Unabhängig davon, ob Sie ein kleines Unternehmen oder ein großes Unternehmen haben, ist es wichtig, die im Laufe des Geschäfts erstellten Dokumente ordnungsgemäß zu speichern und zu verwalten. Dies kann alles von digitalen Dateien und Steuererklärungen bis hin zu Verträgen und Projektberichten sein. Hier setzt das Dokumenten- und Datensatzmanagement an. Hauptziele sind die Verarbeitung aufgezeichneter Informationen, die Verbesserung allgemeiner Arbeitsprozesse und das schnellere Abrufen von Daten. Es gibt verschiedene Arten von Datensatzverwaltungssystemen, von denen jedes unterschiedliche Merkmale aufweist.
Was ist ein Records Management System?
Fehlende geschäftliche Quittungen oder Rechnungen, falsch eingereichte Dokumente und beschädigte Dateien sind allgemeine Beschwerden von Geschäftsinhabern. Zwischen 2005 und 2018 wurden in den USA mehr als 22 Millionen Datensätze als Folge von Datenverletzungen veröffentlicht. Darüber hinaus verbringen Mitarbeiter die Hälfte ihrer Zeit damit, nach Informationen zu suchen, die sich auf die Aktivitäten ihres Unternehmens beziehen. Mehr als 26 Prozent sagen, dass das Datenmanagement in ihren Organisationen etwas chaotisch ist.
Große und kleine Unternehmen müssen ihre Unterlagen für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren. So sollten Bank- und Kreditkartenabrechnungen mindestens sieben Jahre lang an einem sicheren Ort aufbewahrt werden. Dasselbe gilt für Dokumente zur Vorbereitung der Steuererklärung. Kontoauszüge, stornierte Schecks und Gehaltsabrechnungen müssen mindestens ein Jahr aufbewahrt werden.
Was ist, wenn diese Dokumente verloren gehen oder beschädigt werden? Stellen Sie sich vor, Sie würden Ihren Computer einschalten, um festzustellen, dass er gehackt wurde. Wenn Ihr Bürogebäude in Brand gerät, könnten alle Ihre Dateien für immer verloren gehen. Sicher, Sie können Kopien immer an einem anderen Ort aufbewahren, dies würde jedoch mehr Platz und höhere Kosten verursachen.
Ein Records Management System, auch als RMS-System bezeichnet, kann alles sehr viel einfacher machen. Diese Art von Software ermöglicht das Speichern, Auffinden und Verwenden von offiziellen Unterlagen als Nachweis für Transaktionen, Zahlungen und andere Geschäftsvorgänge. Die neuesten Dokument- und Datensatzverwaltungsprogramme verfügen über erweiterte Funktionen wie Suchwerkzeuge, Scanfunktionen, Aufbewahrungs- und Klassifizierungswerkzeuge, Compliance-Verfolgungsfunktionen und vieles mehr.
Das Records Management stellt nicht nur sicher, dass Ihre Dateien jederzeit verfügbar sind, sondern auch den Workflow und die Produktivität in Ihrem Unternehmen verbessern können. Mitarbeiter können Daten schnell abrufen, Informationen verarbeiten, den Besitzer der einzelnen Datensätze identifizieren und redundante Daten entfernen.
Cloud-basierte Records Management-Software
Mit einem Cloud-basierten Records Management-System haben Sie alle Ihre Dokumente an einem Ort. Diese digitale Speicherlösung fungiert als Lager für die Dateien in Ihrem Unternehmen, sodass Sie jederzeit und überall darauf zugreifen können. Dies ist besonders nützlich für Unternehmen mit Remote-Teams sowie für Unternehmen mit mehreren Standorten.
Diese Art von RMS-Software schützt Ihre Dateien und macht zusätzliche Programme zur Durchführung von Routinesicherungen überflüssig. Darüber hinaus können Benutzer anderen Teammitgliedern bestimmte Dateien zuweisen und Benachrichtigungen in Echtzeit senden, anstatt E-Mails hin und her zu senden. Da die Daten auf den Servern des Hosts gespeichert sind, sind sie weniger anfällig für Cyberangriffe.
Enterprise Records Management-Software
Große Organisationen entscheiden sich in der Regel für Enterprise-Records-Management-Software. Diese Programme verfügen über erweiterte Funktionen und können große Datenmengen speichern, organisieren und verarbeiten. Mit einem Enterprise-RMS-System können Sie physische und digitale Datensätze einfacher verwalten, Status und Speicherort jeder Datei verfolgen und Ihre Daten von Altsystemen auf die neueste Software übertragen.
Um optimale Ergebnisse zu erzielen, wählen Sie ein Programm mit sicheren Benutzerzugriffskontrollen, Echtzeit-Datenindizierung und Mechanismen zur Entsorgung. Mit einem zuverlässigen RMS-System für Unternehmen können Sie Datensätze anhalten, Volltextsuchen durchführen und physische und digitale Datensätze in jedem Format aus beliebigen Quellen importieren. Diese Funktionen können Ihre Geschäftsabläufe rationalisieren und zu besseren Entscheidungen führen.
Diese Arten von Datensatzverwaltungssoftware können weiter in verschiedene andere Kategorien unterteilt werden. Content-Management-Systeme, Dokumenten-Management-Systeme und digitale Bildverarbeitungssysteme sind nur einige zu nennen. Welche Sie wählen, hängt von den Bedürfnissen und dem Budget Ihres Unternehmens ab.
