Laut Business Dictionary ist ein Dokumentenverwaltungssystem ein „elektronisches System zur Organisation und Verwaltung von Dokumenten. Diese Dokumente sind in der Regel mit Software organisiert, die dem Benutzer die Möglichkeit bietet, auf die Dokumente zuzugreifen, sie zu ändern und zentral zu speichern. “Unternehmen verwenden diese Systeme häufig, um historische Papierdokumente in elektronische Dateien umzuwandeln, um sie leichter zu finden und den Speicherplatz zu reduzieren. Die meisten Unternehmen erstellen eine Art Schreibarbeit, die mit ihren Betrieben zusammenhängt. Die Suche nach der besten Methode zur Verwaltung dieser Dokumente kann den internen Workflow des Unternehmens verbessern.
Überprüfen Sie die eingehenden Punkte für Geschäftsdokumente. Unternehmer und Manager sollten entscheiden, wie Dokumente in ihr Unternehmen gelangen, und entscheiden, wie sie am besten elektronisch erfasst werden.
Implementieren Sie Software, um Informationen elektronisch zu erfassen. Unternehmen können externe Parteien (z. B. Anbieter, Lieferanten oder ähnliche Gruppen) auffordern, Informationen elektronisch per E-Mail oder über Websites zu senden. Auf diese Weise können Unternehmen die Informationen direkt in ein Dokumentenverwaltungssystem laden.
Fordern Sie die Mitarbeiter auf, Papierdokumente in ein elektronisches Ablagesystem einzulesen. Nachdem ein Mitarbeiter seine Aufgabe erledigt hat, müssen die Manager möglicherweise alle relevanten Informationen in den Computer- oder Server-Speicher des Unternehmens einlesen. Der Mitarbeiter kann dann das Original zerkleinern, um sensible Informationen zu entsorgen.
Richten Sie ein Dokumentensuchsystem ein. Die Möglichkeit, gespeicherte Dokumente schnell zu finden, kann den Zeitaufwand für die Suche nach historischen Informationen eines Mitarbeiters verringern. Unternehmen sollten ein standardisiertes elektronisches Ablagesystem einrichten, über das Einzelpersonen später Informationen speichern und finden können.
Tipps
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Unternehmen können sich entscheiden, ihr Dokumentenverwaltungssystem auszulagern. Unternehmen können sich auf das Speichern von Informationen spezialisieren, sodass ein Unternehmen keinen ausreichenden physischen Speicherplatz für Dokumente benötigt.
Warnung
Elektronische Dokumentenverwaltungssysteme bieten zwar viele Vorteile für ein Unternehmen, sie können jedoch auch Nachteile haben. Unternehmen müssen in der Lage sein, elektronische Informationen vor Missbrauch oder Betrug zu schützen, während die Informationen gesichert werden, um einen Computer- oder Serverausfall zu verhindern.
