Die Finanzpolitik und -verfahren der Kirchen sind seit langem umstritten. Die Kirchen sollten sich an strenge Richtlinien und Verfahren halten, um den Mitarbeitern und der Gemeinde zu versichern, dass ihre Spenden ordnungsgemäß abgewickelt werden, insbesondere beim Check-Writing. Bei der Festlegung von Richtlinien sollten kirchliche Satzungen und Verfassung auf bestehende Richtlinien geprüft werden. Viele Kirchen verlangen, dass Ergänzungen der Kirchenpolitik von Mitgliedern eines bestimmten Alters gewählt werden.
Richtlinien
Überprüfen Sie die Schreibrichtlinien, die auch Barauszahlungsrichtlinien genannt werden, sollten Zweifel in den Köpfen Ihrer Mitarbeiter ausgeräumt werden. Das Girokonto der Kirche sollte zu jeder Zeit ein Mindestguthaben aufweisen. Zu den Policen könnte gehören, dass der Finanzsekretär an einem bestimmten Wochentag Schreibprüfungen durchführt, die vom Sekretär und einem ausgewählten Offizier zu unterzeichnen sind.
Schecks über einen festgelegten Betrag, beispielsweise 1.000 USD, sollten drei Unterschriften oder eine Genehmigung durch eine bestimmte Person erfordern. Wenn eine Person eine Erstattung beantragt, muss der Antrag mit einer Quittung und Unterschrift des Genehmigenden eingereicht werden. Wenn Kreditkarten erforderlich sind, sollten alle Kreditkarten am Monatsende bezahlt werden, um etwaige Finanzierungskosten zu vermeiden. Alle Ausgaben für Reisen und Business Entertainment sollten klare Richtlinien enthalten. Das kirchliche Finanzamt sollte alle angebotenen Bankrabatte für eine vorzeitige oder vollständige Zahlung nutzen.
Verfahren
Richtlinien sind "was" ein Unternehmen tut, Verfahren sind "wie". Investieren Sie in ein nicht gewinnorientiertes Buchhaltungssystem. Viele Systeme stehen speziell für Kirchen und ihre Bedürfnisse zur Verfügung. Zu den Verfahren sollten zwei Unterzeichner dazu verpflichtet werden, alle Überprüfungen durchzuführen, um die Verantwortlichkeit festzustellen.
Ein Mitarbeiter kann die Lohnabrechnung ausführen und ein anderer kann es genehmigen. Der Finanzvorstand sollte alle Hauptbuchberichte (eine detaillierte Transaktionsliste) wöchentlich oder alle zwei Wochen prüfen. Abhängig von der Art und Weise, in der Ihre Kirche eingerichtet ist, sollten Sie Ihrem Diakonats- oder Ältestenrat monatlich detaillierte Einnahmen- und Ausgabenberichte vorlegen. Entweder der CFO oder ein Diakon sollte den Kontoauszug mit Ihrem Buchhaltungsprogramm abgleichen.
Probleme
Modellieren Sie die Richtlinien und Verfahren einer Kirche möglichst nach den Richtlinien und Verfahren von gewinnorientierten Unternehmen. Während Gehälter und Leistungen vertraulich sein müssen, sollten mehrere Vorstandsmitglieder entscheiden, wie der Pfarrer und das Personal bezahlt werden. Schecks sollten niemals für "Inhaber" oder "Bargeld" geschrieben werden. Schecks sollten niemals vor der Vorbereitung unterschrieben werden. Bei Problemen oder Bedenken sollten Sie sich an einen Wirtschaftsprüfer wenden.
