Das Vertrauen der Verbraucher ist bei einem Unternehmensskandal erschüttert. Aufgrund von Ereignissen, die von der Bankenrettung im Jahr 2008 bis zum jüngsten Betrug bei Wells Fargo-Konten reichen, benötigen die Verbraucher die Gewissheit, dass die Unternehmen, mit denen sie zusammenarbeiten, ehrlich und überlegen sind. Auditing ist ein leistungsfähiges Instrument, um die Stakeholder Ihres Unternehmens zu beruhigen. Sie wissen, dass Ihr Unternehmen die entsprechenden Standards für die Buchhaltung einhält.
Obwohl es natürlich ist, sich Sorgen zu machen, ob Ihr Unternehmen geprüft wird oder eine Prüfung durchführt, ist dies eine Gelegenheit, Ihre Buchhaltungspraktiken zu überprüfen und Verbesserungsmöglichkeiten zu finden. Sobald Ihre Prüfung abgeschlossen ist, wird Ihr Prüfer seine Ergebnisse überprüfen. Wenn Sie eine interne Prüfung durchführen, sollten Sie Ihre Ergebnisse auf ähnliche Weise berichten. In der Regel teilen Prüfer ihre Prüfungsfeststellungen in einem standardisierten schriftlichen Format, das Sie überprüfen und implementieren können.
Was ist eine Prüfung?
Eine Prüfung ist eine objektive Überprüfung der Finanzpraxis Ihres Unternehmens. Normalerweise beinhaltet dies eine Überprüfung Ihrer Abschlüsse und anderer Finanzunterlagen durch einen Wirtschaftsprüfer. Der Steuerberater vergleicht die Finanzberichte Ihres Unternehmens mit Ihren Rechnungsbüchern und stellt sicher, dass alle Angaben korrekt sind. Einige Arten von Organisationen, wie gemeinnützige Organisationen und börsennotierte Unternehmen, müssen regelmäßig Audits durch Dritte durchführen, um sicherzustellen, dass sie die ihnen von den Verbrauchern anvertrauten Mittel in verantwortungsvoller Weise verwenden.
Was sind die verschiedenen Arten von Prüfungen?
Es gibt zwei Hauptarten von Prüfungen: interne und externe. Eine interne Prüfung ist eine Prüfung, die Sie für Ihr eigenes Geschäft durchführen. Sie oder Ihr Unternehmen ernennt eine Person, die sich mit Rechnungslegungspraktiken auskennt und Erfahrung hat, um Ihre Bücher und Finanzberichte zu überprüfen und sicherzustellen, dass alles in Einklang steht. Die Ergebnisse der internen Prüfung werden den Entscheidungsträgern Ihres Unternehmens gemeldet, zu denen Manager, Verwaltungsrat oder andere Interessengruppen gehören können.
Eine interne Prüfung gibt Ihnen und Ihrem Unternehmen die Möglichkeit, Risiken zu erkennen, zu steuern und sicherzustellen, dass die Richtlinien Ihres Unternehmens eingehalten werden. Sie können interne Audits regelmäßig oder kontinuierlich durchführen. Interne Audits sind flexibler als externe Audits und können bestimmte Abteilungen und die größeren Ziele Ihres Unternehmens einbeziehen.
Externe Audits werden von Dritten durchgeführt, die nicht mit Ihrem Unternehmen verbunden sind. Sie können von Aufsichtsbehörden wie der Oversight Board der Gesellschaft für Rechnungswesen durchgeführt oder beaufsichtigt werden. Der PCAOB legt die Prüfungsstandards für börsennotierte Unternehmen und Broker fest. Diese externen Prüfungen melden ihre Prüfungsergebnisse öffentlich.
Es gibt verschiedene Arten von externen Prüfungen, darunter Compliance-Prüfungen, Betriebsprüfungen und Abschlussprüfungen. Compliance-Audits stellen sicher, dass Ihr Unternehmen alle regulatorischen Anforderungen erfüllt. Betriebsaudits überprüfen die Leistung Ihrer Organisation und geben Empfehlungen zur Verbesserung. Abschlussprüfungen werden auch als Attest-Prüfungen bezeichnet. Bei dieser Art von Prüfung prüft der Abschlussprüfer die Abschlüsse und die Rechnungslegungsvorgänge Ihres Unternehmens.
Was sind die Prüfungsschritte?
Wenn Sie ein internes oder externes Audit für Ihr Unternehmen in Betracht ziehen, ist es wichtig, die erforderlichen Schritte zu kennen. Eine gründliche Prüfung ist zeitaufwändig, aber die daraus resultierende Sicherheit lohnt sich. Was sind die Prüfungsschritte? Im Allgemeinen umfasst eine Prüfung die Planung, das Sammeln von Nachweisen und die Erstellung eines Berichts mit den Prüfungsfeststellungen.
In der Planungsphase legen Sie den Umfang der Prüfung und die Dauer der Prüfung fest. Sie planen auch alle erforderlichen Besprechungen oder Besuche vor Ort, damit der Auditor Ihre Verfahren überprüfen kann. Der nächste Schritt ist das Sammeln von Beweisen. Zum Einholen von Nachweisen gehören das Beachten Ihrer Rechnungslegungspraktiken und -verfahren, das Prüfen der Kontrollverfahren Ihres Unternehmens sowie das Einholen und Überprüfen von Finanzunterlagen und Kontoauszügen. Der Auditor analysiert und prüft die Nachweise, um sich auf den nächsten Schritt vorzubereiten.
Im letzten Schritt erstellt Ihr Prüfer einen Bericht mit den Prüfungsfeststellungen, der manchmal auch als Prüfungsurteil bezeichnet wird. Der Abschlussprüfer legt den Bericht den geforderten Interessengruppen vor und kann die Ergebnisse je nach Art und Umfang der Prüfung auch öffentlich veröffentlichen.
So melden Sie Prüfungsergebnisse
Wenn Sie eine interne Prüfung durchführen, fragen Sie sich möglicherweise, wie Sie Prüfungsergebnisse melden. In der Regel werden interne und externe Prüfergebnisse schriftlich gemeldet und mündlich an die Stakeholder übermittelt.
Für externe und interne Prüfungen gibt es eine allgemeine Struktur, der die meisten schriftlichen Berichte folgen. Bei Konformitätsprüfungen hat die überwachende Organisation möglicherweise besondere Anforderungen, was in dem schriftlichen Bericht enthalten sein muss. Ein schriftlicher Prüfbericht sollte in einer kurzen und für den Leser leicht verständlichen Weise verfasst sein. Es sollte auch Nachweise für etwaige Prüfungsfeststellungen enthalten.
Ein Prüfungsbericht besteht im Allgemeinen aus drei Abschnitten: einer Einleitung, einem Abschnitt, der den Umfang der Prüfung beschreibt, und dem Bestätigungsvermerk des Abschlussprüfers, der die Prüfungsfeststellungen beschreibt. In der Einführung werden die Verantwortlichkeiten des Abschlussprüfers und die Verantwortlichkeiten Ihres Unternehmens in Bezug auf die Prüfung festgelegt. In der Regel werden auch die Namen des Abschlussprüfers oder der Abschlussprüfer sowie die Zeitpunkte der Prüfung angegeben.
Der Bereich "Umfang" beschreibt den Prüfprozess. Darin wird angegeben, welche Bereiche geprüft wurden, wer die Prüfung abgeschlossen hat und wann und nach welchen Kriterien die Prüfung durchgeführt wurde. Wenn es sich beispielsweise um ein externes Audit handelt, würde es angeben, welche Standards der zuständigen Stelle zur Messung der Ergebnisse des Audits verwendet wurden. Bei einer internen Prüfung würde es sich auf die verwendeten Unternehmensstandards und -richtlinien beziehen. Im Abschnitt über den Umfang wird auch genau beschrieben, was der Auditor getan hat. Der Abschlussprüfer legt fest, welche Abschlüsse sie überprüft hat und welche Tests sie durchgeführt hat.
Der Bestätigungsvermerk des Abschlussprüfers ist der letzte Abschnitt des Berichts. Hier gibt der Prüfer an, was er gefunden hat und ob Ihr Unternehmen den Kriterien der Prüfung entspricht. Abhängig von der Art der Prüfung kann der Prüfer auch Empfehlungen zur Verbesserung oder Lösung von Problemen enthalten, die während der Prüfung festgestellt wurden.
Nachdem der Prüfer ihren Bericht geschrieben hat, wird er seine Erkenntnisse normalerweise den Stakeholdern des Unternehmens präsentieren. In einer großen gemeinnützigen Organisation beispielsweise würde sie ihre Ergebnisse einem Prüfungsausschuss vorlegen, der den Prüfungsprozess überwacht. Der Ausschuss würde die Prüfungsfeststellungen mit dem Abschlussprüfer besprechen und klärende Fragen stellen, bevor er den Prüfungsbericht seinem Verwaltungsrat vorlegt.
Wenn Sie eine interne Prüfung durchführen, sollten Sie die Prüfungsergebnisse und -empfehlungen am besten schreiben, wenn Sie genau angeben, was Sie wann gemacht haben und was Sie festgestellt haben. Ihr Bericht muss nicht lange dauern. Sie muss klar und überzeugend sein, damit die Manager und Führungskräfte Ihres Unternehmens auf der Grundlage Ihrer Ergebnisse Maßnahmen ergreifen, insbesondere wenn Sie Bereiche finden, die einer Verbesserung bedürfen.
Was sind die verschiedenen Arten von Prüfungsfeststellungen?
Eine gründliche Prüfung kann Schwachstellen aufdecken, die verbessert werden müssen. Im schlimmsten Fall können Betrug oder Missmanagement aufgedeckt werden, die Sie ordnungsgemäß an die Behörden melden und ansprechen müssen. Bei externen Prüfungen werden die Prüfungsfeststellungen in der Regel als eine der folgenden Meldungen angezeigt: uneingeschränkte oder saubere Stellungnahme, qualifizierte Stellungnahme, negative Stellungnahme oder Ablehnung der Stellungnahme.
Eine uneingeschränkte Meinung ist der beste Fall, wenn Ihr Unternehmen einer externen Prüfung unterzogen wird. Dies bedeutet, dass der Abschlussprüfer die Prüfung abschließen konnte und dass Ihr Unternehmen die Prüfungskriterien erfüllte. Ein uneingeschränktes Prüfungsurteil würde beispielsweise bei einer Abschlussprüfung bedeuten, dass die Abschlüsse den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen entsprechen.
Eine qualifizierte Stellungnahme bedeutet, dass bei der Prüfung ein Problem aufgetreten ist. Möglicherweise hat der Prüfer nicht alle erforderlichen Informationen und Dokumente erhalten, oder es wurden möglicherweise nicht die anerkannten Standards für den geprüften Bereich eingehalten. Bei einer Abschlussprüfung kann dies bedeuten, dass der Abschlussprüfer einen oder mehrere Bereiche gefunden hat, in denen allgemein anerkannte Rechnungslegungsgrundsätze nicht befolgt wurden. Obwohl dies nicht das ideale Ergebnis für Ihr Unternehmen ist, kann es schnell und einfach angesprochen werden.
Eine nachteilige Meinung ist viel ernster. Es zeigt an, dass der Prüfer in dem geprüften Bereich eine falsche Darstellung oder falsche Darstellung festgestellt hat. Bei einer Abschlussprüfung bedeutet eine ablehnende Stellungnahme, dass der Abschlussprüfer festgestellt hat, dass der Jahresabschluss Ihres Unternehmens nicht den allgemein anerkannten Rechnungslegungspraktiken entspricht. Dieses Ergebnis ist relativ selten und kann sich auf börsennotierte Unternehmen negativ auswirken. Einige Unternehmen haben beispielsweise nach einer negativen Stellungnahme einen Rückgang ihrer Aktienkurse erlebt.
Ein Bestätigungsvermerk bedeutet, dass der Abschlussprüfer die Prüfung nicht abschließen konnte. Dies kann daran liegen, dass die Finanzberichte nicht verfügbar waren oder dass der Abschlussprüfer keinen vollständigen Zugriff auf die Informationen hatte, die er benötigt. Es kann auch bedeuten, dass das Management Ihres Unternehmens nicht mit dem Abschlussprüfer kooperiert hat. Manchmal deutet dies auch auf einen Interessenkonflikt des Abschlussprüfers hin. Beispielsweise kann er ein finanzielles Interesse an dem geprüften Unternehmen haben.
Ein Meinungsausschluss ist zwar nicht das beste Szenario für Sie oder Ihr Unternehmen, aber auch nicht das schlechteste. Dies bedeutet im Wesentlichen, dass keine Stellungnahme vorliegt und die Prüfung zu einem späteren Zeitpunkt abgeschlossen sein sollte.
So reagieren Sie auf Prüfergebnisse
Wenn Ihr Unternehmen vor kurzem eine interne oder externe Prüfung durchgeführt hat, ist es wichtig, auf die Prüfungsfeststellungen zu reagieren. Der erste Schritt besteht darin, den Prüfungsbericht sorgfältig mit den Abschlussprüfern zu überprüfen. Stellen Sie den Prüfern Fragen, um die Ergebnisse und ihre Erfahrungen in der Arbeit mit Ihrem Unternehmen zu klären. Sie können beispielsweise fragen, wie kooperativ Ihre Mitarbeiter mit den Prüfern waren. Sie können auch fragen, ob der ursprüngliche Prüfplan geändert wurde oder ob der Prüfer während des Prüfprozesses Schwierigkeiten hatte.
Wenn der Auditor Bereiche gefunden hat, die verbessert werden müssen, erkundigen Sie sich nach Einzelheiten. Stellen Sie sicher, dass Sie erklären, was das Problem ist und in welchem Dokument oder Test das Problem aufgedeckt wurde. Sie können auch fragen, ob der Prüfer bestimmte Empfehlungen zur Lösung des Gebiets hat.
Auch wenn keine Probleme gefunden wurden, können Sie das Wissen und die Erfahrung Ihres Auditors nutzen. Sie können beispielsweise fragen, wie sich Ihre Organisation mit anderen ähnlichen Organisationen vergleicht. Sie können auch nach allgemeinen Empfehlungen zur Verbesserung Ihrer Rechnungslegungsverfahren oder Berichtspraktiken fragen.
Im Falle einer ablehnenden oder qualifizierten Meinung sollten Sie eine formale schriftliche Antwort in Betracht ziehen. Je nach den Richtlinien Ihres Unternehmens oder des Aufsichtsorgans, das Ihre Prüfung überwacht, müssen Sie möglicherweise schriftlich antworten. Ihre Antwort sollte sich direkt auf jedes im Bericht angesprochene Problem beziehen und Ihren Plan zur Lösung der in den Prüfungsfeststellungen angesprochenen Probleme besprechen. Sie sollten spezifische, messbare Schritte zur Verbesserung und einen Zeitplan für den Abschluss dieser Schritte angeben. Im Falle einer ablehnenden Stellungnahme möchten Sie möglicherweise einen Anwalt konsultieren, bevor Sie Ihre Antwort abschließen oder veröffentlichen.
Der wichtigste Aspekt bei der Reaktion auf Prüfungsfeststellungen - und möglicherweise des gesamten Prüfungsprozesses - ist, sich daran zu erinnern, dass der Prüfer kein Feind ist. Der Auditor hilft Ihnen dabei, sich zu verbessern und das Vertrauen der Öffentlichkeit zu wahren. Das Durchlaufen eines Audits kann zwar anstrengend und beängstigend sein, kann jedoch Ihnen und Ihrem Unternehmen die Chance geben, sich zu verbessern. Möglicherweise können Sie nach Möglichkeiten suchen, Ihren Buchhaltungsprozess zu verbessern, wodurch Sie Zeit und Geld sparen können.
