Ein Projekt ohne einen durchdachten Arbeitsplan zu beginnen, ist wie ein Road Trip ohne Karte. Sie werden vielleicht irgendwann erreichen, wohin Sie gehen, aber Sie werden wahrscheinlich Energie und Ressourcen dafür brauchen, sich zu schlängeln, anstatt eine direkte Linie in Richtung Ihres Ziels zu zeichnen. Ein klarer und detaillierter Arbeitsplan löst nicht alle Probleme, die im Verlauf eines Projekts auftreten können. Es bietet jedoch die Möglichkeit, Ihre Gedanken zu ordnen, Ihre Optionen zu bewerten und potenziellen Schwierigkeiten vorzubeugen.
Diagrammrichtung
Ein Arbeitsplan ist eine praktische, zeitlich begrenzte Manifestation eines strategischen Gesamtplans. Der Umfang des Arbeitsplans ist eingeschränkter als der des strategischen Gesamtplans, der den Gesamtzweck und die Mission Ihrer Organisation definiert. Der Arbeitsplan bietet jedoch eine Perspektive für die alltäglichen Aufgaben und stellt sie in einen relativen Kontext zu den konkreten Zielen Ihrer Organisation während des spezifischen Zeitplans des Plans. Diese Klarheit kann ein allgemeines Sinngefühl vermitteln und die Zusammenarbeit im Hinblick auf gemeinsame Ziele fördern.
Benchmarks buchen
Der Nutzen Ihres Arbeitsplans bleibt während des gesamten Zeitraums erhalten, in dem er Meilensteine für die Bewertung des Fortschritts festlegt. Ein nützlicher Arbeitsplan definiert eine Reihe von kurzfristigen Zielen und liefert messbare Ziele für die Bewertung des Erfolgs. Messbare Ziele können eine gezielte Anzahl neuer Kunden oder klar abgegrenzte Phasen der Produktentwicklung sein, die innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens abgeschlossen werden müssen. Diese Ziele bieten laufend Feedback: Ein erfolgreiches Projekt erreicht zumeist seine kurzfristigen Ziele, während ein erfolgloses Unterfangen zu kurz kommt.
Hindernisse identifizieren
Ein relevanter und gut recherchierter Arbeitsplan erfüllt die wichtige Aufgabe, mögliche Schwierigkeiten aufzuzeigen und proaktiv Lösungen anzubieten. Die Erstellung des Arbeitsplans bietet die Möglichkeit, diese schwierigen Fragen zu beantworten, und ein fortlaufender Verweis auf den Plan kann diese Fragen im Vordergrund halten und Ihre Organisation dazu zwingen, sich mit ihnen zu befassen, anstatt in Selbstzufriedenheit zu verfallen. Wenn Ihre Organisation beispielsweise veraltete Technologien verwendet, kann es vorrangig sein, diese Systeme durch andere zu ersetzen, die in der Zukunft nützlich sein werden.
Verantwortlichkeit sicherstellen
Ein effektiver Arbeitsplan verdeutlicht die spezifischen Aufgaben und Ergebnisse, die jedes Teammitglied erfüllen muss, und ebnet den Weg für Verantwortlichkeit und erfolgreiche Zusammenarbeit. Durch die klare Abgrenzung der einzelnen Verantwortlichkeiten und ihrer Beziehung zu einem laufenden Projekt kann ein Arbeitsplan dazu beitragen, ein Gleichgewicht zwischen persönlichen und kollektiven Rollen herzustellen, die Kommunikation zu erleichtern und gemeinsame Problemlösungen zu erreichen. Umgekehrt können die in einem Arbeitsplan beschriebenen Verantwortlichkeiten einer Organisation dabei helfen, ihre Schwachstellen zu erkennen und anzugehen, insbesondere diejenigen, die die Benchmarks des Arbeitsplans nicht erfüllen.
