Vertragsangebote sind ein wesentlicher Bestandteil des Verfahrens zur Vergabe von privaten oder öffentlichen Aufträgen an qualifizierte Unternehmen. Unternehmen, Agenturen und Einzelpersonen bewerben die von ihnen benötigten Projekte, indem sie die Anforderungen veröffentlichen und den Prozess für die Ausschreibung öffnen. Bauunternehmer, die die Arbeitsanforderungen erfüllen können, legen Vertragsangebote vor, in denen dargelegt wird, wie und zu welchem Preis das Projekt abgeschlossen werden soll. Nach Ablauf der Gebotsfrist wird der Auftrag an den niedrigsten Bieter vergeben. Vertragsangebote können eine breite Palette von Dienstleistungen abdecken, darunter Bauarbeiten, Verkäufer, Elektro-, Sanitär- und öffentliche Projekte. Die größten Sektoren für Vertragsangebote befinden sich in Bundes-, Landes- und Kommunalverwaltungen, in denen Vertragsgebote normalerweise gesetzlich vorgeschrieben sind.
Funktion
Die Aufgabe eines Vertragsangebots besteht darin, einen fairen Vertragsvergabeverfahren bereitzustellen. Vertragsgebote geben jedem Unternehmen, das die Anforderungen des Unternehmens oder der Agentur, die den Vertrag anbietet, gerecht werden kann, die Möglichkeit, den Job zu landen, ohne sich um Parteilichkeit oder unlautere Wettbewerbspraktiken kümmern zu müssen. Bei Vertragsangeboten kann auch jemand, der einen Auftragnehmer sucht, die Aufgabe zum niedrigsten Preis erledigen. Dies fördert den Wettbewerb, der für eine offene Marktwirtschaft unerlässlich ist. Bei Staats- und Bundesaufträgen hilft das Verfahren, die Auftragsvergabe im Blickpunkt der Öffentlichkeit zu halten und Steuergelder zu sparen.
Typen
Die Vertragsangebote sollen die Anforderungen der drei Grundtypen von Angebotsvorschlägen erfüllen. Einige Vertragsangebote sind versiegelt und andere stehen zur Überarbeitung zur Verfügung. Die drei Arten von Vertragsgeboten sind: Ausschreibungen (IFP) sind auch als versiegelte Angebote bekannt und werden im Allgemeinen von Unternehmen oder Agenturen verwendet, die Zulieferer oder Bauleistungen suchen. Der IFP-Vorschlag enthält die Vertragsspezifikationen, und die Bieter müssen diese Anforderungen erfüllen, um in Betracht zu kommen. Diese Arten von Vertragsgeboten werden sofort nach Einreichung versiegelt und können während oder nach dem Ausschreibungsverfahren nicht geändert werden. Aufgrund fehlender Verhandlungen ist dies eine äußerst wettbewerbsfähige Form des Vertragsangebots, bei der der Vertragsinhaber den gesamten Prozess streng kontrolliert. Die Angebotsanfrage (Request for Quote, RFQ) ähnelt einem IFP, bei dem die Vertragsspezifikationen im Angebot ausführlich beschrieben sind. Bei einer Angebotsanfrage dürfen sich Vertragsbieter jedoch mit dem Unternehmen oder der Agentur treffen, bevor sie ein Angebot unterbreiten, um Fragen zu stellen oder verschiedene Fragen zu erörtern. Diese Angebote können nach ihrer Übermittlung manchmal überarbeitet und geändert werden. Request for Proposal (RFP) ist ein Vertragsangebot, das normalerweise für einen spezialisierten Service verwendet wird, bei dem ein Vertragsinhaber nur schwer einen bestimmten Dollarbetrag schätzen kann. Das Unternehmen oder die Agentur, die den Vertrag anbietet, vermittelt einen Überblick über die Dienstleistungen, die es in seinem ursprünglichen Angebot sucht. Vertragsbieter müssen in der Regel an Vorbesprechungen teilnehmen, bei denen die Vertragsanforderungen besprochen und näher definiert werden. Der Bieter gibt ein Gebot ab, das die Spezifikationen für das Projekt enthält und den Dollarbetrag festlegt. RFP-Vertragsangebote können während des Vertragsvorgangs und nach Auftragsvergabe häufig neu ausgehandelt werden.
Zeitrahmen
Die meisten Ausschreibungsverfahren für Aufträge umfassen einen Zeitrahmen, der einige Wochen bis einige Monate dauern kann. Das übliche Ausschreibungsverfahren läuft wie folgt ab: 1. Der Angebotsvorschlag wird öffentlich ausgeschrieben, in der Regel entweder in Zeitungen oder auf einer Website. Vorschläge können für eine Woche oder bis zu einem Monat beworben werden. Der Vorschlag enthält die Kontraktspezifikationen und enthält Anweisungen, wie Sie ein Angebotspaket erhalten. 2. Unternehmen legen ihre Angebotsvorschläge vor. Manchmal ist eine Pre-Bid-Konferenz erforderlich, bei der sich beide Parteien treffen und die Vertragsdetails besprechen können. 3. Die Gebote werden zu einem vorher festgelegten Datum geöffnet. Sie werden gelesen und das Angebot, das den Angebotsanforderungen zum niedrigsten Preis am nächsten kommt, erhält den Zuschlag. Der gewinnende Bieter wird dann in der Regel durch ein Zuschlagsschreiben benachrichtigt.
Überlegungen
Es gibt viele wichtige Dinge, die bei der Erstellung eines Kontaktgebots zu beachten sind. Zu berücksichtigen ist zunächst, wie das Unternehmensprofil des Bieters zu den Bedürfnissen des potenziellen Kunden passt. Zum Beispiel berücksichtigen die meisten Bundes- und Landesbehörden Angebote von Unternehmen, die sich im Besitz von Frauen oder Minderheiten befinden, anderen Bietern. Sie berücksichtigen auch Unternehmen mit einer großen Anzahl von Minderheiten sowie Unternehmen aus geografischen Regionen, die als wirtschaftliche Entwicklungszonen ausgewiesen wurden. Weitere Punkte, die bei der Abgabe eines Angebots zu berücksichtigen sind, sind unter anderem: Ausrüstung, die möglicherweise gekauft werden muss oder der Wert für die Abwertung der Ausrüstung, Zahlungspläne, Lohnkosten, Lohn- und Gehaltskosten, Steuern und Sozialleistungen, Gemeinkosten, Bindungskosten und Gewinn Spanne. Fast alle Vertragsgebotspakete müssen diese Artikel enthalten, normalerweise in einem Einzelgebotsblatt. Ein anderes Formular, das in den meisten Vertragsangeboten enthalten ist, ist eine zusätzliche Arbeits- und Änderungszuordnung. In diesem Formular muss der Bieter überlegen, was passiert, wenn zur Fertigstellung des Projekts zusätzliche Arbeit erforderlich ist, die im ursprünglichen Vorschlag nicht detailliert beschrieben wurde. Der Bieter muss einen Plan erstellen, der eine grobe Schätzung der Kosten und der Zeit liefert, falls ein solches Ereignis eintritt oder wenn kurzfristig Änderungen erforderlich sind.
Warnung
In den meisten Vertragsgebotsituationen erhält der niedrigste Bieter den Zuschlag. Wenn er jedoch zum ersten Mal in den Ausschreibungsprozess eintritt, machen viele Bieter den Fehler, ein Vertragsangebot zu unterbieten. Dies kann dazu führen, dass das Unternehmen Geld verliert oder die Projektanforderungen nicht erfüllen kann. Die Bieter müssen sorgfältig abwägen, wie viel der Auftrag in Bezug auf Arbeitskräfte und Lieferungen kostet, während sie dennoch eine Gewinnspanne berücksichtigen. Eine Möglichkeit, Unterbieten zu vermeiden, besteht darin, zu ermitteln, wie viel andere Unternehmen verlangen, um ähnliche Dienstleistungen zu erbringen. Bei Regierungsaufträgen müssen Agenturen frühere Verträge veröffentlichen, sodass Unternehmen sehen können, wie viel andere Unternehmen auf ähnliche Verträge geboten haben.
