Alle Besprechungen oder Projekte sind erfolgreicher, wenn Aufgaben während der Besprechung zugewiesen und außerhalb der Besprechung abgeschlossen werden. Durch das Befolgen einer einfachen Formel von 3W (Was, Wer und Wann) für Besprechungsaktionen werden die Chancen erhöht, dass produktive Arbeit außerhalb der Besprechungszeit und -pünktlichkeit ausgeführt wird. Durch die richtige Zuweisung von Aktionen können die mit dem Durchführen verbundenen Probleme reduziert werden. Eine gute Handlungsaufgabe hilft dabei, gute Ideen und Lösungen für Probleme zu testen und Entscheidungen, die während des Meetings getroffen wurden, umzusetzen.
Artikel, die Sie benötigen
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Papier oder Markierungsbrett
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Stift- oder Trockenlöschmarkierungen
Überprüfen Sie vor Abschluss der Besprechung alle während der Besprechung identifizierten Aktionen und stellen Sie fest, ob auch zusätzliche Aufgaben erforderlich sind. Beginnen Sie mit WAS die Aktionen sind. Fragen Sie die Gruppe "Was müssen wir tun, um großartige Projektergebnisse zu erzielen?" Dies hilft der Gruppe zu verstehen, was zu tun ist und warum dies für das Projekt oder das Team wichtig ist. Verwenden Sie bei der Formulierung des Aktionselements unbedingt Aktionsverben, und machen Sie sich bereit, ein paar Details dazu anzugeben, was tatsächlich erforderlich ist, um die Aktion als abgeschlossen zu betrachten.
Wechseln Sie dann zu WHO, um jede Aktion auszuführen, indem Sie die Gruppe fragen: "Wer sind die besten Leute, um diese Aktionen durchzuführen?" Jede Aktion muss jemandem gegeben werden, sonst wird sie nicht erledigt. This Who ist ein Team oder Projektmitglied, das sich verpflichtet, für alle Aktivitäten, die zur Durchführung der zugewiesenen Aktion erforderlich sind, verantwortlich und verantwortlich zu sein. Die Aktion kann der am besten qualifizierten Person oder einem Sub-Team zugewiesen werden, oder jemand in der Besprechung kann freiwillig die Aktion ausführen. Wenn die Aktion einer Person außerhalb der Besprechung zugewiesen wird, sollte eine Person in der Besprechung dafür verantwortlich sein, die zugewiesene Aktion der Person zu erläutern, die nicht in der Besprechung ist.
Machen Sie den WHEN-Abschnitt, bevor Sie die Aktionen abbrechen und zur Sitzung gehen. Fragen Sie die Gruppe "Wann sind diese Maßnahmen fällig, damit wir unsere Projekte rechtzeitig abschließen können?" Das Fälligkeitsdatum für jede Aktion sollte ein tatsächliches Kalendertermin sein, an dem die Aktion abgeschlossen sein muss, damit das Team oder das Projekt ihre Arbeit ausführen kann. Dies sollte niemals leer bleiben oder so schnell wie möglich geschrieben werden, da das Datum sicherstellt, dass jemand dafür verantwortlich ist, dass die Aktion rechtzeitig ausgeführt wird. Durch die Zuweisung eines Datums kann die Person, die die Aktion ausführt, die neue Aufgabe mit ihrer anderen Arbeit einplanen und feststellen, ob ein gültiger Grund dafür vorliegt, dass die Aktion möglicherweise nicht bis zum gewünschten Datum der Gruppe abgeschlossen ist, bevor sie dies auch ist spät.
Platzieren Sie nach dem Meeting die 3W-Aktionen in den Meetingaufzeichnungen und verteilen Sie sie an alle, die an dem Meeting teilgenommen haben oder eine Aktion erhalten haben. Dies dokumentiert alle Handlungen und wer verantwortlich ist sowie wann die Handlungen fällig sind.
Tipps
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Wenn eine Nachbesprechung stattfinden soll, wenn die Erinnerung für diese Besprechung verschickt wird, sind alle bis zu diesem Datum fälligen Aktionen sowie die üblichen Besprechungsdetails zu berücksichtigen.
