Die Verwaltung eines Kassenfonds beläuft sich auf 90 Prozent. Die restlichen 10 Prozent kontrollieren, wer Zugang zu den Geldern hat. Unabhängig davon, in welcher Art von Unternehmen Sie tätig sind, und unabhängig davon, wofür Sie Ihr kleines Bargeld einsetzen, befolgen Sie diese beiden Prinzipien zusammen mit einigen einfachen Budgetierungsverfahren, um Ihr Bargeld ausgleichen zu können.
Nachweis aller Einkäufe
Wenn Sie einen kleinen Kassenfonds betreiben, müssen Sie zunächst ein effizientes und funktionales Buchführungssystem einrichten. Sie sollten Quittungen und Rechnungen für jede einzelne Transaktion erhalten, bei der Bargeld verwendet wird, und Kopien davon erstellen. Dies stellt sicher, dass Sie zwei separate Dateien haben, falls Sie eine Quittung verlieren. Legen Sie Ihre Quittungen nicht einfach in einen Ordner, sondern legen Sie sie chronologisch ab und überlegen Sie, die Quittungen für jeden Monat in separaten Ordnern abzulegen.
Stellen Sie akzeptable Verwendungen für Portokasse her
Verwenden Sie kein unbedeutendes Bargeld. Sie sollten über spezifische Richtlinien verfügen, für die Sie das Bargeld verwenden können und für die Sie nicht können. Zum Beispiel wäre der Kauf von Alkohol mit Geldern in der Regel eine inakzeptable Verwendung, selbst wenn der Alkohol für ein von Unternehmen gesponsertes soziales Ereignis war. Um sich selbst und alle anderen Personen, die Zugang zum Geld haben, zu schützen, sollten Sie Regeln über akzeptable Kosten haben.
Kontrollieren Sie den Zugriff
Halten Sie Ihren kleinen Bargeldfonds immer verschlossen. Sie können es in einer Schublade, einem Schrank oder einem Tresor aufbewahren. Vermeiden Sie jedoch, es in tragbaren Schachteln oder anderen Aufbewahrungsbehältern zu lagern, die leicht verschoben oder weggetragen werden können. Geben Sie nicht mehr als ein paar Leuten Schlüssel oder Kombinationen aus. Im Idealfall sollten Sie nur ein oder zwei Personen einen Schlüssel geben, und alle anderen sollten diese Schlüsselinhaber um Bargeld bitten.
Führen Sie regelmäßige Überprüfungen durch
Führen Sie regelmäßige Überprüfungen durch, um sicherzustellen, dass Ihre Portokasse ordnungsgemäß verwendet wird. Wirksame Prüfungen werden nicht angekündigt, und der Zweck besteht darin, die Aufzeichnungen, Buchhaltungsverfahren und die Kontrolle Ihres Bargeldfonds nach dem Zufallsprinzip zu überprüfen. Ohne Prüfungen können kleine Portfolios zu Missbrauch oder schlechtem Management neigen. Am einfachsten führen Sie ein Audit durch, wenn Sie einen Manager haben, der nicht alle paar Wochen Zugang zum Bargeld-Check-In des Fonds hat.
