Mitteilungsschreiben, auch Anschreiben genannt, begleiten Faxe und E-Mails, um den Inhalt gefaxter Dokumente oder der an eine E-Mail angehängten Dateien zu beschreiben. Übermittlungsbriefe stellen auch sicher, dass die Dokumente der richtigen Person übergeben werden, wenn sie an ein gemeinsam genutztes Fax oder eine E-Mail-Adresse gesendet werden. Diese Briefe sind in der Regel kurz und vermitteln nur die notwendigen Informationen. Da Übermittlungsbriefe eine Form von Geschäftskorrespondenz sind, müssen Sie bestimmte Standards einhalten, um eine korrekte Korrespondenz zu erstellen.
Geben Sie oben im Dokument Ihren Namen oder den Namen, die Adresse, die Telefonnummer und andere Kontaktinformationen des Unternehmens ein, und zwar auf der rechten Seite der Seite. Alternativ können Sie den Brief stattdessen auf den Firmenbriefkopf schreiben.
Überspringen Sie eine Zeile und geben Sie das Datum unter Ihren Informationen auf der rechten Seite an.
Geben Sie den Namen, die Adresse und ggf. die Kontonummer des Empfängers oder andere identifizierende Informationen auf der linken Seite der Seite ein, zwei Zeilen weiter als das Datum.
Adressieren Sie den Brief speziell an die Person, die ihn erhalten wird. Wenn Sie den Namen der Person nicht kennen, reicht es aus, "Sehr geehrte Damen und Herren" zu schreiben.
Nennen Sie den Grund für das Schreiben des Briefes im ersten Satz. Geben Sie an, ob Sie einen Lebenslauf, einen Geschäftsvorschlag, einen Bericht oder Informationen zu einem Produkt oder einer Dienstleistung senden.
Geben Sie im zweiten Absatz Hintergrundinformationen zum gesendeten Dokument an. Dies kann Datumsangaben beinhalten, bis zu denen der Leser mit den im Dokument enthaltenen Informationen umgehen muss, oder, wenn das Dokument mehrere Seiten umfasst, eine kurze Erläuterung der enthaltenen Seiten. Sie können den Leser auch an Gespräche oder Korrespondenz erinnern, die Sie bezüglich des Dokuments mit ihm hatten.
Vielen Dank an den Leser für ihre Zeit im letzten Absatz und bitten Sie sie, sich bei Fragen an Sie zu wenden.
Geben Sie unten auf der Seite Ihren Namen, Ihren Titel und Ihre Kontaktinformationen wie E-Mail-Adresse oder Telefonnummer ein. Handschriftliche Unterschrift über Ihrem Namen.
