Mitarbeiter des Rechnungswesens erledigen viel Papierkram und ohne ein Ablagesystem kann das Büro schnell zum Chaos werden. Es ist üblich, dass Buchhaltungsabteilungen über viele Aktenschränke verfügen, einschließlich gesperrter, um die Gehaltsabrechnung und andere vertrauliche Informationen zu schützen. Der Zugang zu Finanzakten und -daten sollte begrenzt sein - Büros sollten sich nicht in öffentlichen Räumen befinden. Die Implementierung eines Ablagesystems in der Buchhaltung ist mit bestimmten Herausforderungen verbunden, kann jedoch erfolgreich durchgeführt werden und erhöht die Effizienz der Abteilung.
Richten Sie zwei Arten von Dateien ein. Ein Aktenschrank oder eine Schublade ist für die täglichen Akten vorgesehen, die normalerweise nach Jahresende aufbewahrt werden. Diese Dateien enthalten den Großteil Ihrer Ausgaben und Erträge. Der zweite Dateityp bezieht sich auf das Speichern von permanenten oder langfristigen Elementen, auf die im Laufe der Zeit zugegriffen werden muss. Beispiele wären Dateien für Richtlinien und Verfahren, Verträge, Anlagevermögen, Versicherungspolicen und andere Unterlagen, die nach Jahresende nicht mehr weggezogen werden können.
Dateidokumentation nach Typ. Aufwendungen werden getrennt von der Personalabrechnung und anderen Bereichen der Buchhaltung erfasst. Mischen Sie nicht und passen Sie nicht zusammen. Wenn bestimmte Transaktionen, wie z. B. Ausgaben und Anlagevermögen, zu mehreren Bereichen gehören, kopieren Sie die Dokumente und legen Sie die Dokumentation in beide Dateien. Ausgaben können in alphabetischer Reihenfolge nach Herstellernamen eingereicht werden, während Anlagen für festes Anlagegebiet nach Kaufdatum klassifiziert werden können. Abhängig von Ihrem Geschäft wird die Einkommenssicherung nach Eingangsdatum oder Einzahlungsdatum hinterlegt, um die Bankabstimmung später zu erleichtern.
Verwenden Sie unterschiedliche Farben für Ihre Dateien. Sie können beispielsweise alle Ihre Ausgaben in roten Ordnern, Einnahmen in Grün und Verträge in gelben Ordnern ablegen. Wenn Sie auf der Suche nach einem Einkommen sind, entscheiden Sie sich für die grünen Ordner, um Zeit und Energie zu sparen. Wenn eine rote Datei herumliegt, können Sie sie ohne Probleme oder Verzögerungen in den richtigen Aktenschrank verschieben. Farbabstimmung erleichtert die Ablage.
Tipps
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Erstellen Sie eine heiße Datei, in der Sie Elemente ablegen, die Ihre sofortige Aufmerksamkeit erfordern, und bewahren Sie diese auf Ihrem Schreibtisch auf.
