenden, und größere Unternehmen können sich für Mangrove entscheiden. Sie können Ihre stundenweisen Angestellten dazu bringen, eine normale Zeitschaltuhr zu schlagen, aber ein computergesteuertes Zeitschaltuhrsystem wie Kronos ist effizienter, da Sie die Zeit in die Abrechnungssoftware importieren können. Die Software berechnet Löhne und Abzüge, ermöglicht direkte Einzahlungen, druckt Gehaltsschecks und Gehaltsabrechnungen, lässt die bundesstaatlichen und bundesstaatlichen Quellensteuertabellen in das System eingebettet werden und speichert und druckt Gehaltsabrechnungen.
Machen Sie das externe System, wenn Sie diese Route wählen. Die meisten Anbieter von Abrechnungsdiensten verlangen, dass Sie Ihre Abrechnungszeiten über das Internet hochladen oder per Fax oder E-Mail senden. Der Anbieter verarbeitet Ihre Abrechnung und sendet Ihnen die Gehaltsschecks und Abrechnungsberichte nach jedem Zahltag. Einige Unternehmen ermöglichen den Online-Zugriff auf ihr System, sodass Sie Berichte und Gehaltsschecks auf Ihrem eigenen Laserdrucker ausdrucken können.
Bei der Einrichtung dieses Systems sollte der Anbieter Sie einen Vertrag unterschreiben, in dem die Leistungen aufgeführt sind, und eine Preisliste angeben. Geben Sie dem Anbieter für direkte Einzahlungen Ihr Bankkonto und die Routing-Nummer an. Wenn der Anbieter Ihre Steuer- und Sozialleistungen erledigt, sollten Sie ein Vollmachtsdokument unterschreiben, das ihm die Erlaubnis erteilt.
Tipps
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Für Steuerfehler, die ein Dritter macht, können IRS-Gebühren anfallen. Überprüfen Sie daher immer die Arbeit des Abrechnungsdienstleisters. Erstellen Sie ein Flussdiagramm für Ihr Abrechnungssystem. Das Diagramm zeigt die Aufgaben, die für die Verarbeitung Ihrer Lohnabrechnung von Anfang bis Ende erforderlich sind, basierend auf dem ausgewählten System.
