Moderne Bürotechnik macht die Prämisse des Büros selbst weniger relevant, da die Abdeckung und Leistung des Internetzugangs verbessert wird. In der modernen Büroumgebung geht es eher darum, was Sie tun können, als wo Sie es tun. Neue Technologien verändern die Reichweite eines Büros. In Büros werden unweigerlich neuere Technologien eingesetzt, die mehr Arbeit mit weniger Mitarbeitern erledigen, und es besteht der Druck, ein modernes, professionelles Image zu behalten, indem sie auf dem neuesten Stand der Tech-Trends bleibt.
Zeitersparnis durch Effizienz und Automatisierung
Durch die Verwendung moderner Bürotechnik müssen die Mitarbeiter weniger Zeit für Routineaufgaben aufwenden, wodurch sie sich für weitere Projekte frei machen. Computer-versierte Mitarbeiter untersuchen Computer-Automatisierungspraktiken und reduzieren den Zeitaufwand für häufige, sich wiederholende Aufgaben. Beispielsweise sparen Mitarbeiter Zeit, um Dokumente mithilfe von Vorlagen zu formatieren. Jemand kann die Effizienz exponentiell verbessern, indem er eine Vorlage mit anderen Mitarbeitern über Remote-Serverzugriff, Cloud-Speicher und E-Mail von überall her, wo es Mobilfunkempfang gibt, freigibt. Services wie Google Drive, iCloud und Microsoft Azure sind praktische Lösungen für das Organisieren und Freigeben häufig verwendeter Vorlagen, freigegebener Tabellenkalkulationen und arbeitsbezogener Dokumentation. Durch das organisierte Cloud-Sharing ist kein Vermittler für den Datenaustausch mehr erforderlich.
Standort ist irrelevant; Einsparungen werden geteilt
Arbeiten, an denen ein Arbeiter den ganzen Tag an einem Computerterminal sitzt, müssen normalerweise nicht an einem bestimmten Ort erledigt werden. Neue Kommunikationstechnologien ermöglichen nicht nur das Arbeiten von zu Hause aus und unterwegs, sondern sie sind nahtlos. Wenn Sie Ihre Arbeit mit einem Laptop erledigen, können Sie dies auch von Ihrem Büro oder dem Tisch in einem Hotelzimmer aus tun. Eine entfernte Belegschaft bringt Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer ein. Laut Business Week sparen Unternehmen für jeden Telearbeiter mehr als 8.000 US-Dollar pro Jahr. Telearbeitsmöglichkeiten erweitern den Kandidatenpool des Unternehmens, da der Standort keine große Sache ist. Telearbeiter können erheblich an Transportkosten sparen, jeden Tag Zeit sparen, indem sie nicht pendeln, und es ist einfacher, das Familienleben zu jonglieren.
Kommunikationsoptionen wachsen weiter
Verzögerende, pixelierte Online-Video-Chats im Konferenzraum gehören der Vergangenheit an: Breitband- und mobile Internetverbindungen sind schnell genug, um gleichzeitige Video-Streams zu verarbeiten, ohne die Menschen an physische Standorte zu binden. Videokonferenzdienste wie Skype eignen sich hervorragend für Meetings ohne Teilnehmer im selben Gebäude. Social Media ist ein alternativer Weg für die Kundenkommunikation: Eine starke Präsenz sozialer Medien kann einen großen Beitrag zur Verbesserung des Endergebnisses leisten. Darüber hinaus senkt Technologie wie VoIP die Kosten, indem sie den Bedarf an Festnetzen beseitigt. Wenn Sie sich zu lange an alte Technologien halten, kann dies zu Problemen führen. Zum Beispiel traf der Lebensmittel-Bestellservice GrubHub mit seinen Restaurants, die immer noch Bestellungen auf Faxgeräten erhielten, einen Haken.
Praktische Datenredundanz
Bürobrände, Erdbeben und Festplattenausfälle können die Datensätze eines Büros zerstören. Datenredundanz durch Cloud-Services und Remote-Storage kann Unternehmen viel Ärger und Geld sparen. Durch das Speichern von Daten auf einem Remote-Server ist es für Mitarbeiter auch praktisch, große Informationsmengen unabhängig vom Standort gemeinsam zu nutzen. Zum Beispiel können Mediziner umfangreiche Datenbanken der Patientengeschichte nutzen, um Beschwerden zu untersuchen und neue Behandlungen zu entwickeln. Cloud- und Serverdatenbanken können durch die Konsolidierung von Produkten und Dienstleistungen auch Geschäftskosten sparen.
