Eine Verfahrenserklärung fasst den Zweck, den Umfang und die vorgeschriebene Art und Weise zusammen, um eine festgelegte Richtlinie einzuhalten oder eine Arbeitseinheit abzuschließen. Wie von der Strenge und Komplexität der Schrittfolge gefordert, kann eine Prozeduranweisung von einem Satz bis zu mehreren Abschnitten oder Absätzen reichen.
Da es sich bei einer Verfahrenserklärung um eine Zusammenfassung von Informationen handelt, die sich auf die Durchführung eines Verfahrens beziehen, sollte es erst geschrieben werden, nachdem das Verfahren abgeschlossen ist.
Verfahrensumfang und -komplexität bestimmen
Abgeschlossenes Verfahren überprüfen; Gewährleistung der inhaltlichen Richtigkeit und Vollständigkeit.
Identifizieren Sie alle Abteilungsmitarbeiter, die für die Durchführung des Verfahrens verantwortlich sind.
Identifizieren Sie alle Abteilungsmitarbeiter, die für die Verfahrensüberwachung und -durchsetzung zuständig sind.
Identifizieren Sie alle Exponate - Bilder, Diagramme, Formulare, Computerbildschirme, Berichte usw. -, die im Verfahren verwendet werden.
Identifizieren Sie alle ungewöhnlichen oder speziellen Begriffe, die im Verfahren verwendet werden.
Identifizieren Sie die primären Ziele und Ergebnisse des Verfahrens.
Entwurf einer Verfahrenserklärung
Prozedur identifizieren; Geben Sie einen Namen oder Titel ein, der auf den Inhalt oder die Verwendung der Prozedur hinweist (z. B. "Behandlung von Kundenbeschwerden").
Beschreiben Sie den Zweck und die beabsichtigte Zielgruppe und geben Sie die für die Leistung verantwortlichen Jobtitel an.
Beispiel: Dieses Verfahren enthält Anweisungen für Vertreter und Vorgesetzte der Kundendienstabteilung, um Kundenbeschwerden mithilfe des MS-CRM-Systems aufzuzeichnen, zu verfolgen und zu lösen.
ZWECK Die Einrichtung und Kommunikation von Kundendienstmitarbeitern und Aufsichtsbehörden zur Erfassung, Verfolgung und Lösung von Kundenbeschwerden mithilfe des MS-CRM-Systems.
Liste nach Namen und in der Reihenfolge des Auftretens jedes Exponats, das im Verfahren gefunden wurde. Zum Beispiel:
AUSSTELLUNGEN: Abbildung 1: MS-CRM-Anmeldebildschirm Abbildung 2: MS-CRM-Reklamationsprotokoll-Bildschirm Abbildung 3: MS-CRM-Reklamationsverlaufsbericht
Listen Sie alphabetisch auf und definieren Sie jeden im Verfahren gefundenen eindeutigen oder speziellen Begriff. Zum Beispiel:
GLOSSAR-Beauftragter: Vertreter der Rechtsabteilung, dem die Beschwerde zugewiesen wurde. CCID: Eindeutige neunstellige Nummer zur Identifizierung von Kundenbeschwerden. EXT: Code, der die Rückgabefrist für den Artikel verlängert.
Liste der Beschäftigten, die die Prozedur betreffen oder von der Prozedur betroffen sind, einschließlich der ausgeführten Funktion, in alphabetischer Reihenfolge nach Berufsbezeichnung. Zum Beispiel:
ROLLEN & VERANTWORTUNG 1. Kundendienstleiter: Entwicklung, Wartung und Genehmigung von Aufsichtspersonen. 2. Kundendienstmitarbeiter: Führt Jobfunktionen nur gemäß dem Verfahren aus. 3. Kundendienst-Supervisor: verteilt das Verfahren; überwacht die Durchsetzung und Schulung.
Tipps
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Verwenden Sie einen aktiven Sprachschreibstil, um Wordiness zu beseitigen. Zum Beispiel, anstatt zu schreiben "Der Zweck dieser Prozedur ist zu beschreiben …" oder "Diese Prozedur soll beschreiben …", "Schreiben Sie" Diese Prozedur beschreibt … ".
Warnung
Eine Standardvorlage für Prozeduranweisungen sollte bereits vorhanden sein. Wenn nicht, sollte man entwickelt werden, um sicherzustellen, dass alle Prozeduraussagen dasselbe Aussehen und Verhalten haben.
