Records Management ist ein Muss für Unternehmen, gemeinnützige Organisationen, Regierungsbehörden, Sozialbehörden, Medizin, Handel, Finanzen, Schulen, Hochschulen und Universitäten und alle anderen Arten von Entitäten, die Informationen generieren, die für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Einzelne Haushalte müssen auch ein gutes Records Management betreiben. Records Management ist außerdem ein systematischer, organisierter, geplanter und kontrollierter Prozess der Verwaltung oder Verfolgung des Lebenszyklus von Datensätzen. Eine Aufzeichnung kann ein materielles Papierobjekt sein oder in digitaler oder elektronischer Form. Aufzeichnungen zu finanziellen, medizinischen, informativen, formalen Dokumenten, Amtsunterlagen, Gehaltsabrechnungen, Regierungsformularen und E-Mails können unter Hunderten von anderen Aufzeichnungen geführt werden. Records Management behandelt die drei Phasen des Lebenszyklus von Datensätzen: Erstellung oder Empfang eines Datensatzes; die Aufrechterhaltung, sichere Aufbewahrung, Abfrage oder allgemeine Verwendung eines Datensatzes; die Entsorgung eines Datensatzes.
Erstellung von Datensätzen
Das Erstellen oder Erhalten von Datensätzen erzeugt den Bedarf für die Datensatzverwaltung. Sei es ein Stellengesuch, eine Rechnung oder ein Bestandskontrollbericht: Nachdem der Datensatz erstellt wurde, müssen alle anderen Vorgänge oder Verwaltungsfunktionen für diesen Datensatz verwendet werden. Eine Funktion des Datensatzverwaltungsprozesses besteht darin, den Fluss des Datensatzes zu bestimmen, nachdem er erstellt oder empfangen wurde. Wer muss die Aufzeichnung einsehen? Wohin geht der Datensatz, nachdem jeder den Datensatz angesehen oder bearbeitet hat (z. B. Aufzeichnung einer Zahlung auf Rechnung)? Wer ist für die sichere Aufbewahrung des Datensatzes verantwortlich? Alle diese Fragen müssen gut kommuniziert werden.
Aufzeichnungen pflegen
Das Verwalten des Datensatzes umfasst die Entwicklung von Vorgängen zum Speichern des Datensatzes. Beim Speichern von Datensätzen müssen einige Überlegungen angestellt werden, einschließlich der Bereitstellung des Datensatzes für den Abruf durch diejenigen, die auf die Informationen verweisen müssen oder Zugriff auf die persönliche Natur des Datensatzes haben. Die andere Seite der Bereitstellung des Datensatzes ist die Angabe, wer keinen Zugriff auf den Datensatz haben kann. Wenn sich der Datensatz nicht mehr im Speicher befindet, ist es für ein gutes Datensatzmanagement unerlässlich, über ein System zu verfügen, mit dem ermittelt werden kann, wer den Datensatz besitzt, wo er den Datensatz hat und wann er den Datensatz zurückgeben möchte. Die Sicherstellung der ordnungsgemäßen Rückgabe des Datensatzes ist ebenfalls ein wichtiger Bestandteil des Records-Management-Systems. Die sichere Aufbewahrung von Aufzeichnungen kann die Aufbewahrung digitaler Kopien jeder Aufzeichnung außerhalb des Betriebs in einem anderen Büro oder in einem Bankschließfach beinhalten. Die Aufzeichnungen sollten an einem trockenen, kühlen Ort aufbewahrt werden, um Schäden an Papier oder elektronischen Kopien zu vermeiden. Archivierungsprozesse sind Teil der Wartungsphase der Datensatzverwaltung. Die Feststellung, wann ein Datensatz archiviert werden kann, ist Teil der Datensatzverwaltung. Zu dieser Funktion gehört auch das Auswählen, wo die Datensätze archiviert werden und wie lange die Datensätze archiviert werden. Einige Aufzeichnungen wie historische Aufzeichnungen können lebenslang und manchmal außerhalb des Unternehmens aufbewahrt werden. Für Städte, Bundesländer und Townships müssen historische Aufzeichnungen möglicherweise auf unbestimmte Zeit gespeichert werden.
Datensätze entsorgen
Das Entsorgen von Datensätzen im richtigen Zeitrahmen ist kritisch. Das Entsorgen der meisten Datensätze sollte durch Schreddern abgeschlossen werden. Zu den Überlegungen für die Entsorgung gehört die Bestimmung, wie lange der Datensatz gespeichert werden muss. Der Zeitraum für das Führen von Aufzeichnungen hängt von der Art der Aufzeichnungen ab. Die Aufbewahrung von Aufzeichnungen wird zum Teil durch staatliche Vorschriften wie Steuerdatensätze, andere durch Banken für das Kreditmanagement und andere durch gesetzliche Richtlinien wie Gründungspapiere vorgeschrieben. Dazu gehört auch das Bestimmen, wie Datensätze entsorgt werden, z. B. durch Schreddern innerhalb des Unternehmens oder Anstellen eines externen Unternehmens zum Schreddern, und das Entwickeln eines Verfolgungssystems für die Entsorgung kann ebenfalls hilfreich sein. Auflistung, welche Datensätze nach Kategorie entsorgt wurden, wie sie entsorgt wurden und wo sich ein langfristiges Datensatzmanagement vorteilhaft auswirken kann. Darüber hinaus kann die Implementierung eines Abzeichnungsmechanismus für die Datensatzbeseitigung sicherstellen, dass jeder, der wissen muss, Bescheid weiß, bevor Datensätze zerstört werden.
Weitere Überlegungen zum Records Management
Mehrere andere Optionen für ein Datensatzverwaltungssystem umfassen das Dokumentieren und Kommunizieren der mit der gesamten Datensatzverwaltung verbundenen Richtlinien und Verfahren, das Entwickeln und Implementieren von Kontrollmechanismen und -verfahren für jede Phase des Datensatzmanagements sowie die einfache und einfache Kommunikation und Verwaltung der Datensatzverwaltungssysteme managen.
Ressourcen für das Lernen von Datensatzmanagement
Es gibt Hunderte von Ressourcen, um ein effektives Datensatzmanagement zu erlernen. Technische Schulen, Hochschulen und Universitäten, Online-Schulungen und Nachschlagewerke gibt es in der örtlichen Buchhandlung oder im College-Buchladen, die bei der Entwicklung eines effektiven und gesetzeskonformen Records-Management-Systems helfen können. Informieren Sie sich auch immer über die örtlichen, staatlichen und bundesstaatlichen Vorschriften bezüglich spezifischer Regeln für die Datensatzverwaltung.
