Eine Zusammenfassung ist in der Regel eine einseitige Übersicht über ein längeres Memo, einen Geschäftsplan, eine Pressemitteilung, eine rechtliche Vereinbarung oder ein wichtiges Dokument. Die Kurzzusammenfassung sollte das Warum, Was und Wie des Themas auf kurze Art und Weise für eine viel beschäftigte Führungskraft vermitteln, die keine Zeit hat, sich mit Einzelheiten auseinanderzusetzen. Sie müssen davon ausgehen, dass der Leser zwar an dem Thema interessiert ist und die umfassenderen Konzepte versteht, sich aber nicht mit den Details auskennt. In der Regel sollte der Leser nach dem Lesen der Zusammenfassung in der Lage sein, sich intelligent mit dem Thema zu unterhalten.
Beschreiben Sie im ersten Absatz deutlich, was passiert ist und warum es passiert ist. Der Leser einer Kurzzusammenfassung wird wahrscheinlich ein vielbeschäftigter Manager sein, der sich mit einer Vielzahl von Problemen befasst und zu jeder Zeit mit mehreren Projekten jongliert. Sie müssen daher die Grundlagen formulieren und den Leser neu ausrichten, bevor Sie sich näher mit den Details beschäftigen. Zum Beispiel könnte bei der Eröffnung der Zusammenfassung Folgendes stehen: "Dieser Bericht enthält Einzelheiten zu der am 21. Mai unterzeichneten Lieferantenvereinbarung zur Festlegung von Preisen und Lieferplänen für die Reifen, die von Tyres Inc. für das kommende Jahr zu erwerben sind." Diese Öffnung wird dem Leser helfen, sich daran zu erinnern, dass eine Vereinbarung für die Reifenzubereitung fällig war und als eine schnelle mentale Aufwärmübung dient.
Führen Sie alle wichtigen Punkte der Vereinbarung auf, idealerweise in unterschiedlichen Aufzählungspunkten. Stichpunkte sind einfacher zu lesen und zu absorbieren, da sie ein komplexes Problem in leicht verdauliche Bits zerlegen. Die Aufzählungspunkte sollten die Grundlagen der Vereinbarung und nicht Ausnahmen, besondere Klauseln oder technische Details vermitteln. Die Führungskraft, die nicht jeden Tag mit Reifen zu tun hat, möchte vielleicht wissen, dass Tires Inc. zugestimmt hat, Reifenbestellungen innerhalb von 25 Kalendertagen zu erfüllen, muss aber nicht wissen, dass bei einer Bestellung von mehr als 50.000 Reifen diese Vorlaufzeit erhöht wird bis 30 Tage oder für Reifen mit einem Durchmesser von mehr als 19 Zoll gelten besondere Regeln. Wenn Sie einfach hinzufügen, dass große Bestellungen und bestimmte Reifengrößen spezielle Klauseln enthalten, genügt dies. Beachten Sie, dass der Leser immer auf die vollständige rechtliche Vereinbarung Bezug nehmen kann.
Erklären Sie, warum die rechtliche Vereinbarung wichtig ist. Da der Leser wahrscheinlich kein Experte auf diesem Gebiet sein wird, wird er sich darauf verlassen, dass Sie die Bedeutung dieser Vereinbarung erklären. War der Preis ungewöhnlich vorteilhaft, die Vorlaufzeit besonders kurz oder die Strafen sehr steil, wenn die Aufträge nicht rechtzeitig erfüllt werden? Erläutern Sie die Stärken und, wenn überhaupt, die Schwächen der Vereinbarung. Wenn Sie die treibende Kraft hinter der Vereinbarung waren, ist dies auch ein angemessener und möglicherweise der einzige Zeitpunkt, um die Errungenschaften für Ihre Leistungen geltend zu machen.
Beenden Sie die Zusammenfassung, indem Sie die nächsten Schritte auflisten. Die Unterzeichnung der Vereinbarung kann zusätzliche Maßnahmen erforderlich machen, z. B. die Genehmigung durch den Hauptsitz, oder die Vereinbarung selbst ist unvollständig, einschließlich einer Klausel, die besagt, dass Lieferpläne für Lkw-Reifen nicht unter dieses Rechtsdokument fallen und eine zusätzliche Vereinbarung erforderlich ist in naher Zukunft für sie unterzeichnet. Diese "vorausschauende" Projektion wird die Zusammenfassung zu einem logischen Schluss führen und dem Leser ein gutes Gefühl dafür vermitteln, was als nächstes zu erwarten ist. Damit wird die Bühne für die nächste voraussichtliche nächste Zusammenfassung geschaffen.
