Durch die Entwicklung eines umfassenden Dateiverwaltungssystems für Ihr Restaurant können Sie Mitarbeiter und Unternehmen verwalten. Dual-Ablagesysteme sind besonders wirksam, wenn Dateien online gespeichert werden. Dateien können an einem leicht zu findenden Ort wie einem Büro-Aktenschrank gespeichert werden, und vertrauliche Personal- und Finanzdateien können geschützt werden. Ein physisches Ablagesystem in Papierform sollte auf der Grundlage der Menge der eingereichten Informationen ausgewählt werden, während ein Online-Ablagesystem mehr Optionen bietet.
Wählen Sie ein Ablagesystem
Online gespeicherte Dateien können in vertrauliche und offene Kategorien unterteilt werden. Schützen Sie sensible Informationen wie Finanzdaten oder Mitarbeiterdateien mit einem Kennwort. Dateien, auf die Mitarbeiter regelmäßig zugreifen müssen, können in einem freigegebenen Ordner unter bestimmten Überschriften wie Anbieter, Lieferanten und Wartung gespeichert werden. Dateien, die in einem Büro gespeichert sind, können nach Betreff alphabetisch geordnet werden, oder für große Dateien nach Betreff mit einer Unterteilung nach Kategorien. Beispielsweise kann eine Lieferantendatei über einzelne alphabetisch sortierte Dateien verfügen, die die Herstellernamen oder ihre Unternehmen identifizieren.
Finanzkennzahlen
Die Entwicklung eines Ablagesystems, das einen einfachen Zugriff auf Finanzberichte ermöglicht, ist für den täglichen Betrieb ebenso wichtig wie für monatliche, vierteljährliche und jährliche Rechnungslegungsberichte sowie für die Vorbereitung auf das Jahresende und für die Steuer. Finanzinformationen sollten an einem sicheren Ort wie einem Lock-Box oder in einer passwortgeschützten Computerdatei gespeichert werden. Zu den Dokumenten gehören Forderungen und Verbindlichkeiten, Lohnbuchhaltung, Darlehen und Kreditlinien, interne und externe Prüfungen sowie Steuerbelege und Tagesbelege. Kategorisieren Sie Dateien in Zeitleisten, sodass die von Ihnen regelmäßig referenzierten Dateien (z. B. tägliche Verkaufsdatensätze) leicht zu erreichen sind, und diejenigen, die Sie regelmäßig überprüfen, z. B. vierteljährliche Berichte, auf der Rückseite des Büros.
Beschäftigung
Leere und ausgefüllte Bewerbungsunterlagen, Orientierungs- und Schulungsunterlagen, Arbeitspläne und schriftliche Berichte über Mitarbeiterberichte, Beschwerden oder Verweise organisieren. Letzteres ist hilfreich, wenn ein Mitarbeiter Beschwerde in Bezug auf Kündigung, Diskriminierung oder Belästigung einlegt. Wenn Mitarbeiterdateien Gesundheitsdatensätze und Sozialversicherungsnummern enthalten, kategorisieren Sie die Dateien in numerischer Reihenfolge und speichern Sie den Nummernschlüssel an einem anderen Ort.
Anbieter
Verteilen Sie die Händlerdateien in Kategorien für Lebensmittel, Getränke, Bier, Spirituosen und Restaurants. Fügen Sie einzelne Dateien für aktuelle Anbieter und potenzielle Anbieter hinzu. Die Dateien sollten Kopien von Verträgen, Bestellformularen, Quittungen, Preisstrukturen, Lieferplänen, Kontaktnamen und Telefonnummern enthalten. Sie können Lieferantendateien in der Nähe einer Auslieferungstür oder im Büro des Managers zum einfachen Nachschlagen aufbewahren.
Versicherung
Die Versicherungsdateien sollten Kopien der Versicherungspolicen sowie den Namen und die Kontaktinformationen des Versicherungsagenten enthalten, der die jeweilige Versicherungspolice darstellt. Fügen Sie ein Erneuerungsdiagramm hinzu, um anzugeben, wann die Richtlinien überprüft werden müssen. Bewahren Sie eine Kopie der Versicherungsdateien im Notfall außerhalb des Unternehmens auf.
Bau und Instandhaltung
Unabhängig davon, ob das Restaurant im Besitz oder vermietet ist, führen Sie eine Akte für Wartungs- und Reparaturprotokolle. Fügen Sie eine Liste der Dienstleister für Reinigung, Abfallentsorgung, Recycling, allgemeine Wartung, Sanitärinstallationen und elektrische Reparaturen bei. Speichern Sie die Informationen für die Wartung von Videospielen, Musikboxen oder Verkaufsautomaten. Ähnlich wie bei Händlerdateien sollten sich die Kontakt- und Notrufnummern an einem Ort befinden, an dem jeder Mitarbeiter schnell auf sie zugreifen kann, z. B. Hostess-Stand, Kassierer, hinter der Theke oder in der Küche.
Gesundheit und Sicherheit
Verwalten Sie eine Datei, die der Dokumentation zu Gesundheit und Sicherheit gewidmet ist. Dazu gehören eine Kopie der Berichte und Zitate der Restaurantabteilung im Gesundheitsbereich, schriftliche Regeln zu den Gesundheitsmaßnahmen der Mitarbeiter, z. B. Händewaschen, Verwendung von Handschuhen und Haarnetzen, und Anweisungen zur Desinfektion der Ausrüstung. Hierzu gehört auch die Dokumentation der Verfahren zur Handhabung, Zubereitung und Lagerung von Lebensmitteln. Machen Sie Kopien der einschlägigen Vorschriften und Bestimmungen und veröffentlichen Sie sie an geeigneten Stellen, an denen die Mitarbeiter sie sicher sehen können.
Verletzung und Vorfall
Erstellen Sie eine Datei, die Berichte über Verletzungen von Mitarbeitern und Kunden enthält. Dokumentieren Sie Zeugen zu jedem Ereignis und geben Sie so viele unterstützende Details wie möglich an, einschließlich der Ursache der Verletzung, der auf die Verletzung hin ergriffenen Maßnahmen und des Ergebnisses. Fügen Sie Kopien von Polizeiberichten bei, wenn Behörden aus irgendeinem Grund in das Restaurant gerufen werden.
