Sie haben wahrscheinlich keine Schwierigkeiten, sich dieses Szenario vorzustellen: Sie erhalten eine Einladung zu einer prestigeträchtigen Konferenz, bei der Sie viele Möglichkeiten haben, sich zu vernetzen und das Geschäft Ihres Unternehmens zu erweitern. Jetzt stehen Sie jedoch vor der Hürde, Ihren Chef davon zu überzeugen, Ihnen die Teilnahme zu ermöglichen. Das Rechtfertigen von Ausgaben kann Ängste auslösen, aber Organisation und Vorbereitung helfen Ihnen, Ihr Ziel zu erreichen.
Erstellen Sie ein überzeugendes Argument, das Ihre Vorgesetzten von der Notwendigkeit der fraglichen Kosten überzeugt. Überzeugen Sie Ihre Chefs, dass Sie dieses Geld für dieses bestimmte Objekt oder diese Dienstleistung ausgeben müssen. Beweisen Sie, dass dieser Aufwand zu einer hohen Kapitalrendite führt. Legen Sie so viele unterstützende Unterlagen wie möglich vor, um Ihren Standpunkt zu vermitteln.
Berechnen Sie die genauen Kosten dieser Ausgaben und legen Sie die Summe Ihren Chefs vor. Ihre Berechnungen werden sie beruhigen und zeigen, dass Sie dies vollständig berücksichtigt haben und nicht vorhaben, Geld zu verschwenden. Die Darstellung der erwarteten Kosten der Ausgaben kann auch die Befürchtungen lindern, dass der geplante Aufwand unverschämt ist. Wenn Sie auch feststellen können, wie viel Geld Sie nicht für den Artikel oder die Dienstleistung ausgeben, erstellen Sie diese Zahlen, um Ihr Ziel zu erreichen.
Füllen Sie alle Ausgabenformulare nach Anweisungen aus. Die meisten Organisationen verfügen über ein formelles System zur Übermittlung von Kostenbegründungen. Die Buchhaltung muss wahrscheinlich ein Formular ausfüllen, das die Kosten des Kaufs rechtfertigt. Vergessen Sie nicht, Felder im Dokument nicht zu vernachlässigen, da das Vergessen des Einfügens von Details später zu Problemen führen kann.
Senden Sie eine Dokumentation über alles, was mit den Ausgaben zusammenhängt. Manager möchten genau sehen, wohin das Geld geht. Indem Sie eine Auflistung in Papierform zur Verfügung stellen, werden Sie ihnen helfen zu verstehen, warum Sie diesen bestimmten Artikel oder diese Dienstleistung kaufen mussten. Legen Sie jede einzelne Quittung oder jedes Dokument bei, das für die Ausgaben relevant ist, so dass Sie niemand wegen Unterschlagung angeklagt werden kann.
