Faxetikette

Das Senden und Empfangen von Faxen ist in vielen Unternehmen eine tägliche Angelegenheit. Faxen ist so üblich, dass es leicht ist, sich in eine ungezwungene Kommunikation einzufügen. Befolgen Sie einige einfache Schritte, um Ihre Faxe professionell aussehen zu lassen. Durch die Anwendung einer angemessenen Faxetikette wird sichergestellt, dass Ihr Unternehmen den professionellen Ruf behält, den Sie so hart erarbeitet haben.

Faxe senden

Denken Sie immer daran, dass das Faxen von Dokumenten ein Geschäftsprozess ist. Beachten Sie daher die folgenden grundlegenden Richtlinien:

• Legen Sie immer ein Deckblatt bei, das keine unnötigen Informationen oder Grafiken enthält. Geben Sie auf dem Deckblatt Ihren Namen und Ihre Kontaktinformationen, die Anzahl der Seiten (einschließlich des Faxdeckblatts), den beabsichtigten Empfänger und alle anderen relevanten Informationen an. Denken Sie daran, dass der Faxempfänger möglicherweise nicht der einzige ist, der das Dokument sieht. Stellen Sie also sicher, dass das Faxdeckblatt professionell ist.

• Nachdem Sie Ihr Fax gesendet haben, rufen Sie den Empfänger an. Dies erfordert keine eingehende Diskussion darüber, was das Fax enthält. Sie bestätigen lediglich, dass das Fax empfangen wurde. In diesem Gespräch ist es angebracht, der Person mitzuteilen, dass sie frei ist, Sie mit weiteren Fragen zum gefaxten Material nach Belieben anrufen zu können.

• Gehen Sie beim Faxen von vertraulichen oder vertraulichen Informationen nach eigenem Ermessen vor. Wenn Sie persönliche Informationen senden, rufen Sie im Voraus an, um die Person darüber zu informieren, dass Sie das Fax gesendet haben. Eine Möglichkeit, diese Art von Problem zu vermeiden, ist die Verwendung eines Online-Faxdienstes. Diese Dienste werden direkt an einen PC gesendet.

• Seien Sie vorsichtig beim Versand von unerwünschten Materialien. Jeder, der in einem Büro arbeitet, weiß, wie ärgerlich diese Anzeigen für eine günstigere Krankenversicherung und die ermäßigten Reisen nach Hawaii sein können. Wenn Sie unaufgeforderte Faxe an Ihre Kunden senden, tun Sie dies nur in den seltenen Fällen, in denen dies erforderlich ist. Wenn Sie von einem Empfänger eine Aufforderung erhalten, solche Faxe nicht zu erhalten, respektieren Sie deren Wünsche und entfernen Sie sie von Ihrer Liste.

Faxe empfangen

Wie beim Senden von Faxen gelten auch beim Faxempfang Umgangsregeln:

• Respektieren Sie die Privatsphäre der empfangenen vertraulichen Faxe. Geben Sie keine persönlichen Informationen an Ihre Kollegen weiter, die ausschließlich für Ihre Anzeige gedacht waren.

• Lassen Sie empfindliche Faxe nicht herumliegen, wo andere sie möglicherweise sehen könnten. Behandeln Sie Faxe wie andere vertrauliche Unterlagen.

• Wenn Sie irrtümlich ein Fax erhalten, informieren Sie den Absender, indem Sie ihn anrufen. Normalerweise werden Sie aufgefordert, alle fehlerhaft empfangenen Faxe zu löschen.