Sie sind verständlicherweise enttäuscht, eine formelle Ablehnung jeglicher Art zu erhalten. Denken Sie jedoch daran, dass gegen jede Entscheidung Berufung eingelegt werden kann, was bedeutet, dass die entscheidende Partei aufgefordert wird, ihre Entscheidung noch einmal zu überdenken. Die Art und Weise, in der Sie Ihr Rückprüfungsschreiben schreiben, das auch als Beschwerdebrief bezeichnet wird, hat viel damit zu tun, ob Ihr Antrag gewürdigt wird oder sogar einen zweiten Blick erhält.
Seien Sie kurz und direkt
Menschen, die täglich Entscheidungen wie diese treffen, sind mit der Kommunikation überfordert, darunter auch viele Nachprüfungsbriefe. Der erste Eindruck Ihres Briefes kann sich also darauf auswirken, wie er Ihre Anfrage empfindet, bevor er sie überhaupt gelesen hat. Wenn es mit langen Absätzen vollgestopft ist, sind sie von Anfang an müde; und kann es sogar bis zum Boden des Haufens schieben. Um den besten Eindruck zu hinterlassen:
- Behalten Sie Ihren Brief auf einer Seite.
- Schreiben Sie kurze Absätze.
- Verwenden Sie Aufzählungspunkte, um das Lesen zu erleichtern.
Verwenden Sie den richtigen Geschäftsstil
Eine erneute Überprüfung oder ein Wiederaufforderungsschreiben ist wichtig und erfordert daher ein formelles Geschäftsformat und -stil. Beachten Sie beim Einrichten Ihres Briefes diese Punkte:
Blockformat verwenden: Block- und eingerückte Formate werden in Geschäftsbriefen am häufigsten verwendet. Im Blockformat ist jede Zeile linksbündig. Absätze werden durch einen zusätzlichen Zeilenabstand und nicht durch Einrückungen angezeigt. Obwohl Sie eine der beiden Optionen verwenden könnten, hebt der Blockstil die Aufzählungspunkte hervor, da alle anderen Kopien leer bleiben.
Beginnen Sie mit Ihrer Adresse: Überspringen Sie Ihre Adresse, wenn Sie Briefkopf verwenden. Andernfalls geben Sie Ihre Adresse in zwei Zeilen ein: Straße in Zeile eins und Ort, Bundesland und Postleitzahl in Zeile zwei. Schreibe Wörter wie "Straße", "Straße" und deinen Zustand aus. Geben Sie nicht Ihren Namen in diesen Abschnitt ein.
Datum hinzufügen: Überspringen Sie eine Zeile und fügen Sie das heutige Datum hinzu, wenn Sie Ihren Brief heute oder morgen verschicken. Wenn Sie es später per E-Mail versenden, schließen Sie es an, wenn Sie es später versenden. Oder ändern Sie das Datum kurz vor dem Drucken und Versenden. Ein aktuelles Datum bedeutet, dass Ihr Brief wichtig ist. Wenn der Entscheider eine Woche alt ist, sieht er aus wie alte Nachrichten, die nicht viel ausmachen können.
Fügen Sie die Informationen des Empfängers hinzu: Überspringen Sie eine Zeile nach dem Datum und verwenden Sie so viele Zeilen, wie Sie benötigen, um alle relevanten Informationen Ihres Empfängers anzugeben, einschließlich des formalen Namens, des vollständigen und genauen Titels sowie des Geschäftsnamens und der Adresse.
Beispiel für das Schreiben eines Aufforderungsschreibens an einen Richter:
Der ehrenwerte John H. Cranston
Amtsgericht (oder wie auch immer der vollständige Name des Gerichts lautet)
Straße des Gerichts
Stadt, Postleitzahl des Staates (kein Komma zwischen Staat und Postleitzahl)
Beispiel für das Schreiben eines Aufklärungsschreibens an ein College:
Frau Meredith P. Johnston
Dekan der Studenten
Milbert College
Adresse
Stadt, Bundesland und Postleitzahl
Formal grüßen: Verwenden Sie den vollständigen, formalen Namen aus dem Ablehnungsdokument. Zum Beispiel: "Sehr geehrter Richter Cranston:" oder "Lieber Dean Johnston:" Beachten Sie, dass die Begrüßung mit einem Doppelpunkt endet.
Zuversichtlich, nicht arrogant: Der Ton, den Sie beim Schreiben Ihres Aufklärungsbriefes einnehmen, kann ein entscheidender Faktor sein. Nimm keinen antagonistischen, wütenden oder überlegenen Ton an. Bemühen Sie sich, zuversichtlich über Ihre Anfrage zu klingen, aber demütig zu fragen.
Geben Sie Ihre Anfrage im Voraus an
Ein Aufklärungsbrief ist nicht der Ort für eine clevere Eröffnung. Entscheidungsträger möchten im Vorfeld wissen, worum es in Ihrem Brief geht. Zum Beispiel:
"Ich schreibe, um Sie zu bitten, Ihre Entscheidung in der Sache (Nummer 4325671), die am (Monat, Tag, Jahr) erteilt wurde, zu überdenken. Die Entscheidung ist diesem Schreiben zu Ihrer Bequemlichkeit beigefügt."
Durch das Anhängen einer Kopie Ihres Entscheidungsschreibens oder Ihrer Dokumente können sich die Empfänger leichter auf die Einzelheiten Ihres Falls beziehen, ohne nachschlagen zu müssen. Es verringert auch die Wahrscheinlichkeit, dass sie Ihren Brief beiseite legen, während Sie nach Ihren Falldokumenten suchen.
Fügen Sie neue Informationen hinzu
Ihre beste Chance, die Ablehnung erneut zu prüfen und zu stornieren, besteht darin, dass Sie in Ihrem Aufforderungsschreiben neue Informationen enthalten, die zum Zeitpunkt der ersten Entscheidung nicht angegeben wurden. Machen Sie klar, dass es sich um neue Informationen handelt, und erklären Sie sie kurz. Wenn Sie beispielsweise wegen Verstoßes gegen die Regeln von der Schule genommen oder wegen eines Verbrechens vor Gericht angeklagt wurden:
„Ich habe neue Informationen, die diesen Fall betreffen:
- Ein Zeuge hat Beweise vorgelegt, die mich weit entfernt von den fraglichen Aktivitäten befinden.
- Die vereidigte und notariell beglaubigte Erklärung des Zeugen ist beigefügt. "
Bitte rationell, nicht emotional
Wenn Sie keine neuen Informationen haben, versuchen Sie, dem Fall eine neue Richtung zu geben, oder bitten Sie ihn, ihn anders zu überdenken. Menschen, die diese schwierigen Entscheidungen treffen, erhalten viele Aufforderungsschreiben, in denen sie aufgefordert werden, Entscheidungen zu überdenken. Sie haben jede denkbare Entschuldigung und Bitte vor gehört. Warum sollte Ihre die Ausnahme sein? Vermeide es, deine Nöte oder Verwüstungen auszudrücken. Jeder, der abgelehnt wird, ist verärgert, aber das ist kein Grund, die Entscheidung rückgängig zu machen. Zum Beispiel im Falle einer College-Ablehnung anstelle von:
"Ich werde in drei Generationen das einzige Familienmitglied sein, das das Milbert College nicht besucht."
Nennen Sie Ihren Fall rationaler und sprechen Sie die Vorteile für die Schule an:
' Zwölf Mitglieder meiner Familie sind stolze Milbert College-Absolventen, und drei haben nachhaltige Beiträge geleistet, von denen alle Studenten profitieren:
- Für den Bau des Tower Arch kämpfen.
- Fundraising für den Ausbau der Biologie-Abteilung.
- Vorsitzender des jährlichen Fulton Poetry Competition.
Ich möchte auch meine Beiträge zum Milbert College hinzufügen. Aus diesen Gründen glaube ich, dass mein Status als älterer Antragsteller weiter geprüft werden sollte. "
Schließen Sie Ihren Nachprüfungsbrief
Bitten Sie Ihren Rückerstattungsbrief mit einem schnellen Dankeschön. Fügen Sie einen formellen Abschluss hinzu und geben Sie an, dass Anhänge enthalten sind. Zum Beispiel:
Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit und Mühe genommen haben, um meine Entscheidung zu überdenken.
Mit freundlichen Grüßen,
(Überspringen Sie vier Zeilen, um Ihren Namen zu unterzeichnen)
Ihren vollständigen Namen
Ggf. Titel
(Eine Zeile überspringen)
Anhänge: Gerichtsbeschlussdokumente
Verwenden Sie ein Grammatik- und Rechtschreibprogramm, um nach Fehlern zu suchen und diese zu korrigieren. Drucken, unterschreiben und verschicken Sie sofort Ihre erneute Überprüfung.
