Egal, ob Sie eine neue gemeinnützige Organisation sind, die die Welt verändern möchte, oder eine kleine Gruppe, die versucht, Geld für Schulbanduniformen zu sammeln. Das Akzeptieren und Verarbeiten von Geldspenden kann schwierig sein. Gutgemeinte Geldbeschaffer müssen nicht viel mit dem IRS in heißes heißes Wasser eindringen. Verwenden Sie die Tipps in diesem Leitfaden, um Zeit und Mühe zu sparen, indem Sie strenge Finanzpraktiken festlegen. Finden Sie heraus, wie Sie Geldspenden verarbeiten, ein Girokonto eröffnen und das Internet verwenden können, um Geldgeschenke abzuwickeln, damit Ihre Gruppe anderen helfen kann, anstatt wiederholt zu erklären, wie die Anstrengungen der Gruppe unterstützt werden.
Eröffnen Sie ein Bankkonto im Namen Ihrer Organisation oder Ursache. Dies erfordert in der Regel eine Dokumentation. Bringen Sie daher Ihre Charta, Satzungen, Satzungen und andere Unterlagen mit, die als Nachweis für die Mission und die Grundsätze Ihrer Organisation verwendet werden können.
Beauftragen Sie zwei Unterzeichner für alle Bargeldtransaktionen mit Ihrem Bankkonto. Diese "doppelte Signatur erforderlich" kostet die Implementierung nicht mehr, sie kann jedoch sowohl Spender als auch Mitglieder beruhigen, dass Ihre Organisation auf dem Vormarsch ist.
Erstellen Sie ein Standardformular für Geldspenden, und verlangen Sie, dass jeder Geschenkgeber jedes Mal, wenn ein Beitrag geleistet wird, eines ausfüllt. Dieses Formular sollte den Namen des Spenders, die Adresse und andere Kontaktinformationen, einen Ort für den Bargeldbetrag und das Datum enthalten, und es sollte auch die Bedingungen enthalten, unter denen die Spende - ganz oder teilweise - zulässig ist steuerabschreibung. Fügen Sie eine Zeile für die Unterschrift der Person hinzu, die die Spende annimmt.
Qualifizieren Sie jedes Geldgeschenk, um sicherzustellen, dass es in die Mission Ihrer Organisation passt. Stellen Sie sicher, dass keine "Zeichenfolgen" angehängt sind und dass kein Interessenkonflikt oder Gegenleistung im Beitrag enthalten ist, bevor Ihre Gruppe dies akzeptiert.
Vereinbaren Sie eine Standardmethode für die Bearbeitung von Spenden von Beitragsboxen. Verwenden Sie ein sogenanntes Zweihand-Zählsystem, bei dem mindestens zwei Mitglieder der Gruppe Zeuge jeder Transaktion einer Spendenbox sind. Die physische Kontrolle dieser Boxen muss streng überwacht werden. Halten Sie detaillierte Aufzeichnungen über die Zeiten, Termine und Personen, die Spendengeldmittel zählen, übertragen, einzahlen oder anderweitig verschieben.
Legen Sie Berichtsgrenzwerte für Geldspenden fest, um gesetzliche Checks und Salden zu erstellen. Für einige Gruppen ist ein Konsens erforderlich, bevor ein festgelegter Betrag akzeptiert werden kann (z. B. 1.000 US-Dollar), damit bestimmte Sonderinteressen im Namen der Gruppe überwacht werden.
Erwägen Sie die Verwendung eines Drittanbieter-Services wie Pay Pal, um Bargeldgeschenke zu verarbeiten. Es ist keine Website erforderlich (viele Clubs halten es jedoch für einfach, über einen Link auf der Startseite eine Verbindung zu Pay Pal herzustellen), und Fans können sichere Spenden von ihren Banken oder Kreditkarten tätigen. Der Papierweg ist umfassend und einfach zu bedienen. Pay Pal kann auch automatische Monatsabonnements für häufige Spender einrichten.
Richten Sie Tabellenkalkulationen für Excel (oder eine andere Datenbanksoftware) ein, um alle Kassenbons zu verfolgen. Brechen Sie Geldspenden, Schecks, Kreditkartentransaktionen, Pay Pal-Einnahmen und Nebeneinnahmen aus, um zu ermitteln, woher das Geld der Gruppe für zukünftige Marketingaktivitäten kommt.
Arbeiten Sie mit einem Bankier oder einem Steuerberater zusammen, wenn Ihre Mitgliedschaft kein finanzielles Teammitglied umfasst. Schicken Sie den Geschenkgebern immer unmittelbar nach Erhalt der Geldspende ein Dankesbrief. Wenn diese zusätzliche Berührung rechtzeitig gesendet wird, erinnert sie den Spender an ihren Beitrag, spricht Bände über die Dankbarkeit der Gruppe und bereitet die Bühne für zukünftige Kampagnenaufrufe vor.
