Als Unternehmen müssen Sie bestimmte Arten von Unterlagen wie zum Beispiel Arbeitsunterlagen und Rechnungen aus geschäftlichen und rechtlichen Gründen aufbewahren. In einigen Fällen muss ein Händler auch Kopien von Kreditkartenbelegen für einen bestimmten Zeitraum bereithalten. Erfahren Sie, wann es sicher ist, diese Quittungen im geschäftlichen Verkehr abzuwerfen.
Kreditkartenbelege
Nachdem ein Kunde mit seiner Kreditkarte ein Produkt oder eine Dienstleistung von Ihrem Unternehmen erworben hat, müssen Sie ihm in der Regel einen gedruckten Beleg für die Unterlagen vorlegen - insbesondere bei einer persönlichen Transaktion. Die Quittung enthält den Betrag der Transaktion, den Genehmigungscode, den Namen des Kreditkarteninhabers und einen Ort für die Unterschrift des Kunden. Sie behalten auch eine Kopie des unterschriebenen Belegs für Ihre Unterlagen.
Warum sie behalten?
Wenn ein Fall auftritt, in dem der Kunde die Kreditkartengebühr von Ihrem Unternehmen bestreitet, sind Sie als Händler dafür verantwortlich, den Nachweis der Gültigkeit zu erbringen. Eines der ersten Elemente, das die Bank des Kunden anfordert, ist eine Kopie des Kreditkartenbelegs für die Transaktion. Der Vertragshändler muss auch die unterzeichnete Quittung sehen, um die Streitigkeit in Ihrem Namen zu untersuchen. Wenn die Streitigkeit des Kunden bewilligt wird, weil Sie keine Kopie des unterschriebenen Verkaufsbelegs vorlegen können, müssen Sie teure Rückerstattungsgebühren zahlen und außerdem den Verkaufsbetrag sowie das von Ihnen verkaufte Produkt oder die Dienstleistung verlieren.
Wann zu werfen
Aufgrund der Möglichkeit von Streitigkeiten von Kunden ist es nicht ratsam, einen Kaufbeleg für eine Kreditkarte herauszuwerfen, nur weil die Transaktion Ihr Händlerkonto gelöscht hat - selbst wenn Sie das Geld bereits aus dem Verkauf erhalten haben. Banken geben Kunden in der Regel etwa 60 Tage Zeit, um eine Gebühr gemäß dem Fair Credit Billing Act zu bestreiten. Es ist eine sichere Sache, den Kreditkartenbeleg mindestens drei Monate lang aufzubewahren. Wenn Sie die Verkaufsbelege speziell aus Gründen der Ertragsteuermeldung benötigen, bewahren Sie sie mindestens sechs Jahre lang auf.
Speichern von Quittungen
Wenn Sie diese Verkaufsbelege aufbewahren müssen, bewahren Sie sie an einem sicheren, gesperrten Ort auf, da sie vertrauliche Kundeninformationen enthalten. Bewahren Sie diese sensiblen Daten außerhalb der Reichweite von nicht autorisierten Mitarbeitern und Dritten auf, um Probleme mit Kreditkartenbetrug oder Diebstahl zu vermeiden. Ihr Händlerservicevertrag enthält möglicherweise spezielle Regeln für die Verwaltung und Speicherung vertraulicher Kreditkartendaten für Kunden gemäß den Richtlinien des Payment Security-Standards der Payment Card Industry. PCI DSS ist eine Organisation, die Richtlinien zur Verwaltung von Kreditkartendaten von Kunden bereitstellt.
