Wenn es für Ihr Unternehmen erforderlich ist, den Überblick über wichtige Details eines Kunden bis hin zu scheinbar geringfügigen Problemen zu behalten, ist es für Sie von Vorteil, ein Memo in eine Datei zu schreiben. Dies kann Ihnen im Geschäftsalltag helfen.Wenn beispielsweise eine Person aus dem Büro Ihres Kunden anruft oder Ihnen eine E-Mail sendet, in der Sie aufgefordert werden, eine Änderung am Plan vorzunehmen, schreiben Sie ein Memo in die Datei, falls ein anderer Teilnehmer später Ihre Aktionen in Frage stellt. Memos zu archivieren sind unerlässlich für rechtliche, medizinische oder andere hochsensible Dateien, die später auch vor Gericht verwendet werden können.
Öffnen Sie Microsoft Word. Klicken Sie im Menü "Datei" auf "Neu". Der "Neuer Dokument-Aufgabenbereich" wird auf der rechten Seite geöffnet.
Klicken Sie auf "Am Arbeitsplatz" im Abschnitt "Vorlagen". Das Dialogfeld "Vorlagen" wird geöffnet. Klicken Sie auf die Registerkarte "Memos". Klicken Sie auf "Memo-Assistent" und anschließend auf "OK". Der "Memo-Assistent" wird gestartet.
Weiter klicken." Wählen Sie unter "Welchen Stil möchten Sie" "Professionell" aus und klicken Sie erneut auf "Weiter". Wählen Sie unter "Möchten Sie einen Titel einfügen" "Ja" und geben Sie "Memo to File" ein. Weiter klicken."
Wählen Sie "Datum", "Von" und "Betreff" unter "Welche Elemente möchten Sie einschließen" und geben Sie die Informationen für jedes Element ein. Das Datum sollte das Datum des Vorfalls sein, z. B. ein Anruf oder eine E-Mail. Es sollte aus Ihrem Namen oder dem Namen Ihres Vorgesetzten stammen, und der Betreff sollte eine kurze Beschreibung des Vorfalls enthalten, z. B. "Ortswechsel".
Weiter klicken." Wählen Sie im Bereich "An" die Option "Datei". Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen "CC". Klicken Sie erneut auf "Weiter". Fügen Sie alle Abschlusselemente hinzu und klicken Sie auf "Weiter" und dann auf "Fertig stellen". Geben Sie Ihre Notizen im unteren Bereich des Memo-Formulars ein.
Drucken Sie das Memo aus und legen Sie es in der Datei des Kunden ab. Speichern Sie auch eine elektronische Kopie, wenn dies in Ihrem Unternehmen vorgeschrieben ist.
Tipps
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Schreiben Sie Ihr Memo so schnell wie möglich nach dem Vorfall oder Gespräch. Dies hilft Ihnen dabei, sich Details genauer zu merken.
Warnung
Geben Sie niemals etwas abfälliges in eine Notiz ein, die nicht faktenbasiert ist. Festzustellen, dass Frau Smith wütend schien, ist angemessen. Zu schreiben, dass Frau Smith immer eine abscheuliche Einstellung hat, ist es nicht.
