Wenn Sie im Event-Management arbeiten, wissen Sie, dass der beste Weg, um Geschäft zu gewinnen, ein professioneller Vorschlag ist, der zweifelsfrei zeigt, warum Sie das qualifizierteste Unternehmen für diesen Job sind. Ein gut geschriebener Vorschlag hilft Ihnen, sich in einer Fülle von Event-Management-Unternehmen hervorzuheben, und zeigt potenziellen Kunden, dass Sie die Besonderheiten des Unternehmens verstehen.
So schreiben Sie ein Angebot für eine Veranstaltung
Da das Planen eines Ereignisses so stark auf Organisation und sorgfältiger Planung basiert, können Sie durch einen Veranstaltungsvorschlag, der Ihre Weitsicht und die Fähigkeit beschreibt, die Einzelheiten des Ereignisses detailliert zu beschreiben, die Aufgabe gewinnen. Denken Sie vor Beginn Ihres Vorschlags über Sie und die größten Stärken Ihres Unternehmens nach. Finden Sie einen Weg, um sie in Ihr Angebot aufzunehmen.
Ihr Vorschlag sollte kein formelles Schreiben sein, sondern eine einfache Darstellung der konkreten Möglichkeiten, wie Sie die Vision Ihres Kunden verwirklichen würden. Der beste Weg, um ein gutes Gefühl für diese Vision zu bekommen, besteht darin, mit einem potenziellen Kunden ein persönliches Gespräch zu führen, bevor Sie Ihren Vorschlag schreiben. In vielen Situationen wissen sie nicht genau, was sie sich für ihre Veranstaltung vorstellen. Stattdessen haben Kunden oft ein vages Gespür für das gewünschte Ereignis und erwarten, dass Sie ihnen helfen, dorthin zu gelangen. Hier kann ein gut ausgearbeiteter Vorschlag, der die Besonderheiten ihres Traumereignisses beschreibt, zum Ausdruck kommen.
Sie sollten in Ihrem Event-Management-Bericht kurz vor Beginn Ihres Angebots eine Zusammenfassung der Bedürfnisse und Ziele des Kunden enthalten, damit der Kunde weiß, dass er sie bei Ihrer Begegnung verstanden hat. Geben Sie anschließend Vorschläge für Catering, Musik, Veranstaltungsort oder Einrichtung an, von denen Sie glauben, dass sie gut zu den Vorschlägen des Kunden passen. Stellen Sie sicher, dass alles, was Sie vorschlagen, im Budget des Kunden liegt. Das Einschließen von Fotografien ähnlicher Ereignisse in der Vergangenheit kann dazu beitragen, sie zu überzeugen.
Stellen Sie sicher, dass Sie in Ihrem Vorschlag einen Überblick über Ihre Erfahrungen als Veranstaltungsplaner und Ihre Besonderheiten geben. Je genauer sich Ihre Erfahrung an den Bedürfnissen des Kunden orientiert, desto größer ist die Chance, dass Sie Ihren Wert sehen und Sie einstellen.
Zitatvorlage für Eventplanung
Sie möchten, dass Ihr Veranstaltungsvorschlag eine Liste der von Ihnen bereitgestellten Dienste enthält. Geben Sie in jeder Kategorie genau an, was Ihr Unternehmen tun wird. Geben Sie die Einsatzzeiten am Tag der Veranstaltung, die Anzahl der Mitarbeiter, die Sie zur Verfügung stellen, und die Kosten an. Unterteilen Sie die Dienstleistungen in Kategorien wie Dekor, Catering oder Unterhaltung. Sie können auch Subunternehmer vorschlagen, mit denen Sie in der Vergangenheit zusammengearbeitet haben, die Ihrem Kunden exzellenten Service bieten können.
Fügen Sie am Ende Ihres Vorschlags einen Abschnitt hinzu, der Ihre Richtlinien für Stornierungen oder kurzfristige Änderungen enthält. Geben Sie Ihren Stundensatz oder Ihre Beratungsgebühr an und erläutern Sie, welche Leistungen dazu führen würden, dass diese zusätzlichen Kosten über den Umfang Ihres Vertrags hinaus gelten. Erläutern Sie, wie lange die Informationen in Ihrem Vorschlag gültig sind. Vergewissern Sie sich auch, dass Sie rechtliche Informationen zu Schäden oder Versicherungen enthalten.
