Mit so vielen Richtlinienaussagen, wie es Organisationen gibt, die diese abgeben, verdeutlichen diese Aussagen die Absicht, beschreiben die Mittel, mit denen ein Unternehmen die Richtlinien verwaltet, und definieren deren Einzelheiten. Richtlinienerklärungen dienen dazu, eine Organisation vor Missverständnissen zu schützen, die zu nicht autorisiertem Verhalten oder Gerichtsverfahren führen können. Jede Richtlinienanweisung sollte ihren Zweck, Terminologiedefinitionen, die Anweisung selbst und die Schritte zur Implementierung enthalten.
Politikzweck
Der erste Teil einer Grundsatzerklärung gibt den Zweck an. Eine Organisation kann viele Richtlinienaussagen haben. In der Personalabteilung könnte beispielsweise eine Grundsatzerklärung die Haltung des Unternehmens zur angemessenen Kleidung betreffen, da das Unternehmen seinen Kunden ein bestimmtes Image vermitteln möchte. In einer weiteren Erklärung zur Personalpolitik werden möglicherweise die Reiserichtlinien für Mitarbeiter des Unternehmens detailliert beschrieben. Es kann enthalten, wofür das Unternehmen bezahlt und was nicht. Im gleichen Unternehmen kann eine Erklärung der Marketingabteilung die Unternehmensrichtlinien für die Bestellung von Grafik und Fotografie beschreiben.
Terminologie definiert
Der zweite Teil einer Grundsatzerklärung enthält Definitionen von Schlüsselwörtern oder Interpretationen der Terminologie in der Richtlinie. Danach kann die Richtlinie eine Liste der Personen enthalten, auf die sich die Richtlinie bezieht, der Person innerhalb des Unternehmens, die für die Überwachung der Einhaltung der Richtlinie verantwortlich ist und wie und an wen Beschwerden im Falle von Unstimmigkeiten gerichtet werden können. Bei internen Unternehmensrichtlinien finden Sie häufig die Verfahren oder die Schritte zum Verwalten der Richtlinie, die dem dritten Teil der Richtlinie folgen.
Die Grundsatzerklärung
Der dritte Teil einer Grundsatzerklärung beschreibt die gesamte Richtlinie, wie das Unternehmen sie anwendet, wer oder was von den Bestimmungen der Grundsatzerklärung ausgenommen ist, wie Missverständnisse und Verstöße beseitigt werden sollen und wie lange die Richtlinie noch besteht bewirken. Durch die Verwendung von Richtlinienerklärungen in einem Mitarbeiterhandbuch kann ein Unternehmen beispielsweise Verwirrung unter seinen Mitarbeitern vermeiden, indem es genau beschreibt, was in bestimmten Situationen von den Mitarbeitern erwartet wird.
Politische Funktionen
Richtlinienanweisungen fungieren auch als Gatekeeper. Wenn eine Person beispielsweise ihr Büro orange lackieren möchte, kann der Vorgesetzte durch eine Richtlinienerklärung, die die Farben des Firmenlogos als Standardfarben für das Büro definiert, eine unangenehme Konfrontation vermeiden, indem er einfach eine Kopie der Richtlinienerklärung übergibt, die dies definiert. Klare Grundsatzerklärungen können das Risiko von Konflikten verringern und die Möglichkeit einer unfairen selektiven Anwendung von Regeln beseitigen.
Politische Verfahren
Neben den Mitarbeiterhandbüchern der Unternehmen können einzelne Abteilungen eigene Richtlinienerklärungen enthalten, die die Einhaltung von Regeln oder gesetzlichen Anforderungen widerspiegeln. In Buchhaltungsabteilungen von Unternehmen, die Aktien verkaufen, muss sich die Buchhaltungsabteilung bei der Erstellung von Abschlüssen zur öffentlichen Überprüfung an die allgemein anerkannten, von der Regierung festgelegten Rechnungslegungsgrundsätze halten. Eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass das Buchhaltungspersonal diese Regeln und Gesetze einhält, besteht aus einer Reihe von Richtlinienanweisungen, in denen dargestellt wird, wie die Abteilung diese Regeln einhält.
