Während des Arbeitstages folgen die Mitarbeiter mehreren Prozessen, um ihre Ziele zu erreichen. Diese Ziele variieren je nach Position und umfassen Aufgaben wie die Erfassung von Journaleinträgen, die Beantwortung von Kundenanfragen oder die Behebung von Computerproblemen. Jede Abteilung arbeitet auf unterschiedliche Ziele hin und verwendet unterschiedliche Prozesse, um diese Ziele zu erreichen. In einigen Unternehmen fehlt die Zeit, um die von ihnen verwendeten Geschäftsprozesse genau zu beschreiben. Das Ausschreiben der Geschäftsprozesse bietet jedoch zahlreiche Vorteile für ein Unternehmen. Wenn ein Unternehmen seine Geschäftsprozesse dokumentiert, erstellt es detaillierte Schritte, mit denen es die aktuellen Mitarbeiter leiten und neue Mitarbeiter schulen kann.
Schreiben Sie das Ziel des Geschäftsprozesses auf. Diese Anweisung listet den Grund und die Wichtigkeit auf, den beschriebenen Prozess zu befolgen. Denken Sie bei der Entwicklung Ihres Ziels darüber nach, warum Mitarbeiter den Prozess verfolgen müssen und fragen Sie das Management, wie das Ergebnis des Prozesses aussehen soll. Ihr Ziel sollte dieses Verständnis vermitteln.
Identifizieren Sie jeden Schritt, der während des Prozesses auftritt, und schreiben Sie jeden Schritt als einen einzigen Satz aus.
Überprüfen Sie jeden Schritt, um festzustellen, ob er zum Abschluss des Prozesses beiträgt oder Ressourcen ohne Mehrwert verwendet. Beseitigen Sie die Schritte, die nicht zum Ziel beitragen.
Identifizieren und listen Sie die erforderlichen Aufgaben auf, um jeden Schritt abzuschließen. Fügen Sie Informationen zu den Ressourcen hinzu, die zur Durchführung des Schritts benötigt werden, und erfahren Sie, wie Sie diese Ressourcen erwerben. Schreiben Sie jedes Detail in der Reihenfolge aus, in der es ausgeführt werden soll.
Zeichnen Sie ein Flussdiagramm. Einige Mitarbeiter lernen mehr, indem sie ein visuelles Diagramm des Prozesses sehen als Leseschritte. Fügen Sie jeden Schritt und jedes Detail, das in den Prozess geschrieben wurde, in das Flussdiagramm ein.
Überprüfen Sie den Gesamtprozess, um eventuell fehlende Schritte zu identifizieren. Lesen Sie das Dokument nach dem Erstellen eines vorläufigen Geschäftsprozesses von Anfang an durch. Üben Sie jeden Schritt sowohl visuell als auch physisch, um sicherzustellen, dass jeder notwendige Schritt enthalten ist. Nachdem Sie festgestellt haben, dass der Geschäftsprozess abgeschlossen ist, drucken Sie eine endgültige Kopie des Dokuments.
Tipps
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Nehmen Sie an, dass der Mitarbeiter, der den Geschäftsprozess liest, keine Vorkenntnisse über das Unternehmen oder seine Ressourcen hat, und fügen Sie Schritte ein, die für den erfahrenen Mitarbeiter offensichtlich sind, da diese Schritte für den unerfahrenen Mitarbeiter nicht offensichtlich sind.
Erstellen Sie das Geschäftsprozessdokument mit einer Textverarbeitungssoftware. Auf diese Weise können Sie bei Änderungen des Geschäftsprozesses einfache Änderungen vornehmen.
