Ein Kontaktbericht dokumentiert alle Themen, die während Besprechungen, Konferenz- und Telefonanrufen besprochen wurden. Ein solches Beispiel eines Kontaktberichts wird beim Fundraising verwendet. Es fasst die Themen zusammen, die ein Fondsentwickler mit einem potenziellen Spender diskutiert. Der Bericht hilft Ihnen, Missverständnisse oder Fragen darüber zu klären, welche Parteien welche Informationen gemeinsam genutzt haben. Das Schreiben eines Kontaktberichts kann schwierig und nutzlos erscheinen, kann jedoch auf lange Sicht Zeit sparen und Frustration minimieren.
Fragen Sie alle Namen aller Personen in der Besprechung, der Telefonkonferenz oder des Telefonanrufs. Schreiben Sie sie oben in Ihre Zeitung auf und geben Sie Datum und Uhrzeit des Beginns und des Endes der Besprechung an.
Machen Sie sich Notizen zu allen wichtigen Aspekten der Besprechung, des Telefonanrufs oder der Telefonkonferenz.
Geben Sie Ihren Kontaktbericht ein, der auf Ihre Besprechungsnotizen verweist. Geben Sie den Namen des Unternehmens und der Person, die das Unternehmen vertritt, sowie den Namen des anderen Unternehmens oder seinen Vertreter an.
Protokollieren Sie das Datum und die Kontaktmöglichkeiten. Dokumentieren Sie in Geschäftsfällen die Namen aller Angestellten oder Personen, die an der Besprechung beteiligt waren. was in der Besprechung von Bedeutung war; Wer sagt was; Welche Informationen wurden diskutiert und was wurde erreicht? der nächste Punkt, über den gesprochen werden soll oder ob alles erledigt war; und im ersten Fall das Datum des nächsten Treffens.
Schauen Sie sich den Kontaktbericht an und stellen Sie sicher, dass nichts fehlt. Fügen Sie fehlende Details hinzu.
Senden Sie den Kontaktbericht per E-Mail, Fax oder Post.
