Obwohl viele Menschen Meetings als Zeitverschwendung betrachten, sind sie ein effizienter Weg, um Informationen auszutauschen, den Fortschritt eines großen Projekts zu verfolgen und die Kommunikation zwischen Mitgliedern eines Teams zu verbessern. Es ist wichtig, dass alle Beteiligten an dem Meeting teilnehmen und pünktlich ankommen, um unnötige Verzögerungen zu vermeiden. Um die Beteiligten rechtzeitig aufzufordern, sollten Sie ein paar Tage vor dem geplanten Termin eine Erinnerung an das bevorstehende Meeting senden.
Senden Sie ein paar Tage vor dem Meeting eine E-Mail an alle Meeting-Teilnehmer.
Geben Sie im Feld "An" der E-Mail-Vorlage die E-Mail-Adressen aller Personen ein, an denen erwartet wird, und beginnen Sie dann mit dem Erstellen Ihrer Nachricht.
Fügen Sie wichtige Details wie Datum, Uhrzeit und Ort hinzu. Sie können auch eine Agenda beifügen, falls vorhanden. Dies hilft den Teilnehmern, sich auf das Meeting vorzubereiten.
Wenn an dem Meeting nur wenige Personen teilnehmen, können Sie es vorziehen, eine SMS an alle zu senden. Dadurch werden die Teilnehmer der geplanten Besprechung benachrichtigt und die Details direkt an ihr Mobiltelefon gesendet. Auf diese Weise können Sie auf Knopfdruck Details wie Zeit und Ort der Besprechung abrufen, egal wo sie sich befinden. (Vergewissern Sie sich, dass Sie die richtige Telefonnummer von jedem haben. Nachrichten, die versehentlich an ein Festnetz gesendet werden, werden nicht empfangen.)
