Eine Anrede ist die Begrüßung in einem Brief. So sprechen Sie den Empfänger an und legen den Ton für den restlichen Inhalt der Nachricht fest. In der heutigen Zeit wird die meiste Korrespondenz per E-Mail abgewickelt. Postpost wird jedoch in einigen Branchen und mit bestimmten Arten von Geschäftsdokumenten immer noch verwendet. In beiden Fällen ist es wichtig, die richtige Anrede zu verwenden, um dem Empfänger des Briefs Respekt zu zeigen und ihn zu Beginn der Kommunikation zu engagieren.
Tipps
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Die richtige Anrede für Geschäftsbriefe hängt vom Ton des Dokuments ab, sei es in gedruckter Form oder E-Mail und von der Art der übermittelten Nachricht.
So wählen Sie eine Geschäftsbriefbegrüßung aus
Die Entscheidung, welche Anrede in Ihrem Geschäftsbrief verwendet werden soll, hängt von mehreren Faktoren ab. Ermitteln Sie zunächst die Art der Angelegenheit, über die Sie sprechen. Benötigt es einen formellen Ton oder einen informellen? Die Bewerbung um eine Stelle in einem Unternehmen ist beispielsweise ein formeller Geschäftsvorgang und erfordert einen Geschäftsbrief mit einer formalen Anrede. Wenn Sie jedoch einen Kollegen per E-Mail darüber informieren, wann er sich zum Mittagessen treffen soll, ist keine formelle Anrede erforderlich. Um einen Kunden anzusprechen, mit dem Sie zuvor nicht gesprochen haben, ist möglicherweise ein formellerer Ton erforderlich als bei einem Partner, mit dem Sie regelmäßig Geschäfte tätigen.
Ein weiterer zu berücksichtigender Faktor bei der Entscheidung über die Anrede ist der Ton der gesamten Nachricht. Die Anrede ist der erste Teil des Geschäftsbriefs, den Ihr Empfänger liest. Er gibt also den Ton für die gesamte Nachricht an. Wählen Sie Ihre Anrede sorgfältig anhand des Tons aus, den Sie durchgehend vermitteln möchten. Außerdem hängt die Anrede, die Sie verwenden, davon ab, was Sie über den Empfänger wissen und nicht wissen. Ob Sie den Namen, das Geschlecht, den Beruf und die Zeugnisse der Person kennen, spielt bei der Auswahl der Anrede eine Rolle.
Berücksichtigung des Formats des Geschäftsbriefs
Die Anrede, die Sie verwenden, kann auch vom Format Ihres Schreibens abhängen. Wenn Sie beispielsweise Ihre Nachricht per Post oder E-Mail senden, kann dies die Art der Begrüßung beeinflussen. Darüber hinaus bestimmt der Brieftyp auch die von Ihnen verwendete Anrede. Beispielsweise kann ein mit der Post verschicktes Einführungsschreiben für Geschäftsvorschläge eine viel formellere Begrüßung enthalten als ein unternehmensweites Memo, das per E-Mail an eine interne Liste gesendet wird. Sie müssen außerdem prüfen, ob Sie Ihren Geschäftsbrief an eine Person oder an mehrere Personen senden, da dies die von Ihnen gewählte Begrüßung beeinflusst.
Empfänger des Geschäftsbriefes
Erkundigen Sie sich, an wen Sie die Nachricht senden, bevor Sie Ihren Geschäftsbrief beginnen. Wenn Sie an eine Person schreiben, ist es wichtig, dass Sie ihren vollständigen Namen mit der richtigen Schreibweise kennen. Wenn der Empfänger einen geschlechtsneutralen Namen wie Alex oder Pat hat, kann das Aufrufen der Organisation und das Ermitteln des Geschlechts die potenzielle Peinlichkeit in der Zukunft retten. Wenn Sie das Geschlecht der Person nicht kennen, können Sie den Artikel in Ihrer Begrüßung ablegen.
Wenn Ihr Geschäftsbrief auf eine Nachricht reagiert, die der Empfänger bereits gesendet hat, achten Sie darauf, wie er seinen Namen signiert hat. Wenn ihr voller Name Cassandra ist und sie ihren Brief "Cass" unterschrieben haben, neigen Sie möglicherweise dazu, sie als "Cass" anzusprechen. Dies hängt von der Art Ihrer Beziehung und dem von Ihnen verfassten Dokument ab. Kürzen Sie den Namen einer Person nicht, ohne zuvor dazu aufgefordert zu werden.
Verwendung geschlechtsspezifischer Titel
In einigen Fällen können Sie einen geschlechtsspezifischen Titel als Teil Ihrer Begrüßung verwenden. "Mr." wird für einen Mann verwendet und steht vor seinem Nachnamen - "Mr. Smith “zum Beispiel. Verwenden Sie für eine verheiratete Frau vor dem Nachnamen „Mrs.“. Für eine unverheiratete Frau können Sie "Miss" verwenden. Wenn Sie einer Frau schreiben, ohne ihren Familienstand zu kennen, können Sie "Ms." wie in "Ms. Smith" verwenden.
Bevor Sie sich für einen geschlechtsspezifischen Titel entscheiden, prüfen Sie, ob Ihre Sprache inklusiv ist. Manche Menschen identifizieren sich möglicherweise nicht als männlich oder weiblich oder als das entgegengesetzte Geschlecht. Wenn Sie die Situation nicht kennen oder sich nicht sicher sind, können Sie die geschlechtsspezifische Sprache in Ihrer Korrespondenz ganz weglassen.
Formelle Anreden
Die häufigste formale Anrede im Geschäft ist "Sehr geehrte Person". Sie können diese Anrede auf verschiedene Weise verwenden:
- Sehr geehrter Herr Smith
- Lieber John / Jane
- Sehr geehrte Frau / Frau Schmied
- Lieber John Smith
Wie Sie den Namen des Empfängers ansprechen, hängt von der Formalität des Geschäftsbriefs und Ihrer Beziehung zu ihm ab. "Sehr geehrte Person" kann sowohl in Print- als auch in E-Mail-Geschäftsbriefen verwendet werden, ebenso wie die Anrede "An". "Hallo" ist eine weitere formelle Anrede. Dies wird jedoch im Allgemeinen in E-Mails und nicht in Post-E-Mails verwendet.
Informelle Anreden
Weniger formale Begrüßungen können in Geschäftsumgebungen verwendet werden. Ob sie akzeptabel sind oder nicht, hängt jedoch von der Kultur der Organisation, dem Empfänger des Schreibens und der Art der Nachricht ab.
In Organisationen, in denen es keine formale Hierarchie gibt oder kleine Unternehmen, die nur eine Handvoll von Mitarbeitern haben, die sich gut kennen, besteht möglicherweise keine Notwendigkeit für formelle Anreden. Im Allgemeinen ist es in internen Korrespondenz mit Kollegen oder Partnern, die Sie kennen, die Verwendung von „Hallo John“ oder „Hey Jane“ zulässig, insbesondere wenn Sie über E-Mail kommunizieren.
Beachten Sie, dass es auch in einer informellen Unternehmenskultur möglich ist, dass eine formelle Anrede erforderlich ist, z. B. wenn Sie mit einem neuen Kunden oder Stakeholder sprechen oder sich auf eine Stelle bewerben.
Anreden für einen unbekannten Empfänger
Beim Schreiben eines Geschäftsbriefs kennen Sie den Namen des Empfängers manchmal nicht. Versuchen Sie in diesem Fall, die Organisation vorher anzurufen, um herauszufinden, wer Ihren Geschäftsbrief betrachtet, und richten Sie Ihre Notiz entsprechend an. Sie können auch die Website eines Unternehmens überprüfen, um herauszufinden, ob Sie diese Informationen herausfinden können. Wenn Sie den Namen des Empfängers nicht ermitteln können, können Sie Ihren Geschäftsbrief mit generischen Anreden ansprechen, z.
- Sehr geehrte Damen und Herren
- Wen es angeht
- Zum Einstellungsmanager
Anreden für mehrere Empfänger
Wenn Sie mit mehreren Empfängern Ihres Geschäftsbriefs arbeiten, passen Sie die Anrede an, um mehrere Namen hinzuzufügen, z. B. „Dear Jane und John“ oder „An Mr. und Mrs. Smith“. Wenn mehr als zwei Namen aufgeführt werden, können Sie dies tun verzichten Sie ganz auf die Namen und verwenden Sie eine allgemeine Begrüßung wie:
- Liebes Team
- Hallo zusammen
- Zur Personalabteilung
- Sehr geehrte Blue-Sky Corporation
Richtlinien für bestimmte Titel
Der Beruf oder die Ausbildung einer Person kann es erforderlich machen, dass Sie sie in der Begrüßung Ihrer Geschäftsansprache je nach der Formalität des Schreibens ansprechen. Im Allgemeinen gilt dies für Mitglieder des Klerus, Mediziner, Akademiker, Militärangehörige und gewählte Beamte.
Wenn Sie beispielsweise an jemanden mit einem medizinischen Abschluss schreiben, verwenden Sie vor dem Nachnamen „Dr.“, wie in „Dr. Smith. ”Wenn Sie an einen Professor, einen Richter, einen Rabbiner, einen Imam oder einen Pastor schreiben, schreiben Sie den vollständigen Titel vor seinem Nachnamen wie„ Lieber Pastor Smith “aus. Wenn Sie an Militärangehörige schreiben, ist es angebracht, ihren vollen Rang zu verwenden Nachname in der Begrüßung, wie in "Lieber Generalleutnant Smith" oder "Hallo Captain Smith".
Formatieren einer Anrede innerhalb eines Geschäftsbriefs
Wenn Sie Ihren Brief formatieren, können Sie nach der Begrüßung entweder einen Doppelpunkt oder ein Komma hinzufügen. Der Doppelpunkt ist die formellere Wahl, während das Komma für informelle Korrespondenz verwendet wird. Der erste Absatz Ihres Schreibens beginnt nach der Anrede in der nächsten Zeile, zum Beispiel:
Lieber John, Erster Paragraph
