Viele gemeinnützige Organisationen und Bildungsorganisationen benötigen philanthropische Unterstützung, um ihre Operationen aufrechtzuerhalten. Ein Fundraising-Bankett ist eine der besten Möglichkeiten, um Geld für Kunstprogramme, Schulen, Krankenhäuser, Interessengruppen und andere zu sammeln. Diese Ereignisse können in der Planung und Organisation kompliziert erscheinen. Beginnen Sie mit einer guten Checkliste, erstellen Sie einen Kalender und bitten Sie die Freiwilligen um Hilfe. Beginnen Sie einige Monate vor dem Banketttermin und buchen Sie Ihren Standort, Ihr Catering, Ihr Talent und Ihre Unterhaltung frühzeitig.
Planen Sie die Veranstaltung und erwerben Sie ein Planungsbuch oder ein Notizbuch (http://society6.com/notebooks?utm_source=SFGHG&utm_medium=referral&utm_campaign=2389) ausschließlich für die Veranstaltung. Verwalten Sie einen Ordner für Aufzeichnungen, Kontakte, Visitenkarten, Quittungen, Freiwilligenlisten, Buchungen, Menüs und alle Details, die vor, während und nach der Veranstaltung angezeigt werden. Holen Sie sich so früh wie möglich einen Helfer, beispielsweise einen freiwilligen Koordinator, und beginnen Sie, Aufgaben zu delegieren.
Event einplanen Sobald Sie die maximale Personenzahl des Veranstaltungsortes kennen, berechnen Sie die Kosten, die pro Person für Mahlzeiten, Getränke, Geschenktüten und andere Gegenstände auf der Liste zugeteilt werden. Geben Sie die Kosten für jeden Eintrag in der Checkliste an, z. B. Ausrüstung, Personalkosten, Mieten, Servicegebühren, Trinkgelder usw. Die Ticketpreise und die eingeworbenen Mittel decken diese Kosten, aber der anfängliche Aufwand umfasst eine Anzahl von Einzahlungen und Vorabkosten.
Suchen und sichern Sie eine Einrichtung für das Bankett. Dies kann ein großes Hotel sein, ein großes Restaurant, das private Feiern, ein Bed & Breakfast oder ein historisches Herrenhaus empfängt. Sie müssen die maximale Kapazität kennen, um Einladungen für Gäste nicht zu überdehnen oder mehr Tickets zu verkaufen, als der Raum dies zulässt. Die meisten Qualitätsbetriebe verfügen über Personal, das bei der Planung hilft, sowie Catering und andere Dienstleistungen im Haus.
Buchen Sie Ihren Zeremonienmeister (MC). Erkundigen Sie sich bei lokalen Talentagenturen. Wenn Sie einen "Namensakt" oder einen Promi buchen möchten, müssen Sie weit vor dem voraussichtlichen Datum beginnen, da einige sehr viel Zeit haben. Kontaktieren Sie Agenten und Manager für Unterhaltung und buchen Sie alle Talente.
Bestellen Sie Einladungen, Tickets, Programme und andere Drucksachen, z. B. Broschüren der Organisation, für die Mittel gesammelt werden. Wenn Sie eine Auktion durchführen möchten, erhalten Sie Gegenstände, die gespendet werden. Ein Team von Freiwilligen kann mit dieser Verantwortung umgehen. Stille Auktionen brauchen keinen Auktionator, aber eine Gebotsauktion. Entscheiden Sie, ob Ihr MC dies tun wird oder ob Sie einen separaten Spezialisten benötigen. Maileinladungen an die Spenderliste der Organisation. Vergewissern Sie sich, dass die Veranstaltung semi-formal ist. Geben Sie alles an, was Gäste über Datum, Uhrzeit, Ort und besondere Gäste oder Unterhaltung wissen müssen. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Auktion bewerben.
Bewerben Sie die Veranstaltung mit Newslettern, Online-Werbung, lokalen Zeitungen und Radiosendern, die öffentliche Werbeanzeigen für gemeinnützige Organisationen tragen. Lokale Fernsehsender verfügen möglicherweise auch über einen Veranstaltungskalender, und lokale Nachrichtensendungen führen möglicherweise ein kurzes Interview oder einen Plug-in für die Veranstaltung. Halten Sie alle Details bereit.
Sprechen Sie mit dem Chef des Veranstaltungsortes oder stellen Sie sich außerhalb der Gastronomie auf. Entscheiden Sie sich, ob Sie ein Buffet oder ein komplettes Service-Menü wünschen. Sagen Sie ihm Ihr Budget und die erwarteten Personenzahl. Dies kann abgeschlossen werden, je näher Sie kommen, aber es ist immer besser, sich auf mehr Menschen einzustellen, als Sie erwarten, als die tatsächlichen Bedürfnisse zu erfüllen.
Bleiben Sie in regelmäßigem Kontakt mit Freiwilligen, Mitarbeitern und allen Mitarbeitern, die an der Veranstaltung arbeiten. Weisen Sie jeder Prominenten- oder Unterhaltungsgruppe einen speziellen Assistenten zu, der während der Veranstaltung bei allem hilft. Treffen Sie sich rechtzeitig mit allen Freiwilligen, um sicherzustellen, dass sie wissen, wie sie sich kleiden, was zu tun ist, wo sie sich wann aufhalten sollen usw.
Kommen Sie früher am Tag zum Veranstaltungsort, um den Raum zu dekorieren und einzurichten. Wenn Sie gehen, um sich vorzubereiten, kehren Sie mit viel Zeit zurück, um besondere Gäste, Promis und Unterhaltung zu treffen und sie dahin zu führen, wo sie sitzen, arbeiten oder hinter den Kulissen warten. Wenn Sie eine Live-Band haben, werden sie früh erscheinen und Soundchecks durchführen. Beaufsichtigen Sie, dass die letzten Details zusammenkommen, und genießen Sie die Veranstaltung. Vergewissern Sie sich danach, dass alles gereinigt ist und das gesamte Personal oder das Schlüsselpersonal bezahlt wird. Sammeln Sie Spendenumschläge und geben Sie die entsprechende Person, die die Organisation vertritt.
