Ablagesysteme für Krankenakten ermöglichen es Anbietern, Informationen sicher zu speichern und effizient abzurufen. Ablagesysteme schützen auch patientenidentifizierbare Daten. Die Art des Gesundheitsinformationssystems, das ein Anbieter verwendet, hängt häufig von der Art der Einrichtung, ihrer Größe, der Anzahl der behandelten Patienten und dem Volumen der von ihnen gespeicherten Aufzeichnungen ab. Kleinere Einrichtungen, die spezialisierte Pflege für weniger Patienten anbieten, wählen möglicherweise Papieraufzeichnungen, während größere Organisationen mit mehreren Abteilungen und Standorten elektronische Aufzeichnungen verwenden können. Einige Leistungserbringer verwenden eine Kombination aus Papier- und elektronischen Aktenordnern.
Krankenakten: Gut für den Patienten und den Anbieter
Krankenakten unterstützen die qualitativ hochwertige Versorgung der Patienten und sorgen dafür, dass diejenigen, die die Pflege leisten, ordnungsgemäß bezahlt werden. Durch die Dokumentation von Symptomen, Diagnosen und Behandlungen können Anbieter die Krankengeschichte nutzen, um Patienten dabei zu helfen, gesund zu bleiben und sich schneller von Krankheiten zu erholen. Sie können auch schneller bezahlt werden, da Versicherungsgesellschaften oft einen Qualitätsnachweis verlangen.
HIPAA-Standards (Health Insurance Portability and Accountability) tragen zum Schutz Ihrer Privatsphäre bei, indem Sie Richtlinien dafür angeben, was, wann und wie Informationen zu Ihrer Pflege gemeinsam genutzt werden können. Alle medizinischen Dienstleister müssen sich an diese Standards halten, unabhängig davon, welches Dateisystem sie verwenden. Um bestimmte Informationen weitergeben zu können, müssen sie Ihre schriftliche Zustimmung und ein unterschriebenes Freigabeformular einholen. Zum Beispiel kann Ihr Nachbar nicht Ihren Arzt anrufen und herausfinden, ob Sie ein Patient sind, geschweige denn, warum Sie den Arzt gesehen haben. Selbst Ihr Ehepartner benötigt ein unterschriebenes Freigabeformular, um mit Ihrem Arzt sprechen zu können. Versicherungsunternehmen haben Zugriff auf begrenzte Informationen, wie z. B. Versicherungsabrechnungscodes, sind jedoch nicht an andere Details über Ihre Betreuung gebunden.
Papiersysteme: Alphabetisch oder numerisch geordnet
Ablagesysteme für Krankenakten aus Papier nehmen viel Platz in Anspruch. Regale, Schränke und Schubladen mit farblich gekennzeichneten Ordnern sind an der Tagesordnung.
Diese Arten von Systemen variieren je nach der Anzahl der linearen Ablagen, die zum Speichern von Datensätzen verfügbar sind, und der Art der Datensätze. Datensätze werden üblicherweise alphabetisch oder numerisch organisiert.
Numerische Ablagesysteme umfassen Folgendes.
- Gerade oder fortlaufende Ablage: Krankenakten werden in chronologischer Reihenfolge nach Patientennummer (d. H. Datum in einem Datum-Monat-Jahr-Datensatz) abgelegt.
- Terminal-Ziffernablage: Auch als umgekehrtes numerisches Ablagesystem bekannt, ist dies das Gegenteil der geraden Zahl, indem Datensätze nach der letzten Ziffer (d. H. Dem Jahr in einem Datum-Monat-Jahr-Datensatz) sortiert werden.
Papiermappen werden normalerweise hinter verschlossenen Türen und in verschlossenen Schubladen aufbewahrt. Büroangestellte verfolgen Anforderungen für Datensätze und den Speicherort von Datensätzen, z. B. durch ein Checkout-System, bei dem jemand einen Datensatz unterschreiben muss. Nur Supervisoren können nach Bedarf nach Stunden auf Datensätze zugreifen.
Elektronisches Ablagesystem: Einfacher zu teilen
Eine elektronische Krankenakte ist eine digitale Version der Papierkarte, die die Krankengeschichte eines Patienten in einer einzigen Praxis enthält. Ein Anbieter verwendet eine EMR, um Patienten für vorbeugende Besuche und Vorsorgeuntersuchungen zu identifizieren, den Gesundheitszustand der Patienten zu überwachen, Daten zu verfolgen und die Versorgungsqualität zu verbessern.
Mit einem EMR kann ein Benutzer nur auf die spezifischen Informationen zugreifen, die vom Datensatz benötigt werden. Wenn ein Benutzer beispielsweise keinen vollständigen Patientenverlauf anzeigen muss, ermöglicht das System nur den Zugriff auf Informationen, die er zur Ausführung seiner Arbeit benötigt. EMR-Systeme verwenden Sicherheitsmaßnahmen, um zu verhindern, dass unbefugte Benutzer auf geschützte Gesundheitsinformationen wie beispielsweise Krankengeschichten zugreifen. Dies hilft sicherzustellen, dass die HIPAA-Standards erfüllt werden, und ermöglicht gleichzeitig einen einfachen Zugang zu den genehmigten Parteien.
Robuste elektronische Patientenakten enthalten auch Verwaltungs- und Rechnungsdaten. EMRs können zwischen Praktiken zur Verbesserung der Qualität der Pflege aufgeteilt werden. Die Weitergabe von Aufzeichnungen zwischen Anbietern und Einrichtungen muss jedoch weiterhin in Übereinstimmung mit den HIPAA-Vorschriften erfolgen. Große Softwareanbieter wie Cerner, Epic, McKesson und Meditech bieten Ablagesysteme an, mit denen Benutzer auf Informationen zu einzelnen Patienten zugreifen können, indem sie nach Namen suchen. Mit elektronischen Ablagesystemen können Benutzer auch Informationen für Patientengruppen anzeigen, z. B. die Suche nach gemeinsamen Demografien oder Krankengeschichten, um die Gesundheit von Gemeinschaften zu verbessern, beispielsweise durch die Feststellung, wer für Impfungen fällig ist.
Hybridsysteme: Kombination von elektronischen und Papierakten
Einige Arztpraxen verwenden elektronische Unterlagen und Unterlagen in Papierform. Sie können digitale Informationen drucken, Papierdatensätze scannen und auf Informationen von beiden Systemtypen zugreifen, so dass ihre elektronischen Systeme und Papiersysteme kompatibel sind.
Beispielsweise aktualisieren einige Verfahren, in denen EMRs verwendet werden, ihre Dateien durch Scannen von Papierinformationen. Oder sie drucken Informationen aus der elektronischen Aufzeichnung aus, damit ein Betreuer sie bei der Behandlung eines Patienten auf Papier haben kann.
In den Richtlinien und Verfahren einer Einrichtung sollte festgelegt werden, welche Teile des Datensatzes auf Papier erstellt werden und welche Teile elektronisch gespeichert werden. Alle neuen Datensätze werden im entsprechenden Format abgelegt. Wenn ein Teil des Datensatzes auf Papier basiert, sollte er auf den Ort des elektronischen Teils verweisen.
