Als Arbeitgeber müssen Sie die Bundes- und Bundesgesetze kennen, die die Art der Informationen festlegen, die in den Personalakten gespeichert werden sollen. Einige der erforderlichen Personaldokumente umfassen persönliche Kontaktinformationen für den Mitarbeiter, Arbeitsstatus, Informationen zur Abrechnung und Informationen zur Leistung.
Beschäftigungsinformationen
Beschäftigungsinformationen in einer Personalakte werden in der Regel in Form des Arbeitsantrags oder neuer Mietpapiere geliefert. Die Akte kann auch eine Kopie des Beschäftigungsangebotschreibens enthalten, die an den Mitarbeiter gesendet wird, und eine unterzeichnete Empfangsbestätigung des Angestellten, in der bestätigt wird, dass er eine Kopie des Mitarbeiterhandbuchs des Unternehmens erhalten hat. Während die Personalakte eines Angestellten ein Geburtsdatum für die Zwecke der Leistungen enthalten muss, ist es illegal, diese Informationen zu erhalten, um zu bestimmen, ob die Person eingestellt werden soll oder nicht.
Arbeitsstatus
Der Arbeitsstatus ist die rechtliche Dokumentation, die belegt, dass der Mitarbeiter in den USA arbeiten kann. Zum Nachweis des Arbeitsstatus muss eine Personalakte des Mitarbeiters eine Kopie der Sozialversicherungskarte des Mitarbeiters enthalten. Wenn der Angestellte kein Bürger der Vereinigten Staaten ist, sollten ein ausgefülltes I-9-Formular (der einem W-4-Formular gleichgestellte Nicht-US-Bürger), eine Kopie des Passes des Angestellten und eine Kopie des Arbeitsvisums des Angestellten beigefügt werden in der Personalakte des Mitarbeiters.
Lohn-und Gehaltsabrechnung
Ein weiterer Hauptbestandteil einer Personalakte betrifft die Abrechnung. Ein Arbeitgeber muss ein aktuelles W-4-Steuerformular auf Bundesebene unterhalten. Neben dem W-4-Formular kann eine Personalakte auch Arbeitszeittabellen für die Lohnperioden enthalten, in denen der Mitarbeiter arbeitet. Wenn der Arbeitnehmer gesetzlich aus seinem Lohn gesichertes Geld erhalten hat, muss auch die gerichtliche Anordnung oder Kopie der Vereinbarung in der Personalakte stehen.
Leistungsinformationen
Leistungsbeurteilungen sind ein weiterer wesentlicher Bestandteil einer Mitarbeiterakte. Diese können Kopien der beruflichen Ziele des Mitarbeiters und Leistungsbeurteilungen enthalten, die vom Vorgesetzten oder Manager des Mitarbeiters verfasst wurden. Gegebenenfalls enthält die Personalakte auch etwaige Verweise oder Warnungen, die der Mitarbeiter während seiner Zeit beim Unternehmen erhält.
Staatliche Steuerinformationen
Wenn der Staat, in dem Sie Ihr Unternehmen betreiben, staatliche Steuern hat, müssen Sie ein W-4-Formular für Quellensteuern hinterlegen. Ähnlich wie das W-4-Steuerformular des Bundes sollte das Landesformular auf dem neuesten Stand gehalten und in der Personalakte des Mitarbeiters als Sicherungssatz für die ordnungsgemäßen Abzüge vom Gehaltsscheck des Arbeitnehmers und für den Fall einer Prüfung durch den IRS oder das Internet geführt werden staatliche Steuerbehörde.
