Die Überwachung und Bewertung der Beschaffungsverfahren ist ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmensführung. Der Beschaffungsprozess verdient vom Management ein hohes Maß an Aufmerksamkeit, um sicherzustellen, dass er nicht Betrug und Korruption zum Opfer fällt. Die Beschaffungsverfahren müssen wirksame Kontrollen einschließen, um Verantwortlichkeit und Transparenz zu erreichen. Durch die fortlaufende Überwachung und Bewertung des Beschaffungsprozesses durch das Management werden Integrität und Einhaltung von Gesetzen und ethischen Standards sichergestellt.
Bestimmen Sie die vorhandenen internen Steuerelemente und ob die Steuerelemente wie vorgesehen funktionieren. Es sollte keine Möglichkeit bestehen, dass die Steuerelemente überschrieben werden. Zu den wichtigsten internen Kontrollen, die zu bewerten sind, gehören die Aufgabentrennung, die Aufsichtskontrollen, die Eingangskontrollen, die Berechtigungskontrollen und die Aufzeichnungskontrollen.
Entwickeln Sie eine Compliance-Checkliste, um festzustellen, ob die Beschaffungsverfahren befolgt werden. Die Checkliste sollte in Zusammenarbeit mit Mitarbeitern und Management erstellt werden. Durch die Teilnahme an der Entwicklung der Checkliste wird der Mitarbeiter im Wesentlichen geschult und kennt den Prozess besser. Eine gute Compliance-Checkliste verstärkt die bestehenden Verfahren und setzt die Ziele von Fairness, Offenheit und Wettbewerb um.
Führen Sie eine Risikobewertung durch, um mögliche Bedenken, Schwächen oder Bereiche mit hohem Risiko herauszufinden. Durch die Identifizierung von Indikatoren oder „roten Fahnen“ kann die Organisation sicherstellen, dass angemessene interne Kontrollen vorhanden sind, um Unregelmäßigkeiten zu vermeiden. Durch das Erkennen von Risiken können Interessenkonflikte und Betrugsfälle sowie Korruption unterbunden werden.
Verfolgen Sie spezifische Beschaffungen durch den gesamten Beschaffungsprozess. Überlegen Sie, ob die Beschaffung einen offenen Wettbewerb ermöglichte und ob diese transparent und frei von bestimmten Lieferanten war. Bestimmen Sie, ob die verwendete Beschaffungsmethode für die erworbene Ware oder Dienstleistung geeignet ist, und stellen Sie sicher, dass sie angemessen dokumentiert wurde.
