Übergabeberichte sind ein grundlegendes Instrument, das ein ausgehender Mitarbeiter verwendet, um einen neuen Mitarbeiter über vergangene Arbeiten zu informieren und darüber, was zu tun ist, um einen nahtlosen Mitarbeiterwechsel zu gewährleisten. Diese Art von Bericht kann auf verschiedene Arten verwendet werden. Es kann Informationen für einen einfachen Schichtwechsel oder für einen festen Mitarbeiter enthalten. Der Bericht sollte alle wesentlichen Informationen enthalten, die die Person übernehmen muss, um sicherzustellen, dass nach dem Verlassen Ihrer Position keine unnötigen und unvorhergesehenen Probleme auftreten.
Erstellen eines Mitarbeiterübergabeberichts
Erstellen Sie eine Liste aller Informationen, die der ankommende Mitarbeiter wissen muss, bevor Sie mit der Erstellung Ihres Übergabeprotokolls beginnen. Überlegen Sie, was Sie täglich tun und was Sie wöchentlich, monatlich oder jährlich tun. Fügen Sie andere Informationen als Ihre grundlegenden Verantwortlichkeiten und Pflichten hinzu, wie z. B. wichtige Kontakte, Protokoll, Befehlskette, Kennwörter, Schlüssel, wichtige Termine, Schulungsprogramme und andere berufsspezifische Informationen.
Denken Sie an Termine und Prioritäten
Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre Liste vollständig ist, beginnen Sie, die Liste nach Prioritäten, Häufigkeit, Art der Informationen und Reihenfolge zu unterteilen. Listen Sie die aktuellen Projekte auf, die Termine oder Zeiten, an denen sie begonnen haben, wie sie voranschreiten sollen, sowie den voraussichtlichen Zeitpunkt oder Zeitpunkt der Fertigstellung. Der ankommende Mitarbeiter muss wissen, welche Aufgaben er nach der Übergabe priorisieren muss.
Beginnen Sie mit den wichtigsten Zielen
Schreiben Sie zunächst eine Zusammenfassung der Ziele für Ihre Position - Ihre und die Ihres Unternehmens - damit Ihr Ersatz wissen kann, wo er beginnen soll. Was folgt, hängt vom Zweck des Berichts ab. Zum Beispiel für einen Schichtwechsel-Übergabebericht beginnen Sie mit dem, was in Ihrer Schicht begonnen wurde und von der nächsten abgeschlossen werden muss. Beachten Sie auch abgeschlossene Aufgaben, damit die eingehende Schicht nicht das macht, was Sie getan haben. Schreiben Sie für einen neuen festen Mitarbeiter eine Liste der kurz- und langfristigen Projekte, an denen Sie gerade arbeiten, sowie an bemerkenswerten Projekten, die Sie in der Vergangenheit abgeschlossen haben. Geben Sie alle Termine und Fristen an, die die neue Person wissen muss.
Fügen Sie Tipps und Ressourcen hinzu
Es ist auch hilfreich, Tipps für den erfolgreichen Abschluss der anstehenden Aufgaben hinzuzufügen. Sie können beispielsweise ein detailliertes Verzeichnis für die Position der auftragsspezifischen Dokumente und Elemente für den Austausch erstellen und zusätzlich die Kontaktinformationen für die für den jeweiligen Job relevanten Personen angeben. Geben Sie nach Möglichkeit Möglichkeiten zur Verbesserung der Produktivität und der Arbeitsleistung an. Dadurch erhält Ihr Ersatzgerät die Werkzeuge, mit denen Sie ohne Unterbrechung des Prozessablaufs fortfahren können, was Sie begonnen haben, und die Wahrscheinlichkeit eines erfolgreichen Ergebnisses steigt.
Verwenden Sie eine Vorlage
Um die Erstellung eines Mitarbeiterübergabeberichts zu vereinfachen, erstellen Sie Ihren Bericht mit einem Bürocomputerprogramm. Verwenden Sie eine vorhandene Übergabereportvorlage oder erstellen Sie eine eigene Vorlage, die sich auf Elemente bezieht, die für den Job spezifisch sind. Wenn Sie die "Übergabereportvorlage" in eine Suchmaschine eingeben, sollten viele Beispiele angezeigt werden. Vergessen Sie nicht, den Übergabebericht vor dem Verlassen Ihrer Position zu überprüfen, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen für den neuen Mitarbeiter verfügbar sind.
