Im Hauptbuch laufen alle Informationen und Datensätze des Buchhaltungssystems eines Unternehmens zusammen, und alle Buchungen werden gebucht. Hier werden auch die Informationen zum Abschluss (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Kapitalflussrechnung) abgerufen. Das Hauptbuch muss in Balance und auf dem neuesten Stand gehalten werden, damit die Buchungsunterlagen vollständig und genau sind.
Stellen Sie fest, ob das Hauptbuch ausgeglichen ist. Die Bücher eines Unternehmens werden regelmäßig und in der Regel monatlich ausgeglichen und geschlossen. Dies bedeutet, dass alle erforderlichen Anpassungen vorgenommen werden, um das Hauptbuch auszugleichen. Die Abschlüsse werden aus dem Hauptbuch gezogen. Abschlußbuchungen werden vorgenommen, um die Anfangsbestände für die nächste Periode festzulegen, dh das Hauptbuch zu aktualisieren. Abschlußbuchungen sollten erst vorgenommen werden, wenn das Hauptbuch für die aktuelle Periode ausgeglichen ist. Wenn die Anfangssalden für nachfolgende Perioden nicht korrekt sind, gilt dies für alle nachfolgenden Perioden, bis die korrekten Anpassungen vorgenommen werden.
Führen Sie einen Testbilanzbericht aus, der die Anfangs- und Endbilanzen anzeigt. Wenn die Anfangssaldo-Summen nicht gleich Null sind, führen Sie den Test-Saldo-Bericht erneut aus.In dem Zeitraum, in dem der Anfang gleich Null ist, tritt das Problem der Unwucht zuerst auf.
Drucken Sie unter Verwendung des betreffenden Datumsbereichs den Detailbericht des Hauptbuch-Details für alle Journale und Stapel.
Überprüfen Sie den Detailquellenbericht des Hauptbuchs, und identifizieren Sie alle Einträge, die nicht zweiseitig sind. Wenn Sie einen Eintrag finden, der nicht zweiseitig ist, müssen Sie den Originalausdruck des Registers heranziehen, um festzustellen, welcher Teil des Eintrags fehlt.
Ein einseitiger Eintrag wird benötigt, um den fehlenden Teil des Eintrags einzugeben. Für einen einseitigen Einstieg benötigen Sie wahrscheinlich Überwachungsrechte für das System.
Um die Berichtigung im allgemeinen Journal vorzunehmen, geben Sie das Originaljournal, die Chargennummer und das Buchungsdatum aus dem Register ein. Geben Sie in die Dateneingabefelder nur die fehlenden Konten und Daten ein. Wenn diese Einträge vollständig sind, drucken Sie das allgemeine Journal aus und aktualisieren Sie es.
Stellen Sie sicher, dass Sie nicht mehr aus dem Gleichgewicht sind. Vergleichen Sie die Endsalden für den Testbericht für diesen Zeitraum.
Wiederholen Sie den gesamten Vorgang für jede nachfolgende Periode, bis Sie die aktuelle Periode erreichen und nicht mehr aus dem Gleichgewicht geraten. In Zukunft sollten Sie nur noch mit der aktuellen Periode arbeiten, da Sie alle vorherigen Perioden korrigiert haben und die Bücher nicht schließen, ohne zuerst das Hauptbuch auszugleichen.
Es ist zu beachten, dass das Hauptbuch einen Kontostand aufweisen kann und dennoch fehlerhaft ist. Dies geschieht, wenn die Lastschriften gleiche Kredite sind, jedoch Buchungen auf die falschen Konten vorgenommen wurden.
