Die Arbeitszeitnachweise der Mitarbeiter sind entscheidend für die Erfassung der fälligen Löhne, Rückstellungen für Abwesenheiten und Abwesenheiten von Mitarbeitern. Viele Arbeitgeber speichern die Zeit- und Abrechnungsaufzeichnungen ihrer Mitarbeiter als Backup für ihre Abrechnungsmethode. Historische Aufzeichnungen sind hilfreich, wenn Sie die Löhne, den Steuerabzug und die Lohnabzüge der Mitarbeiter überprüfen müssen. Bundesgesetze schreiben jedoch vor, wie lange Arbeitgeber einen Beschäftigungsnachweis führen müssen. Dies beinhaltet den Zeitraum, für den Arbeitgeber auch Zeitaufzeichnungen führen sollten. Nach Bundesgesetzen sollten Arbeitgeber Arbeitszeitnachweise mindestens zwei Jahre aufbewahren.
Beschäftigungsaufzeichnungen umfassen Informationen zu den Beschäftigungsaufträgen des Mitarbeiters, zur Leistung, zur Disziplin oder zu Korrekturmaßnahmen sowie zu Verträgen oder Vereinbarungen, beispielsweise Tarifverträgen oder Arbeitsverträgen. Informationen über die Entschädigung sind ebenfalls Teil der Aufzeichnungen eines Mitarbeiters sowie Zeitdatensätze, die im Allgemeinen persönliche Informationen enthalten, wie Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers, Lohnsatz, steuerbefreite oder nicht steuerbare Einstufung, Urlaub oder bezahlte Freistellungsrate und in einigen Fällen Überstunden oder unterschiedliche Vergütung.
Stundenzettel sind Beschäftigungssätze
Je nach den Aufzeichnungspraktiken eines Arbeitgebers sind Arbeitszeittabellen Bestandteil des Beschäftigungsdatensatzes oder werden gesondert als Abrechnungsdatensätze gespeichert. In beiden Fällen gelten Zeitnachweise und Arbeitszeitnachweise als Beschäftigungsnachweis und unterliegen daher bestimmten Gesetzen, die die Aufzeichnungspflichten des Arbeitgebers vorschreiben.
Gesetz über faire Arbeitsnormen
Arbeitgeber, die dem Fair Labor Standards Act unterliegen, müssen sich an die Mindestlöhne, Überstundenvergütungen, steuerbefreite und nicht steuerbefreite Einstufung und Buchführung in Bezug auf alles halten, was die Arbeitnehmerentgelte angeht. Der FLSA benötigt kein spezifisches Format für die Aufrechterhaltung der Arbeitszeitnachweise der Angestellten, die Agentur verlangt jedoch, dass die Arbeitgeber bestimmte detaillierte Informationen über die Arbeitszeit und das Entgelt für nicht befugte Angestellte aufbewahren.
Aufbewahrung von Aufzeichnungen
Die Aufbewahrung von Aufzeichnungen für Lohnlisten und Gewerkschaftsverträge beträgt drei Jahre. Für Arbeitszeitnachweise und Aufzeichnungen, die spezifische Informationen enthalten, z. B. Arbeitstage, Abzüge, Einbehaltungen und andere Angaben, sind zwei Jahre erforderlich. Best Practices für Humanressourcen würden wahrscheinlich die Aufrechterhaltung aller Aufzeichnungen über die Entlohnung und Entschädigung der Arbeitnehmer für drei Jahre empfehlen, da zwischen den Aufzeichnungen, die der Arbeitgeber zwei Jahre aufbewahren muss, und den Aufzeichnungen, die der Arbeitgeber drei Jahre aufbewahren muss, erhebliche Überschneidungen bestehen.
Es gibt unterschiedliche Anforderungen für die Arten von Aufzeichnungen, die der Arbeitgeber für freigestellte Arbeitnehmer führen sollte. Es liegt jedoch im besten Interesse des Arbeitgebers, Aufzeichnungen auf ähnliche Weise und für einen gleichen Zeitraum zu führen. Dies kommt den Arbeitgebern zugute, wenn Fragen im Zusammenhang mit Vergleichen zwischen freigestellten und nicht freigestellten Arbeitnehmern gestellt werden. Wenn Arbeitgeber Ausnahmeregelungen nach einem völlig anderen Verfahren als nichtexperimentierte Mitarbeiter aufbewahren, ist es schwierig, HR-Praktiken in Bezug auf die Steuerbefreiung von der Freistellung gegenüber der nichtexemptpflichtigen Vergütung zu rechtfertigen, wenn die Datensätze nicht über die gleiche Zeitdauer konsistent geführt werden.
EEOC-Aufbewahrungsregeln
Die Bundesregierung macht es Arbeitgebern leicht, zu klären, was und wie lange sie behalten müssen, indem sie ähnliche, übergreifende Aufzeichnungsvorschriften aufstellt. Die US-amerikanische Equal Employment Opportunity Commission setzt Antidiskriminierungsgesetze durch und verlangt als Teil ihrer Vollzugsbehörde, dass die Arbeitgeber die Lohnbuchhaltung und andere Beschäftigungsnachweise drei Jahre lang aufbewahren. In der Tat sagt das EEOC, dass Aufzeichnungen, die Teil eines Antrags nach dem Equal Pay Act werden könnten, mindestens drei Jahre aufbewahrt werden sollten. Beschäftigungsaufzeichnungen, einschließlich Zeitaufzeichnungen, die Teil einer offiziellen Anzeige wegen Diskriminierung sind, müssen bis zur endgültigen Auflösung aufbewahrt werden.
