Durch die richtige Erstellung von Handelsrechnungen wird es wahrscheinlicher, dass Ihr Unternehmen rechtzeitig für seine Produkte oder Dienstleistungen bezahlt wird. Eine gründliche Rechnungsstellung kann Ihnen auch dabei helfen, bessere Aufzeichnungen zu führen und Ihre Budgetierung auf Kurs zu halten.
Erstellen Sie ein standardisiertes Formular
Erstellen Sie eine Handelsrechnungsvorlage, die Kategorien für alle relevanten Informationen enthält. Das ausfüllbare Formular sollte den Briefkopf oder das Logo Ihres Unternehmens sowie Kontaktinformationen enthalten, einschließlich Telefon- und Faxnummern sowie E-Mail- und Website-Adressen. Fügen Sie das Bestelldatum und das Rechnungsdatum, den Namen oder die Codenummer des Verkäufers sowie die Lizenznummer oder die Steuernummer Ihres Auftragnehmers hinzu, falls zutreffend. Erstellen Sie Spalten, in denen Sie Mengen, Beschreibungen und Preise für die verkauften Artikel und eine Position zum Hinzufügen von Umsatzsteuer und zum Berechnen einer Summe eingeben können. Lassen Sie einen Platz für Notizen.
Sei präzise
Seien Sie bei der Auflistung der verkauften Dienstleistungen oder Artikel genau. Fügen Sie Teilenummern, Referenzcodes oder Beschreibungen hinzu, die Ihnen und Ihrem Käufer klar machen, worauf sich die Rechnung bezieht. Unterbrechen Sie die stündliche Arbeit und fügen Sie eine Beschreibung der durchgeführten Dienste hinzu. Auf diese Weise können Sie die Bestands- und Arbeitsprodukte nachverfolgen und dem Kunden eine detaillierte Liste der Kosten anzeigen, für die er berechnet wird. Im Streitfall kann die Rechnung Missverständnisse ausräumen und Ihnen helfen, Zahlungsverzögerungen zu vermeiden. Wenn eine Bestellnummer oder ein Autorisierungscode des Käufers an der Transaktion beteiligt war, fügen Sie diese ebenfalls hinzu.
Online gehen
Erstellen Sie eine elektronische Version Ihrer Handelsrechnung, um die Rechnungsprozesse schneller und effizienter zu gestalten. Rechnungen, die elektronisch erstellt und per E-Mail gesendet werden, können auch effektiv verfolgt werden, insbesondere wenn Sie eine Lesebestätigung anfordern, um nachzuverfolgen, wann der Empfänger das Dokument empfangen und geöffnet hat. Dies vermeidet mögliche Ansprüche, dass eine Rechnung in der Post verloren geht. Wenn Sie Papierrechnungen ausstellen, legen Sie einen frankierten Umschlag bei, um die sofortige Zahlung zu fördern.
Zahlungsoptionen angeben
Vermerken Sie auf der Rechnung, wann die Zahlung fällig ist, und listen Sie Strafen oder Gebühren für verspätete Zahlungen auf. Geben Sie an, wie die Rechnung bezahlt werden kann, z. B. Online-Optionen, Unternehmensscheck, Bankscheck, Zahlungsanweisung oder Firmenkreditkarte. Teilen Sie Ihrer Buchhaltung die direkte Nummer mit, falls ein Kunde eine Zahlung in Form einer Banküberweisung oder einer Debitkarte per Telefon tätigen möchte.
