Google Text & Tabellen ist ein leistungsfähiges Werkzeug zum Teilen von Dateien, das Unternehmen zur Veröffentlichung von Arbeitsplänen verwenden können. Sie können dies erreichen, indem Sie den Zeitplan direkt in Google Docs erstellen. Wenn Sie regelmäßig einen Arbeitszeitplan für Mitarbeiter veröffentlichen, verhindern Sie Fehlkommunikationen, die dazu führen könnten, dass Schichten von Mitarbeitern aufgedeckt werden, die nicht gewusst haben, dass sie zur Arbeit geplant waren.
Verwenden Sie Zeitplanvorlagen für freie Arbeit
Google Text & Tabellen unterhält eine riesige Bibliothek an kostenlosen und einsatzbereiten Vorlagen. Um auf eine Vorlage zuzugreifen, öffnen Sie ein neues Google Docs-Dokument und suchen Sie dann nach Vorlagen mit den Worten "Arbeitszeitplan". Die meisten Arbeitszeitpläne der Mitarbeiter verwenden ein Woche-zu-Woche-Format, da die Arbeitgeber wöchentlich veröffentlichen. Wenn keine Vorlage die Zeitplananforderungen erfüllt, erstellen Sie in einem anderen Programm einen benutzerdefinierten Zeitplan.
Erstellen Sie einen benutzerdefinierten Zeitplan
Wie Google Text & Tabellen enthält auch Google Sheets Vorlagen, die Manager anpassen können. Diese finden Sie in Sheets unter dem Menü Template Gallery. Wählen Sie einfach Zeitplan aus der Liste aus und passen Sie dann die Felder an, indem Sie Vorlagedaten durch Termindaten und Mitarbeiternamen ersetzen. Löschen Sie nicht benötigte Zeilen und Spalten.
Erstellen Sie einen neuen Zeitplan, indem Sie eine neue Datei öffnen. Klicken Sie auf der Hauptseite auf Neue Tabelle starten und benennen Sie das Dokument mithilfe der Kopfzeile als "Wochenplan" oder einen anderen gewünschten Namen. Verwenden Sie die erste Zeile, um die Daten festzulegen, die der Zeitplan abdeckt.
Erstellen Sie anschließend ein Diagramm, in dem die horizontalen Spaltenüberschriften die Wochentage und die Zeilen die Schichtzeiten auflisten. Geben Sie die Namen der Mitarbeiter in die entsprechenden Schichtboxen ein. Speichern Sie die Datei unter einem geeigneten Dateinamen in Google Docs.
Mitarbeiterrechte verwalten
Arbeitgeber möchten, dass Mitarbeiter den Zeitplan lesen und möglicherweise eine Datei herunterladen, um sie auf PCs oder Geräten zu speichern. Mitarbeiter dürfen den Zeitplan jedoch nicht bearbeiten. Mit Google Docs können Mitarbeiter standardmäßig für sie freigegebene Dateien lesen und herunterladen.
Teilen Sie Dateien, indem Sie auf das Symbol mit der Silhouette einer Person und dem Pluszeichen "Share" klicken. Geben Sie die E-Mail-Adressen der Mitarbeiter ein, mit denen Sie die Datei teilen möchten. Überprüfen Sie die Berechtigungen, bevor Sie den E-Mail-Link senden, um sicherzustellen, dass das Dokument schreibgeschützt ist.
Wählen Sie für Berechtigungen "kann anzeigen" statt "kann bearbeiten". Wählen Sie dann die Schaltfläche "Freigeben" aus, um den Zeitplan für Mitarbeiter zu veröffentlichen. Die Mitarbeiter erhalten eine E-Mail mit der Benachrichtigung, dass ein neuer Zeitplan veröffentlicht wurde. Die E-Mail enthält einen Link zum Zeitplan.
Regelmäßige Termine festlegen
Wenn Sie eine Vorlage des Zeitplans beibehalten, wird die wöchentliche Planung einfacher. Legen Sie einen Standardtag und eine Standardzeit für die Veröffentlichung des Zeitplans fest, und teilen Sie ihn mit allen Mitarbeitern gleichzeitig per E-Mail.
Benennen Sie die Zeitplandateien auf eine leicht zu findende Weise, z. B. "Jan. 15 Schichtplan". Dies verringert die Verwirrung und ermöglicht es den Mitarbeitern, Terminabweichungen oder Probleme schnell zu erkennen. Erstellen Sie Unternehmensrichtlinien, in denen die Mitarbeiter aufgefordert werden, den gewünschten Hinweis für Änderungen des Zeitplans bereitzustellen.
