Projektstatusberichte steuern Dokumente für alle, die ein Projekt verwalten möchten, unabhängig davon, ob es sich um Einzelpersonen oder um Hunderte von Personen an mehreren Standorten handelt. Der Projektstatusbericht dient als kurze Zusammenfassung des Projektfortschritts, des voraussichtlichen Fertigstellungsdatums und der Maßnahmen, die seit der Erstellung des letzten Projektstatusberichts ergriffen wurden. Es hilft den Managern, Aufgaben auf dem Laufenden zu halten und Probleme rechtzeitig zu erkennen, um sinnvolle Lösungen zu generieren.
Projektübersicht
Ein Projektstatusbericht beginnt in der Regel mit einer kurzen Beschreibung der wichtigen Elemente des Projekts. Dieser Absatz oder Block enthält den Namen des Projekts, das Datum des Berichts, wer für das Projekt oder dessen Geschäftsabteilung verantwortlich ist, und eine Erklärung zum Projektziel. Es kann auch Kontaktinformationen wie Telefonnummern oder E-Mail-Adressen der wichtigsten Mitglieder des Projektteams enthalten. Es ist unwahrscheinlich, dass sich dieser Abschnitt im Verlauf des Projekts sehr ändert. Er wird häufig von einem Statusbericht in den nächsten kopiert, wobei nur das Datum aktualisiert wird.
Leistungen
Ein Abschnitt, der die Projektergebnisse beschreibt, ist der Schlüssel zu einem Projektstatusbericht. In diesem Abschnitt sollten die zu liefernden Ergebnisse aufgeführt sein und der aktuelle Status in ein oder zwei Worten angegeben werden. Zum Beispiel könnte ein Produkteinführungsprojektblatt Leistungen wie Printwerbung, Vendor Launch Party, Messestandanzeige und Erstellung von Preislisten enthalten. Neben jedem Liefergegenstand sollte der Projektmanager beispielsweise "abgeschlossen" oder "bestellt" oder "am Drucker" schreiben. Dies dient als Zusammenfassung des Projekts mit den detaillierteren Aufgaben, die im Zeitleistenabschnitt aufgeführt sind.
Zeitleisten
Die Task-Timeline ist das Element eines Projektstatusberichts, das häufig am genauesten geprüft wird. In diesem Abschnitt sollte die Arbeit, die seit dem letzten Bericht über den Projektstatus abgeschlossen wurde, ausführlich beschrieben werden, welche Arbeiten in der nächsten Periode fällig sind und wann die voraussichtlichen Aufgaben abgeschlossen sein müssen. Viele Projektstatusberichte zeigen dies in einem Raster mit Datumsangaben für den erwarteten Abschluss und den tatsächlichen Abschluss an. Viele Projektmanager entscheiden sich dafür, diesen Abschnitt mit verschiedenen Farben farblich zu kennzeichnen, die Aufgaben darstellen, die im Zeitplan, vor dem Zeitplan, im Zeitplan, im Abschluss oder abgeschlossen sind.
Hinweise, Empfehlungen und Erklärungen
Der Projektstatusbericht muss auch alle roten Markierungen, Änderungsanforderungen oder Herausforderungen auflisten, mit denen das Projekt konfrontiert ist. Hier können Sie auflisten, wo möglicherweise zusätzliche Ressourcen benötigt werden oder wo sich Lieferdaten ändern werden. In diesem Abschnitt kann auch berichtet werden, wie sich unerwartete Ereignisse auf das Projekt ausgewirkt haben, z. B. Softwareprobleme, verspätete Lieferungen von einem Lieferanten oder fehlerhafte Verbrauchsmaterialien. Einige Projektmanager trennen diesen Abschnitt vom Bericht und listen ihn in einem separaten Dokument auf, das sie dem Projektstatusbericht hinzufügen.
